建設(shè)工程檔案管理的常見問題及解決對策研究

文/肇慶市代建項(xiàng)目管理 路曼曼

建設(shè)工程項(xiàng)目一般時間較長，工期較大，開工條件復(fù)雜且施工環(huán)境多變，這就使得整個項(xiàng)目檔案資料收集周期長、難度大、不全面。同時，由于檔案管理人員的兼職化也使得檔案資料收集工作容易被忽視，檔案質(zhì)量控制難度大。但檔案資料若不能全面完善的反映和記載項(xiàng)目建設(shè)狀況，其后期管理和利用工作就會受到極大影響，工程檔案管理工作就成為建設(shè)工程中最薄弱的環(huán)節(jié)，同時會對建設(shè)工程產(chǎn)生最直接的影響。因此，只有結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作中存在的問題，才能推動建設(shè)工程檔案管理工作規(guī)范化、有序進(jìn)行。

一、當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理的常見問題

當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作開展過程中存在一系列問題，這些問題都影響和制約檔案管理和建設(shè)工程開展，總體而言，這些問題主要表現(xiàn)為：

（一）檔案管理工作職責(zé)不清晰，缺乏崗位細(xì)則要求

當(dāng)前大多數(shù)建設(shè)工程中的檔案資料工作都缺乏專職人管理，一般都是兼職完成。這就意味著在開展這一工作時，工作職責(zé)并不清晰，缺乏有效職責(zé)劃分。事實(shí)上，當(dāng)前檔案管理工作缺乏專職管理人員，對檔案管理工作的基本要求和管理規(guī)范并不熟悉，大部分管理者在檔案管理過程中互相推卸責(zé)任，工作并不認(rèn)真。檔案管理工作在建設(shè)工程開展過程中，需要管理人員具備相應(yīng)專業(yè)知識和基本素質(zhì)，而當(dāng)前兼職化、臨時化狀態(tài)就使得群眾并不重視對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化技能培訓(xùn)，大部分管理者對檔案管理工作缺乏體系化認(rèn)識，很難做好檔案管理工作。事實(shí)上，因?yàn)楣芾碚邔n案管理工作缺乏明晰定位，檔案管理這一崗位缺乏精準(zhǔn)的崗位細(xì)則要求，客觀上也是的工作開展難以協(xié)調(diào)開展。

（二）檔案管理人員缺乏有效培訓(xùn)，職業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理工作并不簡單，整個工作流程涉及到資料的有效收納、整理、歸納，并且每一類檔案都有較長的收集時間，整個檔案管理工作的長期性和復(fù)雜性就決定了一方面要有專業(yè)的檔案管理人員，同時要結(jié)合工作要求和具體需要，對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和技能培養(yǎng)。要針對檔案管理工作所要求的職業(yè)能力進(jìn)行培養(yǎng)，提升從業(yè)人員素質(zhì)與管理人員能力匹配度，有效解決檔案管理人員的職業(yè)技能和處理專業(yè)問題的能力。

（三）檔案資料收集不完整，資料管理并不完善

建設(shè)工程由于周期長，因此檔案資料收集難度較大，很容易造成資料遺失。無論是前期的工程征地、工程的招投標(biāo)還是工程項(xiàng)目建設(shè)，都會產(chǎn)生大量資料文件，而這一系列資料文件又極為重要，無論是后期持續(xù)開發(fā)，都需要前期文件資料做基礎(chǔ)鋪墊。而在工程設(shè)計(jì)施工階段更會產(chǎn)生一大批文件資料，比如文件的開工批復(fù)、質(zhì)量驗(yàn)收報告等。這一系列資料都關(guān)系和影響到整個建設(shè)工程的進(jìn)行和開展，也將影響工程建設(shè)的質(zhì)量和規(guī)范性。而在檔案資料管理過程中，更是產(chǎn)生了一系列問題，缺乏系統(tǒng)化的檔案資料梳理、檔案掃描歸檔工作不到位、檔案資料電紙化推行效果差等都極大影響了建設(shè)工程檔案資料的管理和利用。

（四）檔案資料整理流程不規(guī)范、缺乏有效利用

檔案資料收集、整理流程要規(guī)范、有序。并加快推動規(guī)范化、制度化建設(shè)，檔案管理要建立在一系列標(biāo)準(zhǔn)化、體系化的流程之上來完成。通過對檔案管理人員進(jìn)行一系列有效的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理資料質(zhì)量。檔案資料收集的目的不僅在于能夠?qū)σ酝录行ПO(jiān)督，同時也能夠?qū)ξ磥斫ㄔO(shè)發(fā)展起到借鑒和推動作用。通過對已經(jīng)建立的檔案資料進(jìn)行合理分析，能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程未來發(fā)展提供有益支持。

（五）檔案管理工作缺乏足夠重視，管理效果差、管理基礎(chǔ)薄弱

檔案管理工作并不能在第一時間產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)收益，相反還需要投入一定量的物質(zhì)、資金、人力成本，需要企業(yè)拿出專項(xiàng)精力來建設(shè)和指導(dǎo)檔案管理工作。這對以營利為主要目標(biāo)的企業(yè)而言，重視程度普遍不足。大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營管理者并不會為此項(xiàng)工作投入過多資金和人力、物資支持。管理效果差，管理基礎(chǔ)薄弱成為檔案管理工作的普遍現(xiàn)象，長此以往，建設(shè)工程檔案管理工作開展難度逐漸增大。

二、解決當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作問題的主要策略分析

檔案管理工作存在的問題在不斷影響和制約建設(shè)工程發(fā)展、前進(jìn)，只有通過建立健全檔案資料，依據(jù)管理規(guī)定，收集、整理、歸納項(xiàng)目建設(shè)資料。隨著建筑材料和成本不斷提升，要想增加企業(yè)發(fā)展效益，就需要推動精細(xì)化管理、集約化管理，通過一系列管理措施改善，最終實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，提升工程質(zhì)量，節(jié)省建設(shè)成本。

（一）推動檔案資料管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)

檔案資料管理工作需要有專業(yè)化素養(yǎng)和豐富職業(yè)技能的管理人才隊(duì)伍，檔案資料的重要性和管理難度也需要管理人員具備相應(yīng)素質(zhì)。而長期以來，檔案資料管理之所以存在一系列問題，關(guān)鍵原因就在于缺乏具備足夠能力的專業(yè)隊(duì)伍。這就需要企業(yè)經(jīng)營者結(jié)合企業(yè)建設(shè)需要，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案資料管理隊(duì)伍，同時要結(jié)合不斷變化的形勢，重視對檔案資料管理隊(duì)伍體系再培養(yǎng)，力爭培養(yǎng)一支能高效完成建設(shè)工程檔案資料的專業(yè)化管理隊(duì)伍。

（二）推動管理制度規(guī)范化、體系化建設(shè)

建設(shè)工程周期長，資料收集難度大這是建設(shè)工程的最大現(xiàn)狀，要想確保整個建設(shè)工程檔案資料不遺失，完整收集，就需要制定規(guī)范化、制度化、體系化管理制度，在資料移交、收集過程中要做好簽字確認(rèn)，同時將責(zé)任進(jìn)行有效、合理劃分，責(zé)任落實(shí)到崗、具體到人、細(xì)化到具體流程，而這也是推動檔案資料管理工作順利完成的前提和關(guān)鍵。只有制度完善，權(quán)責(zé)明晰，才能推動建設(shè)工程檔案管理高效有序進(jìn)行，而檔案管理工作的開展也為建設(shè)工程提供了強(qiáng)有力的支撐和高效保證。

（三）經(jīng)營管理者應(yīng)加強(qiáng)投入力度，重視檔案管理工作

長期以來，經(jīng)營管理者對建設(shè)工程檔案管理工作認(rèn)識不到位也是檔案管理工作開展并不順利的主要原因。因此，這就需要企業(yè)經(jīng)營管理者在檔案管理工作中加強(qiáng)對檔案管理工作的支持力度，重視加強(qiáng)檔案建設(shè)工作，適當(dāng)增加檔案管理活動經(jīng)費(fèi)，同時要為檔案管理工作開展配備較為齊全設(shè)施，通過重視檔案管理工作開展，推動建設(shè)工程順利開展。

（四）積極借助現(xiàn)代化管理設(shè)施和技術(shù)，推動檔案管理工作

要想對收集到的檔案資料進(jìn)行有效利用，就需要對收集而來的資料進(jìn)行歸納整理。隨著信息化技術(shù)不斷推進(jìn)，就需要充分借助電子化、信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行掃描歸檔，通過信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝Ю脵n案資料提供基礎(chǔ)。因此高效開展建設(shè)工程檔案管理工作就需要積極借助現(xiàn)代化管理設(shè)施和技術(shù)，加速推動建設(shè)工程檔案管理工作不斷發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案管理工作的重要性和不可替代性已經(jīng)對建設(shè)工程工作開展帶來一系列困難，只有有效解決這一系列問題才能為推動建設(shè)工程發(fā)揮應(yīng)有作用。而根據(jù)建設(shè)工程實(shí)際狀況，加強(qiáng)檔案管理工作，也是國家建設(shè)的相關(guān)規(guī)定和基本要求。通過構(gòu)建多方位、立體化、全面多層次的管理制度，推動檔案管理制度規(guī)范化進(jìn)行，才能為建設(shè)工程開展提供充分保障。

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