淺析商務(wù)英語信函寫作

摘 要：商務(wù)英語信函在國際貿(mào)易中一直有著舉足輕重的地位，特別是中國加入WTO以后，商務(wù)英語信函在對外貿(mào)易中的作用也越來越明顯?，F(xiàn)在，在許多大學(xué)的英語專業(yè)新開設(shè)了經(jīng)貿(mào)英語這一專業(yè)課，系統(tǒng)教授學(xué)生商務(wù)英語信函寫作，由此可見商務(wù)英語信函的重要性。本文淺析了商務(wù)英語信函寫作的特征、原則和技巧，使英語學(xué)習(xí)者更加了解商務(wù)英語信函寫作。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；寫作特征；寫作原則；寫作技巧

商務(wù)英語是一種有專業(yè)用途的英語，雖然本質(zhì)仍是英語，但是卻具有特殊的語言現(xiàn)象和表現(xiàn)內(nèi)容。商務(wù)英語信函是商務(wù)英語中很重要的一部分，因為一項交易過程中的大量書面工作都要落實在商務(wù)英語信函上。由此，商務(wù)英語信函是交易成功的必要保證。

一、商務(wù)英語信函的寫作特征

1、詞匯專業(yè)化

商務(wù)英語信函通常選用表達(dá)相同或者相近含義的書面用語而非口語化詞匯。在一項貿(mào)易進行的全過程中，不論是詢盤、發(fā)盤、還盤還是接受、拒絕，多數(shù)用詞基本使用商務(wù)英語專用詞匯。

2、內(nèi)容清晰化

商務(wù)英語信函的一大忌諱就是有太多的鋪墊或者繁瑣的客套話委婉語，將所要表達(dá)的意思寫得含糊不清，讓人無法作出明確的判斷。所以，商務(wù)英語信函使用一些表意確切的表達(dá)，語言精練、內(nèi)容簡明、開門見山，直擊主題。

3、語言規(guī)范化

商務(wù)英語信函語言的規(guī)范化隨著對外貿(mào)易的頻繁而不斷得到改善，不地道的表達(dá)也正被規(guī)范的表達(dá)逐步替代。另外，因為信函中透露出的尊重對方、友善合作、尋求共同利益的態(tài)度為一項交易的成功創(chuàng)造了良好的氛圍，所以商務(wù)英語信函的語氣也被重視起來。

二、商務(wù)英語信函的寫作原則

1、簡潔原則

簡潔原則就是用盡可能少的詞傳遞出要表達(dá)的含義。一封簡潔的商務(wù)英語信函節(jié)省了寄信人和收信人雙方的時間和精力。例如：表達(dá)“現(xiàn)在”這一含義時，可以使用“now”或者“at the present time”，在商務(wù)英語信函寫作中，我們青睞于前者，因為其更簡潔。

2、清晰原則

清晰原則就是你的表意可以被讀者清楚地領(lǐng)會而不產(chǎn)生誤解?？梢哉f，清晰原則是商務(wù)英語信函寫作原則中最重要的原則，因為信函的有效性依賴于此。寫信前明確想要表達(dá)的內(nèi)容，然后用簡單平實的語言、結(jié)構(gòu)清晰的句子和段落表達(dá)。

3、完整原則

完整原則就是商務(wù)英語信函中包括對方要求的或者你希望對方產(chǎn)生某種反應(yīng)的一切事實和細(xì)節(jié)。所以，當(dāng)商務(wù)英語信函中包含所有的必要信息時，它就是一封完整的信函。將信函中所例舉的各點詳細(xì)闡述和回答對方問到的所有問題可是幫助實現(xiàn)完整原則。

4、具體原則

具體就是明確的、確切的而不是模糊的、總括的。特別是當(dāng)對方要求具體的回復(fù)時，具體原則的重要性就尤為突出。

例如：We hope the goods will be delivered as soon as possible.

We hope the goods will be delivered before October 9.

上例中，后者表達(dá)的時間更具體，符合具體原則。

5、禮貌原則

禮貌原則不僅僅指使用“please”、“thank you”此類詞，而是通過使用得體的語氣和禮貌的表達(dá)來顯示真實坦誠的態(tài)度。及時的回復(fù)是表達(dá)禮貌最簡單的途徑。另外，不在信函中表現(xiàn)出生氣、質(zhì)疑、責(zé)備的情緒也是很重要的。

例如：We are sorry you have misunder- stood us.

We are sorry we did not make ourselves understood clearly.

上例中，后者既表達(dá)出了誤解這一事實，但又毫無責(zé)備之意，這樣的表達(dá)更可取。

三、商務(wù)英語信函的寫作技巧

1、合理選擇用詞

商務(wù)英語信函用詞的總體原則就是：多用簡單的、常見的單詞，少用冗長的、不常用的單詞。以方便讀者快速順暢的理解表達(dá)的意思。例如：用“never”代替“under no circumstances”來表達(dá)“決不”的含義。

2、注意專業(yè)術(shù)語

商務(wù)英語信函寫作的一大特點就是屬于的使用。為了避免造成損失，要熟練地掌握并在信函中正確地使用相應(yīng)的專業(yè)術(shù)語。例如：letter of credit， L/C， CIF， FOB等等。

3、變換句子長度

長句含有大量的信息容易使所要表達(dá)的意圖變得模糊，而短句則表意明確，易于理解。但是如果一封信函中都是短句，又會讓信函變得無聊。所以，在商務(wù)英語信函中要長短句結(jié)合使用。

4、規(guī)劃段落長度

前面提到了句子的長度問題，實際上段落的長度也需注意。信函的起始段落和結(jié)束段落最好不要超過三到四行。主體段落最多不能超過八行。如果主體段落過長，就會使信函結(jié)構(gòu)松散，讓讀者很難抓住關(guān)鍵點；反之，會給讀者留下觀點沒有被充分證明的印象。

5、多用主動語態(tài)

總的來說，與被動語態(tài)相對比，主動語態(tài)的句子更簡潔有力。主動語態(tài)的表達(dá)更容易讓讀者抓住動作的主體，明白是誰在做什么事。一般被動語態(tài)用來陳述一些厭煩的或者未被適當(dāng)執(zhí)行的事情。

商務(wù)英語信函是貿(mào)易雙方進行書面溝通的重要手段。我們在寫此類信函時，一定要牢牢把握其特征，嚴(yán)格遵循其寫作原則，合理有效使用其寫作技巧，從而達(dá)到寫出有效的商務(wù)英語信函的目的。

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作者簡介：宋丹陽（1993.5-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾人，內(nèi)蒙古大學(xué)，英語專業(yè)。