從人力資源管理看醫(yī)院人事檔案管理

曾紅華

[摘 要]人事檔案管理和人力資源管理之間的聯(lián)系性決定了人事檔案管理水平的提升將會(huì)對(duì)人力資源管理工作提供幫助，醫(yī)院在新時(shí)期的激烈競(jìng)爭(zhēng)中，要以人才為發(fā)展核心，通過(guò)人事檔案管理革新提升人才管理效益，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]人力資源管理；人事檔案管理；效益；服務(wù)；發(fā)展

眾所周知，21世紀(jì)人才的競(jìng)爭(zhēng)是關(guān)鍵，尤其是高素質(zhì)的人才更是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵性因素，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將人力資源管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，將其打造成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的核心內(nèi)容，規(guī)避不良影響，將會(huì)極大的提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于醫(yī)院而言亦是如此。人事檔案管理作為醫(yī)院人力資源管理的重要支柱，其整個(gè)過(guò)程中起著重要的作用。下面我們從人力資源管理的角度對(duì)醫(yī)院人事檔案管理面臨的發(fā)展要求和問(wèn)題加以分析。

一、醫(yī)院人力資源檔案管理與人事檔案管理

人力資源廣義上包括了社會(huì)內(nèi)所形成的腦力與體力兩種資源，尤其是比起物力資源，人力資源的能動(dòng)性決定了它成為核心的本質(zhì)，醫(yī)院以人為主的資源管理模式，能夠有效提升人才利用效率，有助于將人力效益轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效果，促進(jìn)個(gè)人和醫(yī)院的快速成長(zhǎng)[1]。人力資源管理的目標(biāo)是建立一支優(yōu)質(zhì)、高效的人才隊(duì)伍，在醫(yī)院發(fā)展中形成一種長(zhǎng)久有效的促進(jìn)人才自我創(chuàng)新和激勵(lì)的良好機(jī)制。人事檔案作為記錄醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人經(jīng)歷、德才征集和工作表現(xiàn)的記錄文件，以檔案的形式存在，服務(wù)于醫(yī)院的人事管理活動(dòng)，通過(guò)對(duì)人才記錄和活動(dòng)情況分析，形成有價(jià)值的情報(bào)判斷，幫助將人才分配在最合適的崗位上，形成醫(yī)院內(nèi)人才的高效開(kāi)發(fā)。

人事檔案是新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，其主要內(nèi)容分別包括考察和了解員工，為醫(yī)院人事調(diào)動(dòng)和管理提供依據(jù)，人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展中能夠?yàn)槿肆Y源管理提供有效依據(jù)，形成醫(yī)院人事管理的支柱，是構(gòu)建醫(yī)院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發(fā)展。人力資源的管理的實(shí)現(xiàn)需要人事檔案管理提供有效的認(rèn)識(shí)信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務(wù)[2]。只有在做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)之上，才能夠充分發(fā)揮其對(duì)于人力資源管理方面的積極作用，進(jìn)而提升醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。在新的時(shí)代背景下，應(yīng)對(duì)嚴(yán)酷的競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展以及醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，提升醫(yī)院人力資源管理水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代人力資源管理對(duì)提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的優(yōu)勢(shì)，將會(huì)是醫(yī)院人事檔案工作未來(lái)的發(fā)展核心。

二、新時(shí)期醫(yī)院人力資源管理對(duì)人事檔案管理的新要求

新形勢(shì)下，對(duì)于醫(yī)院人力資源管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，醫(yī)院的人事檔案想要更好的發(fā)揮其對(duì)于人力資源管理的作用優(yōu)勢(shì)，就要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，不斷進(jìn)行調(diào)整和改革。新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)具體主要體現(xiàn)在以下方面，分別是建立核心價(jià)值體系、多層次評(píng)價(jià)體系和職業(yè)化水平衡量?，F(xiàn)代醫(yī)院核心價(jià)值體系的建立不僅僅是傳統(tǒng)道德方面的醫(yī)療行為，核心價(jià)值所代表的醫(yī)院與醫(yī)療文化已經(jīng)成為了支持醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要力量。多層次的評(píng)價(jià)體系要根基于醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，突破醫(yī)院傳統(tǒng)人事考核模式與現(xiàn)代人力資源管理理論相結(jié)合，多層次多方位多元化的形成對(duì)人力資源的評(píng)價(jià)，分析取得優(yōu)質(zhì)績(jī)效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個(gè)人、各科室與部門，形成新的評(píng)價(jià)和組織模式。職業(yè)化水平的衡量是現(xiàn)代人力資源管理的重要標(biāo)志，職業(yè)化要素由適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的眾多元素，諸如醫(yī)院職工的職業(yè)精神、職業(yè)道德等，從更細(xì)致的地方促進(jìn)人力資源優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮[3]。

醫(yī)院面對(duì)的這些新的發(fā)展趨勢(shì)無(wú)疑對(duì)人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫(yī)院文化，體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的核心價(jià)值體系，為增強(qiáng)醫(yī)院文化競(jìng)爭(zhēng)力添磚加瓦。醫(yī)院評(píng)價(jià)體系的建立與人事檔案關(guān)系極為密切，是構(gòu)建各級(jí)評(píng)價(jià)體系的信息基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院人事信息也要從單一向多層次多元化發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)個(gè)人、團(tuán)體和組織信息的記錄和整理，為醫(yī)院評(píng)價(jià)提供輔助[4]。職業(yè)化趨勢(shì)的出現(xiàn)也要求人事檔案工作要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)與情報(bào)的收集，為更好的利用職業(yè)化各要素提供幫助。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，適應(yīng)人力資源管理新要求

人事檔案管理工作的革新要立足于醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求，依托于新時(shí)期技術(shù)優(yōu)勢(shì)和信息優(yōu)勢(shì)，借鑒國(guó)內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)，積極拓展管理職能，適應(yīng)人力資源管理發(fā)展新趨勢(shì)，為醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升做出貢獻(xiàn)。人事檔案工作的革新可從以下幾個(gè)方面入手：

1.提升服務(wù)意識(shí)

人事檔案管理作為醫(yī)院重要的服務(wù)部分之一，要適應(yīng)發(fā)展需求，端正態(tài)度，更新觀念，以積極主動(dòng)的服務(wù)完成自己的本質(zhì)工作，為醫(yī)院人力資源管理提供更多有效信息，服務(wù)過(guò)程中，要深入與各部門、各科室，加強(qiáng)科室之間溝通交流，加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫(yī)院文化的標(biāo)簽深深根植于本科室，通過(guò)醫(yī)院全體職工的行為和服務(wù)提升其醫(yī)院中的地位，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

2.增強(qiáng)合作意識(shí)

人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機(jī)會(huì)較多，在這個(gè)過(guò)程中，要通過(guò)多種途徑加強(qiáng)與各科室的協(xié)作聯(lián)系，為醫(yī)院實(shí)踐活動(dòng)奠定良好的基礎(chǔ)。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，密切關(guān)注醫(yī)院各部門人事變化，關(guān)注醫(yī)院內(nèi)大小事件，及時(shí)補(bǔ)充和輸入認(rèn)識(shí)檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎(chǔ)[5]。在醫(yī)院的人事活動(dòng)中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強(qiáng)溝通，并從本科室的協(xié)調(diào)功能出發(fā)在醫(yī)院內(nèi)部形成相互聯(lián)合和幫扶的良好風(fēng)氣，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)意識(shí)。

3.強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

現(xiàn)代醫(yī)院在白熱化競(jìng)爭(zhēng)中無(wú)一不說(shuō)明了知識(shí)、人才是決定競(jìng)爭(zhēng)成敗的關(guān)鍵性因素。人事檔案管理部門競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉(zhuǎn)化為對(duì)人才的把握，為人力資源管理部門服務(wù)，縮短信息收集和反饋的時(shí)限，在提升自身服務(wù)效益，強(qiáng)化與其他各科室合作、協(xié)調(diào)的過(guò)程中完成這個(gè)目標(biāo)[6]。競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不僅僅是針對(duì)醫(yī)院外部環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，同時(shí)醫(yī)院部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)形成良性的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，比如對(duì)崗位的責(zé)任意識(shí)、對(duì)醫(yī)院發(fā)展的憂患意識(shí)等，將其引入人力資源管理范疇，通過(guò)相互作用更好的完成醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中創(chuàng)造更好的效益，為醫(yī)院贏得良好的信譽(yù)。

4.科學(xué)的管理制度與檔案分類系統(tǒng)

在人事檔案的管理工作中，要建立起科學(xué)、合理的管理制度，順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)從前不合乎情況的制度進(jìn)行整改，以醫(yī)院發(fā)展需求為基準(zhǔn)，切合實(shí)際應(yīng)用管理需要，建立起更加人性化的管理?xiàng)l例。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，除了要在檔案的收集上保證完整與及時(shí)，還要做好對(duì)各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實(shí)與有效，能夠?yàn)槿肆Y源管理部門的工作服務(wù)，在檔案的整理方面，要科學(xué)建檔，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的管理態(tài)度完成各項(xiàng)工作，與人力資源部門建立直接服務(wù)通道，在互動(dòng)的過(guò)程中對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設(shè)，避免醫(yī)院信息外漏，造成損失，保護(hù)醫(yī)院的利益[7]。

人事檔案分類方面，要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際情況進(jìn)行分區(qū)管理，分類系統(tǒng)的建設(shè)要與醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)同步，利用信息技術(shù)平臺(tái)細(xì)致、完善分類系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)分類格局，建立起更加優(yōu)質(zhì)、高效的分類服務(wù)系統(tǒng)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認(rèn)識(shí)檔案，當(dāng)檔案內(nèi)容的建設(shè)上要注意動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量定性結(jié)合。比如橫向上，除了要關(guān)注醫(yī)院職工的思想水平、政治覺(jué)悟，還要延伸到他的個(gè)人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個(gè)人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現(xiàn)實(shí)。這些只是檔案建設(shè)的其中一個(gè)方面，隨著新形勢(shì)下醫(yī)院在管理上要求越加嚴(yán)格化，更多的信息都可以被充實(shí)內(nèi)檔案，比如近期考核、工資水準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補(bǔ)充內(nèi)容充實(shí)人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對(duì)于人力資源管理部門進(jìn)行人事安排和調(diào)動(dòng)都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫(yī)院內(nèi)部人事工作提供有價(jià)值的參考[8]。

5.醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)

在新形勢(shì)下，人才是醫(yī)院發(fā)展的核心，醫(yī)院必須重視人事檔案管理，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、數(shù)字化，利用有效的人事檔案信息，為醫(yī)院的人才選拔與開(kāi)發(fā)提供有效的決策依據(jù)，從而為醫(yī)院發(fā)展建立起人才信息庫(kù)。基于此，醫(yī)院的人事檔案管理，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，建立起科學(xué)先進(jìn)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，建立醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。人力資源管理部門應(yīng)從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，在人事檔案管理實(shí)踐中，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化中形成的人事檔案信息或?qū)σ延械膱D像、圖片、音像等人事檔案資料實(shí)施數(shù)字化處理（如對(duì)人力資源紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行掃描，圖像資料進(jìn)行格式化轉(zhuǎn)化等），使其形成數(shù)字化的人力資源信息。同時(shí)，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際，積極開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并注重接口的數(shù)據(jù)兼容性，使其與醫(yī)院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互聯(lián)系，做到數(shù)據(jù)共享，確保醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案信息的真實(shí)完整性。其次，醫(yī)院在人事檔案管理中，還需強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，做好人事檔案目錄輸入工作，運(yùn)用規(guī)范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉(zhuǎn)化紙質(zhì)人事檔案時(shí)，還需對(duì)轉(zhuǎn)換后的檔案實(shí)施加密處理，確保其原始性。再次，在醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)中，還需對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置與管理。醫(yī)院的認(rèn)識(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)相應(yīng)的政策與法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)研究，在提升醫(yī)院人力資源部門在檔案管理中的服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案中的各類信息資料進(jìn)行嚴(yán)格控制。在這一過(guò)程中，相關(guān)的管理人會(huì)員應(yīng)運(yùn)用加密技術(shù)，對(duì)于醫(yī)院人事信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)的資料進(jìn)行分類處理與加密設(shè)置，并設(shè)置相關(guān)的認(rèn)證機(jī)制，防止非法用戶的惡意攻擊。

6.引進(jìn)人才

人才的引進(jìn)無(wú)論何時(shí)都是現(xiàn)代醫(yī)院工作的重要組成部分之一。除了要選拔優(yōu)秀的人才之外，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部職工也要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其素質(zhì)，在醫(yī)院內(nèi)部良性的競(jìng)爭(zhēng)氛圍內(nèi)，將會(huì)全面的提升醫(yī)院人才素質(zhì)，這對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展來(lái)說(shuō)是極為有益的，人事檔案管理部門也不外如是。人才是競(jìng)爭(zhēng)的核心，也是成就醫(yī)院未來(lái)發(fā)展前途的關(guān)鍵性因素，要運(yùn)用好這種因素，在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮實(shí)力和優(yōu)勢(shì)，全面提升醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的生存實(shí)力。

新時(shí)期現(xiàn)代醫(yī)院的人力資源管理和人事檔案管理在發(fā)展上都面臨著新的挑戰(zhàn)，如何在新時(shí)期，更好的把握人才、發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于人力資源部門和人事檔案部門提出了新要求?，F(xiàn)代醫(yī)院要迎合時(shí)代潮流，在人事檔案管理上進(jìn)行革新，促進(jìn)人力資源管理水平的提升，為醫(yī)院獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的機(jī)會(huì)而努力。

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