關(guān)于加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用的思考

馬鴻新

[摘 要]檔案管理部門在對檔案進(jìn)行收集、保存和管理的最終目的是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，所以對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用是檔案管理部門的重要使命，特別是在一些單位中擁有大量的檔案資料，由于其含有大量的信息資源，與實(shí)際工作具有密切的聯(lián)系，所以需要對這部分檔案進(jìn)行不同方式和不同深度的深加工，從而為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案信息資源的價(jià)值得到體現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用

一、檔案信息資源開發(fā)與利用的方式

隨著人們對檔案的重視程度不斷提升，檔案信息資源開發(fā)利用的形式不斷增多。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、進(jìn)行檔案編研。在檔案管理工作中，檔案人員通過原始檔案信息，從繁雜的信息中進(jìn)行精心提煉，使其以出版物及內(nèi)部參考等形式編撰成編研成果，這對于檔案利用者可以有效的節(jié)省時(shí)間，提高了利用效率，而且也使檔案的利用有效的體現(xiàn)出來，充分的體現(xiàn)了檔案保管工作的重要意義。

2、加強(qiáng)檔案室的服務(wù)功能。利用檔案室為使用者提供利用服務(wù)，這是檔案管理工作是最為傳統(tǒng)的工作方式，也是檔案部門最為基本的工作之一。

3、利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的便利性，來為使用者提供檔案信息。這是網(wǎng)絡(luò)普及以來檔案信息資源開發(fā)的新形式，也成為當(dāng)前檔案服務(wù)方式的主要形式。

4、建立現(xiàn)行文件查詢利用中心。這是近幾年檔案部門在檔案開發(fā)利用方面的重要舉措，而且也受到社會各界的廣泛好評。

5、利用檔案展覽來加強(qiáng)對檔案的宣傳，以檔案原件或復(fù)印件為材料，利用展覽的形式將信息進(jìn)行傳遞。

二、檔案信息開發(fā)利用工作中存在不足之處

1、編研成果存在信息衰減和質(zhì)量參差不齊現(xiàn)象

由于編研成果自身要小于檔案原件信息，而且編研過程中編制人員的專業(yè)水平和素質(zhì)高低也存在著差異，所以目前編研成果存在著信息的衰減已是特別普遍的問題。

2、檔案室在提供檔案信息的服務(wù)上，由于缺乏服務(wù)意識，所以在服務(wù)方式上存在著不科學(xué)的地方，導(dǎo)致服務(wù)效率低下，不利于查找及保存，特別是對檔案原件的安全性帶來較大的隱患。

3、網(wǎng)站雖然作為一種新興的檔案服務(wù)方式，但其實(shí)質(zhì)是編研成果的另一種利用方式，無論是建立和后期的維護(hù)工作都屬于編研工作的利用形式。

4、文件查詢利用中心的時(shí)效性較差，因?yàn)閺氖占嚼眯枰欢ǖ臅r(shí)間，所以對檔案部門現(xiàn)行文件的利用必然存在著滯后性。

三、加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的具體建議

1、通過合作來加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用

由于檔案開發(fā)人員存在著專業(yè)素質(zhì)不高的問題，所以通過外引內(nèi)聯(lián)來加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用。同時(shí)還要使檔案工作與社會各方面加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，使其更好的貼近于社會，采取獎(jiǎng)勵(lì)的方法來調(diào)動(dòng)檔案開發(fā)利用優(yōu)秀的單位和個(gè)人開展檔案信息利用的積極性，從而使廣大檔案工作者積極的投身于檔案資源的開發(fā)利用工作中。

2、加快檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工作，所以為了使其能夠更好的提供網(wǎng)上服務(wù)，則需要建立健全數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，以數(shù)字的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過向用戶提供檔案信息、檔案信息加工產(chǎn)品及咨詢等網(wǎng)上服務(wù)。同時(shí)在當(dāng)前各類檔案網(wǎng)站廣泛建立的情況下，需要將檔案同站服務(wù)有效的開民起來，這將是一種新型的檔案利用方式，具有非常好的發(fā)展前景。另外，作為檔案管理部門，還南要充分的利用高校及科研院所的資源，使檔案網(wǎng)站更具廣泛性、交互性，為用戶提供更好的檔案信息服務(wù)。

3、結(jié)合政務(wù)信息公開工作

加大檔案開放力度隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會的快速發(fā)展.檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢。在繼續(xù)堅(jiān)持開展現(xiàn)行文件閱覽中心工作同時(shí)，還要加大檔案的開放力度。分期分批向社會開放檔案信息。并同時(shí)公布開放檔案的目錄。要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案及時(shí)向整個(gè)社會開放。正確處理檔案開放與保密的工作.制定合理、科學(xué)的檔案開放、保密范圍。要正確把握好檔案開放、保密工作.檔案館的工作人員應(yīng)當(dāng)著重培養(yǎng)兩種能力，一是科學(xué)管理檔案的能力。二是閱讀和解析檔案文本的能力和習(xí)慣。我們應(yīng)吸取國外檔案工作較為成熟的經(jīng)驗(yàn)，配備一定數(shù)額的高級職員專門負(fù)責(zé)解讀檔案文獻(xiàn)，為檔案開放工作服好務(wù)，把好關(guān)。

4、加強(qiáng)資源整合

計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中化，提高了整個(gè)社會對檔案信息資源的利用程度。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案信息資源整合。所謂檔案信息資源整合，就是圍繞特定的主題，對分散形式的檔案進(jìn)行信息資源集中.以集中反映某一領(lǐng)域或?qū)ο蟮幕厩闆r。檔案信息資源整合包含傳統(tǒng)式和數(shù)字式兩方面的整合內(nèi)容。這種整合可以更加提高開發(fā)利用檔案信息資源的水平，并可為將來建立數(shù)字化檔案館打好基礎(chǔ)。

5、全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，擔(dān)負(fù)組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質(zhì)。作為信息時(shí)代的檔案工作人員，要使自己成為一名“雜家”。

6、要加大檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新力度

檔案部門要根據(jù)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，加強(qiáng)與其他行業(yè)的聯(lián)系，走出“孤獨(dú)”，了解各行各業(yè)對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、結(jié)束語

檔案開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要我們堅(jiān)持不懈的努力，所以需要全社會都加強(qiáng)對檔案工作的重視，從而積極調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)良好的社會氛圍，使檔案信息得到活起來，為社會主義建設(shè)事業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孟麗君.提升檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)能力方略淺議[J].黑龍江史志.2011（08）

[2]李海容.檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].科技信息.2011（08）.