淺析干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

文/譚新

淺析干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

文/譚新

干部人事檔案是組織、人事部門在人事管理過程中形成的，記述和反映一定個人社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的，以個人為保管單位集中保存起來以備查考的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案具有全面性、真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、保密性和統(tǒng)一性的特點(diǎn)，起著依據(jù)、憑證、參考作用。干部檔案信息化建設(shè)是干部檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發(fā)利用水平的必然要求。全面推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)是提高干部人事檔案管理工作效率，更好地為干部人事工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，是適應(yīng)信息化社會發(fā)展和推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新的需要。隨著信息時代和電子政務(wù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理干部信息將大大提高人事檔案工作的全面性、真實(shí)性和時效性，以人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化為突破口進(jìn)行人事檔案管理方式的改革，是一項(xiàng)刻不容緩的重要任務(wù)。

一、實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）能很好地將人事信息資源共享。干部人事檔案主要職責(zé)之一即為有關(guān)部門提供干部人員信息，使組織和領(lǐng)導(dǎo)能直觀快捷地了解和掌握各級干部隊(duì)伍狀況。

（二）能有效地提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值。通過鏈接干部人事檔案信息到信息庫以供查詢調(diào)閱，既提高了檔案的利用率，又最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

（三）能保證干部檔案信息的時效性、真實(shí)性。能使人事檔案存放更加規(guī)范、系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷。

（四）在干部選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，均可利用信息庫。直接產(chǎn)生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了干部工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

二、當(dāng)前推進(jìn)干部人事檔案信息化管理的主要工作

一要建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動化管理。將干部人事基本信息（如干部履歷表上的信息）通過專門的干部人事信息軟件輸入微機(jī)，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動的需求。

二要建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動態(tài)和無紙化管理。要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀，照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長期保存使用的目的。

三要建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施干部人事檔案的分級管理。逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點(diǎn)要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。筆者所在的衛(wèi)生系統(tǒng)已部分采用了干部人事系統(tǒng)，極大方便了干部考察、任免、調(diào)動、交流、政審等工作。

四要整合資源，推進(jìn)干部人事檔案管理信息工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。要善于運(yùn)用新思路、新辦法研究解決信息化工作中遇到的新情況、新問題。堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)干部人事檔案管理工作需要，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，逐步建設(shè)適應(yīng)業(yè)務(wù)工作需要和發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提高信息化水平。要依托政務(wù)專網(wǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，充分利用現(xiàn)有資源推進(jìn)干部管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

五要健全制度，促進(jìn)干部人事檔案信息管理規(guī)范化。要制定信息錄入、信息分析、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等管理辦法和規(guī)定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循、有規(guī)可依，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行，保證利用系統(tǒng)開展工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、需要注意的方面

（一）加強(qiáng)對電子文件原始性、真實(shí)性認(rèn)定和管理。對于紙質(zhì)文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查?？赏ㄟ^電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和防寫措施等技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（二）是根據(jù)實(shí)際工作，制定相關(guān)檔案信息化法規(guī)。為了防止工作中的盲目性和隨意性，要結(jié)合工作實(shí)際，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個方面提出并完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責(zé)明確，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。

（三）要加強(qiáng)對電子文件歸檔管理。加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證本單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和長期可讀性。

（四）要在干部人事檔案信息化管理工作制度中嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律。

嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)格限定上網(wǎng)信息的內(nèi)容和范圍，嚴(yán)禁處理干部業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，確保信息安全。

（五）加強(qiáng)檔案信息安全保障工作。切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)干部人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識，嚴(yán)格遵照國家有關(guān)安全保密的規(guī)定和要求，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，運(yùn)用先進(jìn)的安全保密技術(shù)，全面強(qiáng)化安全管理。建立健全系統(tǒng)安全保密體系，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，防止失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

總之，信息化建設(shè)作為加強(qiáng)干部人事檔案管理日常工作的一個重要內(nèi)容，能為廣大干部職工提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作與時俱進(jìn)，加快發(fā)展的必然趨勢。

（作者單位：四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校）