送達管理文書須規(guī)范

穆英哲

在實際工作中，用人單位對勞動者的管理文書不送達或送達不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象屢有發(fā)生，由此而引發(fā)的勞動爭議敗訴案例不斷出現(xiàn)。究其原因：一是個別用人單位不了解管理文書送達的意義，二是用人單位不重視管理文書送達工作，三是少數(shù)用人單位不知道管理文書送達是法定的必經(jīng)程序。為了幫助用人單位正確掌握運用管理文書及時送達，減少在勞動爭議中敗訴現(xiàn)象的發(fā)生，本文重點介紹用人單位管理文書送達及規(guī)范。

【操作要點】

●送達方式

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，目前用人單位解除（終止）勞動合同證明書等管理文書的送達主要有三種方式（見圖1）：直接送達、郵寄送達、公告送達。注意：三種送達形式須依次進行，順序不可顛倒，否則將視為無效。

直接送達。如果能夠直接送達本人，要以書面形式直接送達。向勞動者直接送達勞動管理文書時，必須按照相關(guān)法律規(guī)定會同工會，派專人且2人以上送達，并由勞動者本人簽收。只有勞動者本人不在場時才可以交其同住成年親屬簽收。

郵寄送達。直接送達困難改為郵寄送達的，應(yīng)由用人單位人力資源部門會同工會委派專人到郵電部門辦理郵寄手續(xù)，信件發(fā)出后，要及時進行查詢，以掛號查詢回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。退信的，不能拆封，作為證據(jù)保留。使用郵政特快專遞EMS送達的，也應(yīng)由用人單位人力資源部門會同工會委派專人辦理特快專遞手續(xù)。與掛號信不同的是，在特快專遞單上要寫明送達管理文書的內(nèi)容，即“標(biāo)題”，如：關(guān)于解除XX勞動合同的決定，有合同編號的須注明編號。辦理特快專遞人員要在特快專遞單上分別簽字，不要代簽。快件退回的，不能拆封，作為證據(jù)保留。

公告送達。只有在受送達職工下落不明，或上述兩種方式無法送達的情況下，方可采用公告送達，否則無效。公告送達有兩種形式，即：張貼公告、通過新聞媒介通知。用人單位可以選擇其一。選擇張貼公告送達的。通常的做法是，用人單位人力資源部門會同工會將公告張貼在廠區(qū)大門或者專用告示欄及勞動者工作崗位，并做好記錄，參與人員都要簽字，最好能夠保留影像資料，公告上的落款時間最好與張貼時間保持一致。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過三十日，即視為送達。選擇新聞媒介通知有兩種方式：一是選擇報紙通知的最好選擇在當(dāng)?shù)匕l(fā)行量大、社會影響面廣的報紙進行登載，用人單位要完整保留登載的報紙，報紙出版的日期即為公告之日，經(jīng)過三十日視為送達；二是通過電視通知的，用人單位要保留經(jīng)辦手續(xù)，經(jīng)電視臺確認(rèn)的小樣。同時，還要保留電視播出的時間畫面的截圖，電視臺播出的時間即為通知之日，經(jīng)過三十日視為送達。注意：實際操作中，建議用人單位兩種通知方式同時使用，效果更好。

●未送達的法律后果

送達是用人單位解除勞動合同等管理文書的必經(jīng)程序，如果用人單位沒有向勞動者送達管理文書，將承擔(dān)下列法律后果：

1.受到勞動行政部門的行政處罰；

2.向勞動者賠償相應(yīng)損失；

3.可以認(rèn)定勞動合同沒有解除，勞動關(guān)系依然存在；

4.甚至視同續(xù)簽了無固定期限的勞動合同；

5.用人單位對勞動者做出一定行政處分或者處理不發(fā)生法律效力；

6.勞動者隨時可以主張權(quán)利；

7.在勞動爭議仲裁及訴訟過程中用人單位將處于不利的局面；

8.勞動者發(fā)生意外，用人單位仍要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，如上下班交通事故、疾病等。

【風(fēng)險規(guī)避】

●及時送達。用人單位勞動管理文書一旦發(fā)出，要立即啟動送達程序。送達是解除（終止）勞動合同及處罰等產(chǎn)生法律效力的前提。只有送達勞動者的勞動管理文書才能發(fā)生法律效力，否則，就是廢紙一張。

●查清同住近親屬與受送達勞動者的關(guān)系。在直接送達過程中本人不在的情況下，可以交其同住成年親屬簽收。這里有兩個必備條件：一是必須同?。欢潜仨毥H屬且成年。二者缺一不可。在交其同住成年親屬簽收時，一定要弄清楚該成年親屬與勞動者的關(guān)系，如配偶、父母、子女、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、孫子女、外孫子女。可查看戶口簿、可進行拍照，必要時到當(dāng)?shù)嘏沙鏊M行核實。對文字材料可進行復(fù)印留存。防止出現(xiàn)鄰居、同學(xué)、朋友等無效簽收情況的出現(xiàn)。

●送達必須嚴(yán)格按照法定的程序和方式進行。

●送達必須是書面的，口頭通知無效。

●不能采用委托送達和留置送達。委托送達是指用人單位委托其他員工代為送達解除或終止勞動合同（勞動關(guān)系）通知的行為。委托送達不能保證送達人的中立性、客觀性，有可能因為送達人的原因?qū)е聞趧诱咦罱K沒有能夠真正收到通知。從保護勞動者實體權(quán)利上說，這種送達方式無法保證勞動者在接到解除或終止勞動合同（勞動關(guān)系）通知時的申辯權(quán)，不利于勞動者維護自己的權(quán)利。

留置送達是指在勞動者拒絕簽收用人單位送達的勞動關(guān)系結(jié)束證明文件時，用人單位通過見證人見證，把證明文件留置在受送達人住所的送達方式。這種送達方式同樣不能保證送達的公正性，不利于維護勞動者個人隱私。在實踐中，留置送達往往也難以落到實處。用人單位邀請的見證人如果是本單位職工，就缺乏公正性；如果邀請的是勞動者家屬或鄰居等，又因為這種邀請沒有任何約束力，勞動者家屬或鄰居有可能拒絕簽字證明，最終導(dǎo)致這種送達方式形同虛設(shè)。

●公告送達注意措辭的表述。采取公告送達時，用人單位應(yīng)特別注意公告送達內(nèi)容的措辭和語句表達。公告內(nèi)容應(yīng)當(dāng)以說明解除或終止勞動合同事實為主，以說明解除勞動合同理由為輔，不能在公告中摻雜感情色彩強烈、有損勞動者人格尊嚴(yán)和貶損勞動者勞動能力的話語，以免引發(fā)其他法律糾紛。

●注意送達回證簽收。簽收分兩部分內(nèi)容，一是本人簽字蓋章或摁手?。欢亲⒚魇盏剿瓦_的時間。這里需要注意的是簽收時間一定要認(rèn)真核對，防止出現(xiàn)筆誤或者當(dāng)事人故意簽錯時間，產(chǎn)生糾紛。如，送達時間為2014年5月10日，可當(dāng)事人故意簽成2013年5月10日或者2015年5月10日等。

●保留送達所有資料。勞動爭議仲裁及訴訟過程中，在送達證據(jù)舉證的責(zé)任要求上，用人單位負(fù)有舉證責(zé)任，也就是“舉證倒置”。因此，作為預(yù)防發(fā)生勞動爭議的證據(jù)，用人單位要保留所有送達的證據(jù)。

●拒不簽收的應(yīng)對。解除和終止勞動關(guān)系必須出具書面通知和證明，且必須送達員工，否則，解除和終止勞動關(guān)系決定不生效。其他勞動合同管理文書也必須送達勞動者或其成年親屬。但是，實踐中很多情況是：用人單位給員工出具書面通知和證明時，員工卻拒不簽收；或者員工的成年親屬拒絕簽收；許多員工在勞動合同解除和終止后不辭而別，根本不知去向，這時候很多用人單位束手無策。一方面法律要求用人單位必須證明已經(jīng)書面送達員工，一方面是員工不簽收，單位又沒辦法強迫員工簽收，此時，用人單位應(yīng)當(dāng)采取以下辦法應(yīng)對：

一是在制作員工入職登記表時，增加一欄，內(nèi)容為“公司有關(guān)書面文件、通知無法直接送達給本人時，本人確認(rèn)本表中所填寫的家庭住址為郵寄送達地址”；

二是在勞動合同中增加一個條款：甲方有關(guān)書面文件、通知無法直接送達給乙方時，乙方確認(rèn)勞動合同中所填寫的家庭住址為郵寄送達地址。

郵寄以后，以掛號查詢回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。郵寄回執(zhí)、員工入職登記表或勞動合同文本形成的證據(jù)鏈條，足以證明用人單位已經(jīng)將通知送達了。 責(zé)編/寇斌