高校信息公開背景下檔案管理研究

丁訓華

摘 要： 高校信息公開是國家信息公開體系的重要組成部分，是政府信息公開在教育領(lǐng)域中的延伸。在高校信息公開背景下，高校檔案管理面臨良好的發(fā)展機遇和巨大挑戰(zhàn)?？赏ㄟ^提高認識、加強檔案管理信息化建設(shè)、正確處理檔案信息公開與保密的關(guān)系和提高檔案人員工作素質(zhì)等舉措完善高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞： 高校 信息公開 檔案管理

隨著我國民主與法制建設(shè)的日益完善，公民個體的權(quán)利意識與日俱增，他們對知情權(quán)的訴求更加強烈，這使得各類信息公開化成為發(fā)展的必然趨勢。2010年9月1日《高等學校信息公開辦法》（中華人民共和國教育部令第29號）正式頒布實施，標志著高校信息公開步入“有法可依”的時代。檔案作為學校各項工作的原始記錄，承載的各類信息是信息公開的重要內(nèi)容。高校檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的要求，做好信息公開環(huán)境下的檔案管理工作，積極參與到信息公開的服務(wù)中。

一、高校信息公開的意義

高校信息公開是當今信息時代民主和法制建設(shè)的重要內(nèi)容，是政府信息公開在教育領(lǐng)域中的延伸，是深化高校政務(wù)公開工作的重要舉措。

1.高校信息公開有利于對學校的民主管理和監(jiān)督，是現(xiàn)代民主社會發(fā)展的必然要求。

高校信息公開是學校民主管理的有效途徑與方法，通過信息公開，可以使高校職權(quán)、程序、辦事結(jié)果、辦事過程、時限、監(jiān)督方式等均為公眾所知。它在方便師生、社會對信息需求的同時，賦予師生及民眾參與民主管理和監(jiān)督的權(quán)利。對于建立健全高校民主管理模式，推進依法治校與依法治教，提高高校管理水平和工作透明度，保障師生員工和社會公眾的知情權(quán)、參與權(quán)、表達權(quán)和監(jiān)督權(quán)等都有十分重要的意義。

2.高校信息公開有助于公眾參與高校管理，是營造和諧校園文化的必然要求。

高校信息公開是促進校園和諧文化形成的重要途徑。信息公開的開展，賦予了師生獲得信息的權(quán)利，為師生員工提供了健康、公平及有序的競爭平臺。此外，高校作為提供社會公共服務(wù)的單位，能夠使社會公眾充分理解目前高校辦學的目標、措施方針，認識高校資源的配置、學科設(shè)置情況、招生就業(yè)情況，可以吸引公眾以主人翁的姿態(tài)，積極參與教育改革，督促高校合理教學配置資源，形成高等學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的強大核心競爭力。

二、高校信息公開背景下檔案管理存在的主要問題

1.認識不足，重視程度不夠。

近年來，雖然我國政府已經(jīng)開始對信息公開制度給予重視，但由于我國民主與法制的發(fā)展起步時間不長，相關(guān)理論研究也不夠，對如何公開高校信息，更好地為廣大公眾服務(wù)研究不夠。首先，高校本身對信息公開重要性的認識不強，高校管理者對信息公開重視和理解程度不夠，特別是信息公開法制觀念薄弱，一些高校甚至沒有意識到實施信息公開工作是學校的義務(wù)。其次，師生員工主動要求高校公開相關(guān)信息的法律意識非常薄弱，普遍缺乏要求學校公開信息的意識，還不知道或不完全知道信息公開是高校的義務(wù)，尚未意識到要求信息公開是法律規(guī)定賦予自身的權(quán)利。最后，公眾對高校信息公開的認知程度不夠，在實施信息公開工作的過程中甚至對信息公開工作存在誤解和顧慮。

2.歸檔意識不強，檔案資料丟失嚴重。

檔案材料是信息公開的前提和基礎(chǔ)。檔案在學校發(fā)展過程中，承載著學校各個階段成長的真實記錄，檔案材料收集是否齊全完整直接影響信息公開工作能否開展。高校信息公開工作要求檔案管理工作做到檔案資料收集及時、準確、齊全、完整。但在現(xiàn)實工作中，一些部門歸檔意識不強，將在行使其職能的活動中形成大量文件保存在個人手中或科室內(nèi)部，不移交檔案部門統(tǒng)一保存，特別隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，更容易造成材料的丟失，導(dǎo)致這部分信息的缺失。此外，檔案人員工作比較被動，缺乏檔案保護意識，往往不能積極主動收集文件材料，造成材料信息的缺失。

3.資金不足，設(shè)備陳舊、落后。

隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，學校各項事業(yè)快速發(fā)展，高校檔案材料的數(shù)量和范圍空前發(fā)展。檔案服務(wù)對象從校內(nèi)擴大到校外各相關(guān)領(lǐng)域，社會公眾對檔案資料的利用率明顯增加，高校檔案利用工作也轉(zhuǎn)為較復(fù)雜的查閱。在如此龐大的信息需求下，高校檔案館原有的館舍面積短缺、檔案管理設(shè)施不全、檔案設(shè)備陳舊、信息化手段滯后等，都已不能勝任當前高校信息公開的需要。目前，我省許多高校經(jīng)費投入不足，經(jīng)費欠缺成為制約檔案工作的瓶頸，盡管一些高校檔案館也建立了數(shù)字檔案館，但是數(shù)字化的程度不高、力度仍然不夠，用戶在網(wǎng)上能夠查找到的信息量還不能滿足需求，嚴重影響了高校信息公開工作的效率。

4.解決保密和公開關(guān)系上認識模糊。

保密和公開是一對矛盾，相互制約，在一定條件下又相互影響，在推行高校信息公開的形勢下，高校檔案信息具有一定的開放性，同時，一部分信息資料具有保密性。高校檔案工作人員常常受傳統(tǒng)“重保輕用”的管理服務(wù)觀念影響，文件一旦進入檔案館存檔后，片面地傾向于保密，忽視了開放和利用，檔案資料通常僅供本單位利用，很少向公眾提供服務(wù)，造成檔案信息資源的浪費。

5.檔案工作人員專業(yè)知識匱乏。

高校檔案人才是高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，影響檔案信息資源的利用。目前，有些高校檔案信息服務(wù)意識還比較淡薄，檔案管理人員思想觀念陳舊，相關(guān)業(yè)務(wù)知識面窄，檔案服務(wù)工作方式仍未完全擺脫被動的服務(wù)模式。高校檔案管理是一項專業(yè)性和技能性較強的工作，而檔案管理人員多是檔案專業(yè)畢業(yè)，學科知識過于單一，對于高校機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)及運作模式并不熟悉。因此，在高校信息公開工作中檔案管理人員會感到知識缺乏，工作效率不高。

三、高校信息公開背景下完善檔案管理的對策

1.提高檔案信息意識，加強對高校檔案信息公開工作的領(lǐng)導(dǎo)。

增強高校檔案信息意識是有效開展高校信息公開工作的必然要求。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)提高對信息公開工作的認識和重視程度，加強對信息公開工作的領(lǐng)導(dǎo)；其次，建立信息統(tǒng)一管理機構(gòu)，成立高校信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組，專門領(lǐng)導(dǎo)高校信息公開的有關(guān)事宜；再次，建立信息公開監(jiān)督機制，制定信息公開收集、管理、發(fā)布等相關(guān)制度，組織專人管理、監(jiān)督信息公開工作。充分發(fā)揮師生員工在高校信息公開中的作用，建立更加合理高效的工作機制。最后，強化檔案管理人員的職業(yè)道德教育和務(wù)實奉獻精神的培養(yǎng)。高校檔案人員作為專業(yè)的檔案信息資源管理者，要正確認識信息公開的重要性和必要性，加大對《高等學校信息公開辦法》的學習宣傳，樹立信息服務(wù)意識，以全新的法治觀念和理論指導(dǎo)高校信息公開工作，在管理檔案信息時，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

2.加強檔案材料收集歸檔工作，保證檔案材料齊全完整。

收集是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，高校檔案材料齊全、完整是高校信息公開工作有效實施的基本前提。因此檔案管理人員要強化主動收集意識，加強與高校各部門的密切聯(lián)系，時刻關(guān)注學校每個階段的中心任務(wù)，積極開展檔案材料的收集工作。檔案管理部門還應(yīng)依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范優(yōu)化工作流程，對歸檔部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以保證高校檔案材料收集齊全、整理規(guī)范。除了傳統(tǒng)文書檔案之外，還要大力拓展收集渠道，拓寬收集范圍，加強照片、聲像、實物、電子等檔案收集力度，保證檔案材料得以及時、準確、齊全、完整地收集。

3.增大資金投入，加快信息化建設(shè)步伐。

高校信息公開工作要求各高校提高信息公開效率和水平。高校檔案管理資金短缺、設(shè)備落后、信息化程度不高，無法運用現(xiàn)代化設(shè)備進行服務(wù)，影響高校信息公開效率。因此，要求各高校加大資金投入，加快信息化建設(shè)步伐。在軟、硬件建設(shè)上給予大力的物質(zhì)支持，完善相關(guān)軟硬件設(shè)備，配備配套的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)施，等等，提高電子檔案信息化管理水平。深化和完善檔案檢索體系，建立自己的檔案網(wǎng)站，向校內(nèi)外提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源在高校信息公開中的作用。

4.正確處理檔案信息公開與保密的關(guān)系，強化高校檔案的服務(wù)功能。

檔案屬于共享資源，強化檔案的服務(wù)功能是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。檔案信息公開工作要求檔案管理更有序、更科學、更適應(yīng)高校的發(fā)展和師生的需求，高校檔案信息公開工作是一個開放又有控制的管理系統(tǒng)。因此，在目前情況下，各高校檔案主管部門以信息公開為契機，積極主動地強化高校檔案的服務(wù)功能，堅持保存、保密與利用開發(fā)相結(jié)合的原則，緊緊圍繞有益于高校的教學、科研等各項工作及時完善檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做到加大開放力度，寬嚴適度，需要保密的嚴格保密，凡是有利于學校發(fā)展的檔案信息資料積極大膽地加以利用，努力做好高校檔案在高校信息公開背景下的保密與開放利用工作。

同時，檔案部門要與保密部門密切加強聯(lián)系，同保密部門對高校信息資料進行合理界定，明確保密范圍，包括向社會、教職工及學生公開的各類檔案信息等。妥善處理信息公開與信息保密之間的關(guān)系，確保學校信息保密安全，穩(wěn)步推進高校信息公開進程。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現(xiàn)代化水平的同時，努力做到不斷提高服務(wù)質(zhì)量，提高利用率，提高檔案信息公開水平。

5.采取多種形式，加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。

高校信息公開工作要求檔案管理人員不僅具有檔案專業(yè)知識，還要有相關(guān)的計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且熟知高校機關(guān)的運作機制等知識。各高校檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，采取各種形式，提高高校檔案管理人員的整體素質(zhì)。通過開展多層次、多形式的教育培訓工作，強化高校專兼職檔案管理人員的理論知識和業(yè)務(wù)技能，加強隊伍建設(shè)。首先，加強原有人員的在職培訓，有目標、有計劃、有步驟地對工作人員進行檔案法律、法規(guī)的學習和新知識、新技術(shù)的培訓，使檔案管理者的綜合素質(zhì)得到提高。其次，引進檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人才，加強隊伍建設(shè)，以提升檔案管理水平。再次，熟知高校機關(guān)的運作機制，加強對已公開現(xiàn)行文件內(nèi)容的熟悉和掌握，及時了解廣大師生最關(guān)心的熱點問題，利用高校信息公開工作需要的檔案館館藏信息、電子文檔的數(shù)據(jù)庫信息、檔案館網(wǎng)絡(luò)信息資源等各種方式，為師生員工提供高效、便捷的信息服務(wù)。

總之，高校信息公開工作給高校檔案管理帶來了發(fā)展機遇，也提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理部門應(yīng)充分認識自身優(yōu)勢，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，拓展檔案利用功能。檔案工作者要抓住機遇、開拓進取，潛心研究高校檔案信息資源服務(wù)與利用的創(chuàng)新工作，實現(xiàn)檔案管理的新突破，使高校檔案工作與時俱進，在高校信息公開工作中發(fā)揮更大作用。

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基金項目：2013 年度常州工程職業(yè)技術(shù)學院教育研究重點課題“高職院校信息公開理論與實踐研究”（課題編號：13JY005），主持人：劉濤。