衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在的問題和對(duì)策

曹光順

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在意識(shí)不到位、機(jī)制不健全、收集內(nèi)容不齊全、管理方式不科學(xué)和管理人員素質(zhì)不高等問題，應(yīng)采取加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)；建立健全制度，規(guī)范檔案資料的管理；提高質(zhì)量，提高檔案開發(fā)利用率；科學(xué)管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平；提高素質(zhì)，更新檔案管理的服務(wù)理念等措施，促進(jìn)單位業(yè)務(wù)工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 存在問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）10（a）-0185-01

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況的客觀記錄，可為單位求才、個(gè)人求職提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事檔案管理，可以促進(jìn)人力資源管理和人才資源開發(fā)工作的順利開展。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理的意識(shí)不到位

領(lǐng)導(dǎo)一般認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)不到位，存在等待觀望現(xiàn)象，對(duì)出臺(tái)的政策規(guī)定執(zhí)行不力，解決問題不及時(shí)，管理墨守成規(guī)，使人事檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢。

1.2 人事檔案管理機(jī)制不健全

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)新時(shí)期的人事檔案管理認(rèn)識(shí)模糊，重視不夠，造成了管理機(jī)制不健全。對(duì)歸檔范圍內(nèi)的材料不能及時(shí)上交，甚至根本就不交，嚴(yán)重影響了檔案材料的收集，人才引進(jìn)和輸出不規(guī)范，認(rèn)為只要是檔案，不管材料是否齊全拿回來就行，造成人事檔案管理混亂。

1.3 人事檔案內(nèi)容不齊全

由于沒有健全的歸檔收集工作制度，管理人員不能及時(shí)完成檔案收集工作，較為被動(dòng)。主要表現(xiàn)在：（1）重復(fù)填寫的內(nèi)容較多，如出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度等材料在內(nèi)容和形式上是雷同的。（2）反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)能力和工作業(yè)績的材料較少，個(gè)人檔案以履歷表、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)為主。從這些檔案材料中不能全面反映其個(gè)人能力、業(yè)績、繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)成果等情況。（3）在考核性、鑒定性的材料中，程式化定性描述較多，而反映個(gè)性或定量的材料較少。

1.4 人事檔案管理方式不科學(xué)

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷進(jìn)步和發(fā)展，普遍采用人事檔案信息管理系統(tǒng)，不斷提高計(jì)算機(jī)信息水平?jīng)]有充分利用，沒有充分挖掘和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段，不能廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，造成人事檔案管理效率較低，資源浪費(fèi)現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

1.5 管理人員素質(zhì)不高

在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)主要重視衛(wèi)生技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高不能納入計(jì)劃和要求，隨意安排人事檔案管理人員，政治素質(zhì)不高，法律法規(guī)觀念淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏行業(yè)道德精神，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)知識(shí)少，對(duì)業(yè)務(wù)不精通；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，其管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平落后，缺乏創(chuàng)新和活力，人事檔案沒有發(fā)揮出應(yīng)有作用。

2 人事檔案管理的對(duì)策

針對(duì)人事檔案管理中存在的問題，須采取相應(yīng)的對(duì)策，推動(dòng)人事檔案管理工作進(jìn)一步向前發(fā)展[1]。

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

一是認(rèn)真貫徹執(zhí)行人力資源管理部門關(guān)于人才管理的法律法規(guī)文件，提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理是政府的一項(xiàng)行政職能。二是加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，掌握人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理工作是人力資源管理的支柱。三是強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事部門的職能作用，做好人事檔案管理工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。四是加強(qiáng)與進(jìn)入和調(diào)出人員的溝通、聯(lián)系，征求當(dāng)事人檔案保管意見，做好檔案管理工作。

2.2 建立健全制度，規(guī)范管理檔案

建立和完善檔案管理制度，是保證規(guī)范管理檔案的有力措施。要建立健全從收集、歸檔、日常保管、借閱和利用等一系列過程的檔案管理制度，保證管理過程的規(guī)范化；其次，為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案管理目標(biāo)考核和責(zé)任追究制度，在材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出和接收以及檔案的查閱、借閱等環(huán)節(jié)均應(yīng)登記造冊(cè)，方便利用，準(zhǔn)確提供相關(guān)檔案信息，避免檔案泄密、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題要追究相關(guān)人員的責(zé)任，保證檔案管理規(guī)范有序，真正發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

2.3 提高質(zhì)量，提高檔案開發(fā)利用率

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著人事制度改革的進(jìn)一步深入，需要入檔的材料不斷增多，人事檔案材料收集工作面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)與材料形成部門聯(lián)系，掌握材料形成規(guī)律，做好平時(shí)經(jīng)常性的收集歸檔工作。人事檔案管理人員必須積極、主動(dòng)、細(xì)心，做到手勤、嘴勤、腿勤，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔；對(duì)不屬歸檔范圍的材料及時(shí)退給有關(guān)科室，做到不散失、不積壓。管理人員必須及時(shí)收集、認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別與人事檔案有關(guān)的材料，做到取之有據(jù)。材料不符合歸檔要求的，要及時(shí)處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進(jìn)行補(bǔ)辦，保證獲得的材料齊全完整、手續(xù)完全，確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.4 科學(xué)管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

人事檔案是人才信息資源庫，必須應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行管理，不斷提高工作效率和延長人事檔案壽命的，重要的是合理利用其中的信息資源，最大限度地發(fā)揮作用。所以檔案管理部門要運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助管理人事檔案，利用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，將其轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將不屬于保密范圍的檔案信息資源實(shí)行有效社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)。這有利于利用者隨時(shí)查詢，又提高了工作效率和質(zhì)量，大大提高了檔案利用效率。

2.5 提高素質(zhì)，更新檔案管理的服務(wù)理念

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事檔案工作者面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。只有提高自身文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。同時(shí)，必須在思想上明確認(rèn)識(shí)，要從人事檔案管理工作單一保管轉(zhuǎn)移到服務(wù)及利用上來。新時(shí)期人事檔案管理工作，要以提供利用、服務(wù)為根本目的。人事檔案的任何環(huán)節(jié)，都必須服務(wù)于利用，只有明確這個(gè)宗旨，才會(huì)提高工作的自覺性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)為主動(dòng)。因此，人事檔案工作人員要加強(qiáng)時(shí)事政治和法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高政治思想素質(zhì)；進(jìn)行文化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化行業(yè)道德教育，參加工作技能訓(xùn)練，全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。二是要求實(shí)行人事檔案管理人員知識(shí)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化、年輕化。三是在人事檔案管理中樹立起一支勇于開拓、敢于創(chuàng)新、善于吃苦耐勞的堅(jiān)強(qiáng)管理隊(duì)伍，為人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

綜上所述，要不斷增強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)人事檔案管理的意識(shí)，不斷強(qiáng)化人事檔案管理工作，對(duì)單位業(yè)務(wù)工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮更有重要意義，必將有力地推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 張靈均.新時(shí)期人事檔案工作存在的問題及解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2010（4）：60.endprint