政務(wù)信息管理研究初探

文/汪微濤 盧曉勃 趙佺

一、政務(wù)信息綜述

(一)概念。政務(wù)信息是隨著現(xiàn)代化管理的發(fā)展而產(chǎn)生的，是辦公室系統(tǒng)的一項(xiàng)重要工作。政務(wù)信息概念的提出始于1986年，河北、湖北、遼寧三省政府辦公廳在武漢開(kāi)會(huì)，籌備組建省際政府辦公廳橫向信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)，經(jīng)過(guò)商定，明確提出了這一概念。直到1995年國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)《政務(wù)信息工作暫行辦法》，政務(wù)信息工作才逐漸得到規(guī)范化、制度化研究。根據(jù)學(xué)界研究，政務(wù)信息有廣義和狹義之分，廣義的政務(wù)信息是指一切與政務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各種信息、情報(bào)、資料、數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱。狹義的政務(wù)信息是指經(jīng)過(guò)專門加工篩選，以為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策服務(wù)為主要目的，具有專報(bào)性質(zhì)的情況反映和數(shù)據(jù)資料。本文中的研究對(duì)象為狹義的政務(wù)信息。

（二）特性。作為信息的一種，政務(wù)信息具有所有信息共有的特征，但從根本上說(shuō)是為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理服務(wù)的，所以表現(xiàn)出不同于其他信息的特點(diǎn)：一是政治性。政務(wù)信息主要是為行政領(lǐng)導(dǎo)了解情況、進(jìn)行決策和指導(dǎo)工作服務(wù)，有著明確的政治目的。同時(shí)，由于其服務(wù)對(duì)象的限制，政務(wù)信息的公開(kāi)范圍也就比其他類型的信息更具封閉性；而新聞通訊稿件等面對(duì)的是社會(huì)大眾和所有讀者，不論年齡、性別、職業(yè)等，具有很強(qiáng)的開(kāi)放性、宏觀性。因此，政務(wù)信息要更加關(guān)注關(guān)乎全局及當(dāng)今領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最迫切需要了解的大問(wèn)題。新聞稿件等信息的選材不論巨細(xì)，只要是新近發(fā)生的新奇的事實(shí)，都可以成為新聞寫作的題材。因此，政務(wù)信息在選材范圍上是不同于其他信息的。二是權(quán)威性。政務(wù)信息一般都要經(jīng)過(guò)各部門逐級(jí)審查檢驗(yàn)過(guò)，才能完成上報(bào)工作的，因此具有較強(qiáng)的真實(shí)性、可靠性和指導(dǎo)性，是具有導(dǎo)向性的“官方消息”。也正是由于這一特性，政務(wù)信息的寫作形式相對(duì)固定，標(biāo)題直接揭示文章主旨，信息主體開(kāi)門見(jiàn)山，語(yǔ)言風(fēng)格準(zhǔn)確、平實(shí)；新聞稿件等則常用抒情、描寫等方式，標(biāo)題講究文學(xué)性，多采用倒金字塔式結(jié)構(gòu)：導(dǎo)語(yǔ)-主體-結(jié)尾，語(yǔ)言要求生動(dòng)、活潑，常使用擬人、比喻、雙關(guān)、借代等修辭手法。此外，政務(wù)信息還具有機(jī)密性、時(shí)效性等特性。

（三）作用。作為政府及企事業(yè)單位辦公室系統(tǒng)的重要工作之一，政務(wù)信息工作為領(lǐng)導(dǎo)工作決策提供第一手材料，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握工作進(jìn)度、科研生產(chǎn)及管理態(tài)勢(shì)、社情民意等多方面寶貴信息。隨著現(xiàn)代化企業(yè)管理模式的深入，作為政府及企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)政務(wù)信息的依賴程度越來(lái)越高，需求也越來(lái)越迫切。政務(wù)信息已經(jīng)成為領(lǐng)導(dǎo)耳朵和眼睛的延伸，能夠起到下情上達(dá)、上情下傳，宣傳工作、展示自我，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持、推動(dòng)難點(diǎn)問(wèn)題解決，展現(xiàn)單位面貌、樹(shù)立單位形象等重要作用。

二、政務(wù)信息管理工作中存在的問(wèn)題及分析

通過(guò)調(diào)研部分企事業(yè)單位，從整體上發(fā)現(xiàn)各單位領(lǐng)導(dǎo)重視政務(wù)信息工作，組織機(jī)構(gòu)完善，建有相關(guān)管理制度，但在工作的日常管理上卻存在著以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

（一）信息意識(shí)淡薄。一是有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)政務(wù)信息工作重要性的認(rèn)識(shí)尚未達(dá)到令人滿意的程度，不同程度地存在著認(rèn)識(shí)不清、理解不透甚至誤解的現(xiàn)象。許多部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到政務(wù)信息的特殊價(jià)值，認(rèn)識(shí)不到政務(wù)信息對(duì)工作決策、拓展視野、拓寬思路、把握全局、下情上達(dá)和上情下傳的重要作用，因而對(duì)政務(wù)信息工作不夠重視、懶得研究、不加理睬。此外，有些領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員對(duì)政務(wù)信息服務(wù)對(duì)象、功用、選材等方面具備的特殊屬性認(rèn)識(shí)不清，經(jīng)常與新聞稿件混淆。二是捕捉信息的意識(shí)差。信息充斥在我們的周圍，但如何發(fā)現(xiàn)信息、捕捉信息經(jīng)常是政務(wù)信息工作者需要研究的問(wèn)題。只要不斷培養(yǎng)我們的信息意識(shí)，不斷發(fā)現(xiàn)，善于捕捉，在我們的身邊還是有很多能夠形成政務(wù)信息的線索，譬如：上級(jí)重大決策部署和重要會(huì)議精神的落實(shí)情況、科研生產(chǎn)進(jìn)展情況、經(jīng)營(yíng)管理情況、改革與發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新體系建設(shè)與研發(fā)、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和財(cái)經(jīng)管理、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、國(guó)際國(guó)內(nèi)合作及智力引進(jìn)、風(fēng)險(xiǎn)防范及監(jiān)督體系建設(shè)、黨群、思想政治及企業(yè)文化建設(shè)、安全生產(chǎn)及后勤保障等等。

（二）信息質(zhì)量不高。一是求量不求質(zhì)。與認(rèn)識(shí)不足、對(duì)政務(wù)信息工作重視不夠相反，有的單位和部門對(duì)政務(wù)信息工作給與了重視，但工作又陷入另一個(gè)極端：政務(wù)信息報(bào)送十分頻繁，數(shù)量很大，但絕大多數(shù)信息都是工作的羅列或者是大事記式的記述方式，其質(zhì)量和政務(wù)信息本來(lái)要求的有很大距離。二是報(bào)喜不報(bào)憂。憂，即是問(wèn)題類信息，旨在反映存在的困惑、矛盾等，此類信息在政務(wù)信息收集工作中具有十分重要的價(jià)值，但往往由于種種原因得不到上報(bào)，影響了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全局的把握和對(duì)一些重要問(wèn)題的及時(shí)解決。三是挖掘不夠深。在政務(wù)信息報(bào)送過(guò)程中，常常出現(xiàn)淺嘗輒止、分析不透的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在做好日常信息編輯、報(bào)送工作的同時(shí)，采取定期綜合的方式進(jìn)行加工處理，力求通過(guò)綜合分析，使報(bào)送的政務(wù)信息化零為整、化淺為深，達(dá)到多側(cè)面反映事物整體、多層次揭示事物內(nèi)在聯(lián)系的效果，從而提升政務(wù)信息的質(zhì)量。

（三）報(bào)送渠道不暢。一是人員不均衡。在辦公室系統(tǒng)中，政務(wù)信息機(jī)構(gòu)和工作人員成倒金字塔式結(jié)構(gòu)，即越是上級(jí)單位，越是配備專門的信息人員和足夠的經(jīng)費(fèi)，而越是到基層單位，人員和經(jīng)費(fèi)等資源就越顯得捉襟見(jiàn)肘。人員、經(jīng)費(fèi)等資源的不均衡，在一定程度上影響著政務(wù)信息良好報(bào)送渠道的形成。二是報(bào)送不及時(shí)。在政務(wù)信息日常管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)本來(lái)很有價(jià)值的信息由于報(bào)送不及時(shí)只能割愛(ài)的現(xiàn)象。所以，在嚴(yán)格報(bào)送審查程序的同時(shí)，政務(wù)信息的時(shí)效性必須加強(qiáng)。

（四）機(jī)制不夠健全。一是獎(jiǎng)懲制度不到位。微薄的稿酬激勵(lì)和單純的宣傳號(hào)召并不能達(dá)到良好的效果，大量有價(jià)值的信息得不到搜集上報(bào)，政務(wù)信息工作管理人員常常遇到“無(wú)米之炊”的尷尬。二是專業(yè)培訓(xùn)不充分。根據(jù)調(diào)研情況看，各單位政務(wù)信息員隊(duì)伍人員層次參差不齊，整體上看，基層信息員是由部門秘書或相應(yīng)崗位人員擔(dān)任，對(duì)政務(wù)信息的理解程度、處理信息的能力、駕馭語(yǔ)言和文字的功底都有很大的提升空間。相對(duì)宣傳部門對(duì)新聞通訊員隊(duì)伍的培訓(xùn)來(lái)講，政務(wù)信息員隊(duì)伍的專業(yè)培訓(xùn)顯得少之又少，或者將政務(wù)信息員培訓(xùn)和新聞通訊員培訓(xùn)混為一談，甚至沒(méi)有專業(yè)培訓(xùn)。

三、做好政務(wù)信息管理工作擬采取的措施和途徑

基于以上對(duì)目前辦公室政務(wù)信息工作存在的諸多問(wèn)題的分析，本文擬提出以下做好政務(wù)信息管理工作的措施和途徑，簡(jiǎn)稱“四個(gè)一”：

（一）樹(shù)立一個(gè)思想。樹(shù)立起“圍繞中心、服務(wù)大局”的思想尤為重要，只有牢固樹(shù)立這樣的思想，關(guān)注的角度、思考的范圍才會(huì)得到拓展，研究的深度、論述的水平才會(huì)得到提升，才會(huì)采寫出更有針對(duì)性、綜合性，符合領(lǐng)導(dǎo)閱讀需求的信息。一是深化認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到政務(wù)信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策所發(fā)揮的作用，如何及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地反映本單位的熱點(diǎn)工作和重大發(fā)展問(wèn)題，利用高質(zhì)量信息的力量影響外部資源，為單位改革發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境；要充分認(rèn)識(shí)到政務(wù)信息傳遞的表達(dá)方式對(duì)于信息價(jià)值的影響，力爭(zhēng)使非本專業(yè)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解本單位的重點(diǎn)工作開(kāi)展情況；要充分認(rèn)識(shí)到政務(wù)信息并非就事論事、羅列事實(shí)，信息報(bào)送并非僅就本單位、本部門的小范圍著眼，而要能夠從更高的角度和更廣的領(lǐng)域入手。二是深入挖掘。政務(wù)信息是反映工作深度化和外延化的重要手段，應(yīng)著力加強(qiáng)政務(wù)信息的深度開(kāi)發(fā)。在做好日常信息編輯、報(bào)送工作的同時(shí)，注意對(duì)各部門報(bào)送的信息采取定期綜合、專題綜合等方式進(jìn)行加工處理，提高信息的綜合性；深入基層部門了解科研生產(chǎn)中存在的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)掌握第一手資料，提高信息的調(diào)研性；分析研究上級(jí)單位的重要決定、工作部署，準(zhǔn)確把握工作中心。及時(shí)分析領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告和指示，了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的工作和問(wèn)題，提高信息的針對(duì)性。

（二）鍛煉一支隊(duì)伍。以辦公室為政務(wù)信息歸口管理部門，各處室選拔青年骨干擔(dān)任兼職政務(wù)信息員、政務(wù)信息聯(lián)絡(luò)員，努力形成兼職政務(wù)信息員重點(diǎn)撰寫，聯(lián)絡(luò)員專人監(jiān)督并匯總，全體員工都可以參與的良好范圍。一是強(qiáng)化信息報(bào)送流程。嚴(yán)格逐級(jí)審查的程序是政務(wù)信息管理工作中必須強(qiáng)化的一個(gè)環(huán)節(jié)。各部門人員，尤其是政務(wù)信息員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將信息報(bào)送至本部門信息聯(lián)絡(luò)員，經(jīng)聯(lián)絡(luò)員初步匯總后必須經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。二是提高報(bào)送的時(shí)效。政務(wù)信息講究效用，效用大小一般和實(shí)現(xiàn)成反比，用時(shí)越短，信息效用越大；反之，用時(shí)越長(zhǎng)，效用越小，超過(guò)一定時(shí)限，信息的效用可能為零，甚至?xí)鸬椒醋饔?。因此加?qiáng)報(bào)送的時(shí)效性十分重要。三是加強(qiáng)政務(wù)信息采編能力、寫作能力培訓(xùn)。將培訓(xùn)作為常態(tài)機(jī)制來(lái)抓。提升全員特別是政務(wù)信息員的綜合分析及文字表達(dá)能力，使反映的情況和問(wèn)題具有一定的深度，透過(guò)事物的表象，揭示事物的本質(zhì)和深層次問(wèn)題，努力做到有情況、有分析、有預(yù)測(cè)、有建議，既有定性分析，又有定量分析。

（三）固化一本刊物。政務(wù)信息以每周工作動(dòng)態(tài)為載體，在保證工作信息及時(shí)性的同時(shí)，狠下功夫，嚴(yán)格把關(guān)，提高政務(wù)信息質(zhì)量。此外，積極發(fā)動(dòng)業(yè)務(wù)人員采集專題信息、綜合信息素材，圍繞中心業(yè)務(wù)反映部門重要工作進(jìn)展情況、重大決策部署及貫徹落實(shí)情況、對(duì)本單位整體發(fā)展以及某方面工作或某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行匯總、整理、分析后形成信息。

（四）形成一個(gè)機(jī)制。應(yīng)樹(shù)立起“大信息”的概念，將政務(wù)信息工作延伸、滲透到調(diào)研、督辦、信訪等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，形成工作合力，采集、挖掘、開(kāi)發(fā)政務(wù)信息資源，努力形成“人人關(guān)注政務(wù)信息，人人都寫政務(wù)信息，項(xiàng)項(xiàng)工作出信息，人人都是信息員”的工作局面和良好氛圍。

為此，要逐步完善獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)政務(wù)信息報(bào)送過(guò)程中有突出表現(xiàn)的政務(wù)信息員和報(bào)送員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。建立政務(wù)信息報(bào)送及采納通報(bào)制度，營(yíng)造“人人爭(zhēng)先”的氛圍，同時(shí)，將政務(wù)信息報(bào)送情況納入部門業(yè)績(jī)考核，考慮部門人員組成、業(yè)務(wù)差別等因素，區(qū)別部門月度報(bào)送篇數(shù)，強(qiáng)化考核力度。