數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用研究

文/湖北省荊州市婦幼保健院辦公室 許揚 馬衛(wèi)星

一、醫(yī)院構(gòu)建檔案管理數(shù)字化體系的內(nèi)涵及必要性

數(shù)字化檔案管理就是將舊有的用紙張、錄像帶、錄音帶儲存的各種檔案資料，透過壓縮、轉(zhuǎn)化和掃描等方式轉(zhuǎn)換成圖片、錄像和錄音等文件形式。將圖片文件能夠通過語言文字識別等相關(guān)技術(shù)達(dá)到與每張圖片相配的科技手段，再使用相應(yīng)的存儲技術(shù)將圖片以及索引字段儲存在光盤庫等容量較大的存儲介質(zhì)里面，再采用一些方便的查詢手段就能快速地檢索出所需要的檔案信息，同時還可以按照需求將部分檔案信息發(fā)布到局域網(wǎng)、醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)或者廣域網(wǎng)上，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化。

當(dāng)前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了辦公自動化，運營過程中出現(xiàn)大量的檔案資料，也產(chǎn)生了很多電子文件。如何將這些電子的和紙質(zhì)的文件資料統(tǒng)一起來達(dá)到自動化辦公大環(huán)境下的最高效利用，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理全新模式，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、電子化、信息化就顯得尤其重要。只有做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作，才能為醫(yī)院的運營和發(fā)展提供更加強大的信息支撐平臺。

二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化過程中的問題

（一）檔案管理意識嚴(yán)重缺乏

很多醫(yī)院在發(fā)展醫(yī)療水平的過程中，忽視了檔案管理工作的同步創(chuàng)新。由于思想觀念上的局限，一些醫(yī)院的負(fù)責(zé)人沒有將檔案管理工作創(chuàng)新提上日程，不愿意投入人力、物力。當(dāng)?shù)鹊结t(yī)療水平達(dá)到一定的水平后，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層才開始關(guān)注到醫(yī)院檔案資料的重要性。然而由于管理機制與人才儲備的缺失，檔案信息已經(jīng)得不到有效的利用。

（二）電子和紙質(zhì)文件雙重保存狀態(tài)導(dǎo)致資源重疊

目前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了辦公自動化，網(wǎng)上傳遞辦理的文件辦完后又印發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這就導(dǎo)致了內(nèi)容相同的兩種文件同時發(fā)布和保存的局面，造成了相關(guān)資源的嚴(yán)重浪費。

（三）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)缺乏聯(lián)系

目前大多數(shù)醫(yī)院都使用了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多是專門為本醫(yī)院或者上級主管部門設(shè)計的系統(tǒng)軟件，而該系統(tǒng)絕大部分是針對該醫(yī)院或者醫(yī)療系統(tǒng)而制定的個性化軟件。而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則是由行政主管部門設(shè)計的通用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)是由不同單位設(shè)計，運行環(huán)境也不同。這就導(dǎo)致兩個系統(tǒng)相互隔離，數(shù)據(jù)不能共享和轉(zhuǎn)化。

（四）數(shù)字化檔案資料利用效率低下

很多醫(yī)院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫(yī)院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計算機等數(shù)字化設(shè)備在整個過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的醫(yī)院數(shù)字檔案資料，極大地消耗了相關(guān)資源。

三、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理數(shù)字化體系的現(xiàn)實路徑

（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺

醫(yī)院要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須先開發(fā)出一套符合醫(yī)院自身特點的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時、準(zhǔn)確歸檔，確保檔案的安全管理。同時，還應(yīng)構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)，透過觸摸屏檢索查詢和網(wǎng)絡(luò)文檔傳輸實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。還要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)檢查，不斷更新和優(yōu)化管理系統(tǒng)。

（二）加強檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流

1.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。各級醫(yī)院應(yīng)該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案資料管理系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數(shù)據(jù)信息，真正實現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間建立有效聯(lián)系

2.在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質(zhì)文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據(jù)數(shù)字化檔案的特點，制定系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。

（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊伍

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術(shù)水平和知識層次。醫(yī)院的檔案管理人員必須具備較強的分析能力，要能夠精準(zhǔn)把握一些專業(yè)性較強的檔案資料，同時還要能夠根據(jù)要求提供大量檔案資料信息。醫(yī)院以及相關(guān)部門應(yīng)大力引進(jìn)高素質(zhì)人才充實檔案管理隊伍，同時應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，力爭提高數(shù)字化檔案管理人才儲備水平。

（四）增強醫(yī)院人員的檔案管理意識

醫(yī)院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，使他們認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時要加大宣傳力度，提醒醫(yī)院人員自覺保護(hù)檔案資源。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作是一個不斷優(yōu)化的過程，各級醫(yī)院應(yīng)緊跟時代的步伐，改變思想意識，積極配套檔案數(shù)字化硬件和軟件設(shè)施，提高檔案資料的利用價值，真正實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化革新。只有相信經(jīng)過不斷努力，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化水平一定會取得很大的提高。

[1] 唐健.淺談醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作[J].醫(yī)藥前沿,2013(5).

[2] 張茹.淺析醫(yī)院數(shù)字化檔案信息管理的有關(guān)問題[J].中國管理信息化,2012(6).