高職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展

[摘 要] 高職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展十分重要，結(jié)合新形勢下對高職院校檔案工作以及對從事高職院校檔案工作人員要求的分析，提出構(gòu)建高職院校檔案工作管理體制的科學(xué)化、高職院校檔案工作管理范疇的細(xì)分化、培養(yǎng)高職院校檔案工作人員的專業(yè)化等機(jī)制建議。

[關(guān)鍵詞] 高職院校； 檔案工作； 科學(xué)化； 專業(yè)化

檔案工作的建設(shè)與發(fā)展不僅對于高職院校的建設(shè)與發(fā)展十分重要，而且對于高職院校檔案工作的人員以及相關(guān)發(fā)展也是非常重要。為了適應(yīng)我國教育事業(yè)的發(fā)展，規(guī)范高校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和開發(fā)利用檔案資源，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定《中華人民共和國高等學(xué)校檔案管理辦法》.筆者將在分析《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高職院校檔案工作以及對從事高職院校檔案工作人員要求的基礎(chǔ)之上，討論高職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展。

一、高職院校檔案工作的基礎(chǔ)性以及所需明確的建設(shè)

高職院校檔案工作是高職院校教學(xué)和日常管理以及各項事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)及體現(xiàn)，也是高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展不可或缺的信息資源，這是高職院校檔案工作基礎(chǔ)性的體現(xiàn)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱《辦法》）中強調(diào)了檔案工作在學(xué)校中的重要基礎(chǔ)性地位，進(jìn)而強化各級學(xué)校對檔案工作重要性的認(rèn)識，對促進(jìn)高職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展都具有重大作用。因此，高職院校檔案工作在新形勢下，所需明確的建設(shè)主要有以下幾個方面。

1、進(jìn)一步理清高職院校檔案工作的管理體制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定學(xué)校校長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的檔案工作，并進(jìn)一步明確校長的主要工作職責(zé)。一是學(xué)校校長要確保國家在宏觀層面上出臺的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及方針政策的有效貫徹落實；二是根據(jù)學(xué)校檔案工作的實際情況，批準(zhǔn)并制定學(xué)校檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度；三是為了促進(jìn)學(xué)校檔案信息化的建設(shè)能夠與學(xué)校其他各項工作保持同步發(fā)展的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中明確檔案工作的地位和重要性，便于今后檔案工作的順利開展；四是重視學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置、人員編制、館庫建設(shè)、經(jīng)費保障等方面的建設(shè)和發(fā)展，確保學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)能與學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)模相協(xié)調(diào)；五是明確方向，做好學(xué)校檔案工作的重要獎懲和其他一些重大問題的決策。

2、明確高職院校檔案工作的管理范疇

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高職院校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)文件檔案料和電子文件檔案材料同步歸檔。歸檔范疇主要有：黨群類、行政類、教學(xué)類、學(xué)生類、出版物類、外事類，此外還有科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、財會類等，這一些范疇都必須歸于檔案工作的管理范圍。高職院校檔案工作管理范疇的明確，是新時期國家重視檔案工作基礎(chǔ)性的重要體現(xiàn)，有利于進(jìn)一步加快高職院校的建設(shè)和發(fā)展，便于提高檔案工作在學(xué)校中的地位作用，對促進(jìn)高職院校檔案工作的快速發(fā)展和具有積極的推動作用。

3、明確高職院校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及工作人員的素質(zhì)要求

隨著檔案信息化建設(shè)和管理現(xiàn)代化的逐漸深入，學(xué)校檔案工作的研究性和學(xué)術(shù)性日益上升，從而對高職院校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的綜合素質(zhì)和能力的要求也越來越高?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》在第二章第九條中明確規(guī)定：“館長、副館長和綜合檔案室主任應(yīng)當(dāng)具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，具有開拓創(chuàng)新意識和精神”。由此可見，作為高職院校檔案機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，必須具備較高的專業(yè)技能，才能勝任管理與組織開展檔案工作，也只有具有創(chuàng)新的思維和開拓的意識，才能做好新時期檔案建設(shè)與發(fā)展工作。

其次，對高職院校檔案人員的素質(zhì)要求進(jìn)一步提高。檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵在于人才，《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員”。因此，專職檔案工作人員是高職院校檔案工作的基本力量，只有配備了相應(yīng)數(shù)量和較高專業(yè)水平的專職檔案人員，才能保證高校檔案工作的正常、有序推進(jìn)。同時《辦法》還對學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識、文化知識以及管理技能等進(jìn)行了明文規(guī)定，如檔案工作人員要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識理論，具備較為寬泛的科學(xué)文化知識面，要精通現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法，特別是當(dāng)前檔案信息化水平要求日益增高，提升對現(xiàn)代化信息技術(shù)的研究是非常重要的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、高職院校檔案工作建設(shè)與發(fā)展的機(jī)制

高職院校檔案工作在教學(xué)、科研、管理育人等各項工作中發(fā)揮著直接服務(wù)的作用，不僅是高職院校工作的一個重要組成部分，而且還是高職院校辦學(xué)過程和增強辦學(xué)實力的重要財富，對高職院校的可持續(xù)發(fā)展有著非常重要的影響。因此，只有不斷完善高職院校檔案工作建設(shè)與發(fā)展的機(jī)制，才可以在新形勢下建設(shè)高職院校檔案工作的管理體制和管理范圍，不斷提高高職院校檔案工作人員的素質(zhì)要求。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、構(gòu)建高職院校檔案工作管理體制的科學(xué)化

在現(xiàn)行高等院校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的基礎(chǔ)上，《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)一步對學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制進(jìn)行了劃分，并明確規(guī)定“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”，“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作”。這一規(guī)定為高職院校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)與管理體制的科學(xué)化提供了實施的依據(jù)和方案。眾所周知，高職院校的管理工作任務(wù)繁重復(fù)雜，校長作為學(xué)校的法定代表人不可能直接管理學(xué)校的一切工作，高職院校可以由副校長分管檔案工作，由該副校長承擔(dān)第一責(zé)任人校長的責(zé)任，并對校長負(fù)責(zé)。這樣可以使高職院校檔案機(jī)構(gòu)有明確的直接負(fù)責(zé)人，而且也能夠確?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》所規(guī)定的“校長負(fù)責(zé)制”真正落實到位。當(dāng)高職院校檔案工作職責(zé)納入到校長的管理職責(zé)中，就轉(zhuǎn)化成為校長應(yīng)盡的義務(wù)，并相應(yīng)地承擔(dān)應(yīng)有的法律責(zé)任，從而構(gòu)建科學(xué)化的高職院校檔案工作管理體制。

2、高職院校檔案工作管理范疇的細(xì)分化

高職院校檔案是國家檔案的重要內(nèi)容，同時也是學(xué)校在建設(shè)中、發(fā)展壯大中的見證。為了加強高職院校檔案資源建設(shè)，更好地為學(xué)校中心工作服務(wù)，應(yīng)該堅持集中管理為基礎(chǔ)，在保證學(xué)校檔案信息、資源完整、齊全的前提下，需要研究檔案網(wǎng)絡(luò)分級管理，進(jìn)一步加快學(xué)校檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。也即實行分級管理制度是高職院校檔案工作發(fā)展的需要。

分級管理可以采用實體分級管理和流程分級管理兩種模式，即分別以檔案實體和檔案工作流程為劃分依據(jù)，進(jìn)行分范圍、分階段的管理。在實際工作中，各高職院?？梢愿鶕?jù)學(xué)校具體實際情況靈活采用。分級管理遵循國家制定頒布的檔案法規(guī)和學(xué)校制訂的有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，堅持在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對檔案工作集中管理，并輔助于分級管理；同時，分級管理還應(yīng)堅持紙質(zhì)文檔與電子文檔同步歸檔的原則，保證歸檔材料的齊全、完整、安全和利用。而針對高職院校，分級管理的機(jī)構(gòu)主要由各院系、部門成立的檔案分級管理機(jī)構(gòu)組成，統(tǒng)一管理院校所形成的檔案。因此，高職院校需要制訂出各類檔案管理辦法與細(xì)則，以及文件材料歸檔范圍及保管期限表，為各院系、部門順利開展檔案工作提供指導(dǎo)依據(jù)，從而更好地構(gòu)建高職院校檔案工作管理范疇的細(xì)分化。

3、培養(yǎng)高職院校檔案工作人員的專業(yè)化

高職院校檔案工作伴隨著信息化、數(shù)字化時代的到來，已經(jīng)呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢。檔案信息化己成發(fā)展的必然趨勢。高職院校檔案工作急需要檔案信息化人才以及復(fù)合型人才，同時己在崗的檔案工作人員對信息技術(shù)手段的掌握程度也在一定程度上制約著檔案管理信息化、數(shù)字化進(jìn)程的快慢與否。因此，擁有專業(yè)化的檔案工作人員是高職院校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。一個專業(yè)的高職院校檔案工作人員首先要具備良好的業(yè)務(wù)水平和工作能力，精通檔案工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的同時，還要具備一定的信息挖掘、分析材料及編研能力。特別是要學(xué)習(xí)掌握計算機(jī)等信息技術(shù)，對電子環(huán)境下產(chǎn)生的信息進(jìn)行搜集、加工、整理，逐步提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。其次，服務(wù)與溝通意識也是高職院校檔案工作人員不可缺少的素質(zhì)。

總之，在新形勢下高職院校檔案工作應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保持蓬勃向上的勢頭，為了在根本上滿足建設(shè)高水平、特色鮮明的高職院校需求，應(yīng)不斷通過協(xié)同創(chuàng)新，適應(yīng)社會發(fā)展和高等職業(yè)教育事業(yè)健康發(fā)展的需要，扎實推動新形勢的高職院校檔案工作向前發(fā)展的科學(xué)化與專業(yè)化。

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作者簡介：譚捷（1978— ），女，湖南衡陽人，講師，碩士，廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院檔案室。研究方向：檔案管理、古代文學(xué)與中國文化。