創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑

文/王晶選

醫(yī)院文書檔案包括患者的病例和醫(yī)院的工作方案、發(fā)展計(jì)劃、委任書、會(huì)議記錄等多項(xiàng)重要內(nèi)容，是對(duì)醫(yī)院發(fā)展、革新的歷史見證。重視文書檔案管理工作，有利于提高醫(yī)院整體管理水平，提高醫(yī)院工作效率。文書檔案管理工作者要有與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的精神，積極采取更現(xiàn)代化的辦公手段，提高管理效率。

一、文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)文書檔案管理工作不重視。文書工作者和檔案工作者配合不協(xié)調(diào)，不重視對(duì)方的工作，給實(shí)際管理帶來困難。

（二）歸檔界限模糊。醫(yī)院沒有明確的歸檔界限，導(dǎo)致工作人員不能將文件材料及時(shí)正確歸檔。

（三）管理基礎(chǔ)差。醫(yī)院文書檔案管理以保存資料為主，對(duì)歸檔質(zhì)量要求不高，缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員。

（四）管理手段與時(shí)代脫節(jié)。部分醫(yī)院沿用人工管理檔案的方式，與當(dāng)代的信息化社會(huì)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了檔案信息的調(diào)取、查詢工作。

二、文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

（一）標(biāo)準(zhǔn)化。注重文書質(zhì)量，書寫文書要用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的紙張，字體工整，格式規(guī)范。

（二）規(guī)范化。建立完整合理的文書檔案管理流程，注意文書檔案管理的及時(shí)性，制定清晰的歸檔界限，規(guī)范操作技術(shù)。

（三）保密性。文書檔案關(guān)系到醫(yī)院工作人員和病患的私密信息，必須十分注意保密。重視紙質(zhì)檔案和電子檔案的原始性。

（四）專業(yè)性。文書檔案管理，必須由專業(yè)人才負(fù)責(zé)，提高文書質(zhì)量，規(guī)范檔案歸檔。

三、醫(yī)院文書檔案管理新途徑

針對(duì)目前醫(yī)院文書檔案管理工作出現(xiàn)的種種狀況，筆者結(jié)合管理標(biāo)準(zhǔn)和醫(yī)院對(duì)文書檔案管理的新要求提出以下幾種較好的管理途徑：

（一）取得院領(lǐng)導(dǎo)重視。文書檔案管理工作離不開院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，文書檔案管理人員需向領(lǐng)導(dǎo)闡述自己的工作性質(zhì)，證明這項(xiàng)工作的重要性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)重視。

（二）完善文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。文書檔案管理離不開打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設(shè)施，提高辦公自動(dòng)化水平，進(jìn)而提高員工工作效率。

（三）創(chuàng)新管理理念。信息化發(fā)展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護(hù)的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)建立自己的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質(zhì)的文件都分類錄入到數(shù)據(jù)庫中，此后的每份文書檔案信息按照規(guī)范的分類方式分別存入不同的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院工作人員在借閱檔案資料時(shí)，可以先征詢信息管理員的同意，通過網(wǎng)絡(luò)快速查找。采用這種管理方式可以節(jié)約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優(yōu)勢(shì)。

（四）注重文書檔案信息的安全性。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預(yù)防紙張損壞?？梢远ㄆ趯⑽臅鴻n案資料裝訂在一起放入保險(xiǎn)柜中。

如果采用信息化手段管理醫(yī)院文書檔案資料，必須重視醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性，通過及時(shí)更改密碼，設(shè)多重密碼，及時(shí)更新系統(tǒng)、更新病毒庫等方式保障信息安全。對(duì)于十分重要的信息，醫(yī)院可以選擇不聯(lián)網(wǎng)保存，以防黑客入侵。

（五）加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督工作。做好文書檔案的監(jiān)督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫(yī)院各科室。

1.監(jiān)督文書檔案管理部門。建立科學(xué)的監(jiān)管方案，設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管人員，督促文書檔案管理工作者及時(shí)完成接收到的任務(wù)，不得隨意拖延或?qū)⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)交他人，不得隨意透露醫(yī)院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)，注意檔案信息錄入的準(zhǔn)確性。

2.監(jiān)督醫(yī)院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報(bào)檔案信息，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會(huì)出現(xiàn)工作大量積壓。

（六）重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。文書檔案管理工作雖不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，但它卻是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的保障。因此，醫(yī)院要提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，建設(shè)一批思想端正、技術(shù)過硬的文書檔案管理工作者。

重視對(duì)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)管理人才，對(duì)現(xiàn)有工作者展開培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)管理工作的重視程度，傳授專業(yè)管理技能。此外還要對(duì)文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識(shí)，確保醫(yī)院重要信息不會(huì)泄露。鼓勵(lì)員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量。

（七）采用激勵(lì)機(jī)制。醫(yī)院可以在文書檔案管理部門采取激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作效率高、工作質(zhì)量高的工作人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。

重視文書檔案管理，就是對(duì)醫(yī)院信息安全的重視，是對(duì)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重視。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，在發(fā)展中不斷彌補(bǔ)不足，適應(yīng)醫(yī)院對(duì)文書檔案管理提出的新要求。