基層農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理檔案管理工作探討

董軍

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理事業(yè)正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理向現(xiàn)代農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理加速轉(zhuǎn)變。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案管理是新農(nóng)村務(wù)建設(shè)管理過程中一項(xiàng)十分重要的工作。雖然農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案管理工作不直接作用于新農(nóng)村建設(shè)，但它是農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理在新農(nóng)村規(guī)劃、新農(nóng)村建設(shè)、新農(nóng)村管理工作中的依據(jù)，是農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理進(jìn)行新農(nóng)村建設(shè)的真實(shí)記錄。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理檔案，充分利用農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理管理檔案，對(duì)加快全社會(huì)的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理建設(shè)，提高各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。因此，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理檔案事業(yè)的發(fā)展要跟上新農(nóng)村的前進(jìn)步伐，更好地為新農(nóng)村事業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

由于種種原因。一些基層農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理單位對(duì)檔案工作重視不夠，檔案資料混亂，未能進(jìn)行分類整理，檔案管理制度不健全，主動(dòng)收集檔案的意識(shí)差，檔案信息化弱，這些弊端嚴(yán)重制約著新農(nóng)村的改革與發(fā)展。特別是近年來，各地新農(nóng)村建設(shè)蓬勃開展，投入的新農(nóng)村建設(shè)資金大幅增加，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案資料的收集、整理和信息化、規(guī)范化工作意義更加重大，因些，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案資料的收集、整理和信息化、規(guī)范化工作意義更加重要，因此，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案工作如何改革，如何開展檔案利用工作，如何與農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營工作的新情況、新變化緊密結(jié)合，并努力為其服務(wù)，值得我們農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案工作者進(jìn)行深入的研究和探討。

一、加強(qiáng)農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案收集

農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案的收集整理牽涉部門多、覆蓋范圍廣、工作繁瑣，因此，基層農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營單位的檔案收集工作往往較被動(dòng)，主動(dòng)收集意識(shí)差。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案收集工作，增強(qiáng)“檔案意識(shí)”，營造“農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案，人人負(fù)責(zé)”的濃厚氛圍，激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動(dòng)為主動(dòng)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案的收集要實(shí)行專群結(jié)合，既要明確專門機(jī)構(gòu)專門人員負(fù)責(zé)，同時(shí)各相關(guān)部門、科室也均應(yīng)負(fù)責(zé)搜集相關(guān)資料的職責(zé)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案收集的內(nèi)容應(yīng)包括具體數(shù)據(jù)、聲像資料、請(qǐng)示批復(fù)、圖紙、合同、賬冊(cè)、會(huì)議記錄等，要做到應(yīng)收盡收，應(yīng)納盡納、確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合：一是辦公室收發(fā)文件時(shí)要把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合，二是日常收集與每年年底歸檔案整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。只有將農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案資料收集得更為齊全完整，才會(huì)在今后的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營建設(shè)工作中，把最系統(tǒng)、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給使用者，使其更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、加強(qiáng)檔案的縱向管理

農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營檔案包括農(nóng)村政策性文件、土地流轉(zhuǎn)合同書、農(nóng)村土地使用證復(fù)印件、報(bào)表等方面的資料。文件登記主要是記錄文件的來源、內(nèi)容和去向。各種文件能歷史地反應(yīng)過程，如發(fā)文文件中有發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)往機(jī)關(guān)、簽收、歸入卷號(hào)和備注等項(xiàng)目。文件的登記形式有簿冊(cè)式、卡片式、聯(lián)單式、電子文檔式?？h級(jí)以下基層農(nóng)經(jīng)單位保存的農(nóng)經(jīng)檔案較多，這為檔案的開發(fā)利用提供了基礎(chǔ)。因此，在檔案的縱向管理工作中要注意發(fā)下幾個(gè)方面：

（一）基層單位必須建立本單位統(tǒng)一的農(nóng)經(jīng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。農(nóng)經(jīng)行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是大框架，并不一定完全適合基層單位的檔案管理，基層檔案管理部門應(yīng)在現(xiàn)有各種管理制度的基礎(chǔ)上，通過對(duì)自身檔案的調(diào)查研究，探討制訂更有效、更符合本單位實(shí)際的農(nóng)經(jīng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣做的好處是能夠突出檔案管理的重點(diǎn)，便于對(duì)文書檔案進(jìn)行區(qū)分，從而使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就可以為計(jì)算機(jī)管理和實(shí)現(xiàn)農(nóng)經(jīng)行業(yè)檔案資源共享的打下良好的基礎(chǔ)。

（二）重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員雖然在農(nóng)經(jīng)工程的決策、設(shè)計(jì)、施工和運(yùn)行管理中作出的貢獻(xiàn)并不大，但農(nóng)經(jīng)工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，在農(nóng)經(jīng)工程建設(shè)中往往牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，再加上農(nóng)經(jīng)專業(yè)本身又與財(cái)務(wù)專業(yè)聯(lián)系緊密，由此形成的農(nóng)經(jīng)檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而是以農(nóng)經(jīng)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。因此，農(nóng)經(jīng)工作檔案是農(nóng)經(jīng)科技檔案的重要組成部分，是專業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，它記錄了整個(gè)農(nóng)經(jīng)工作的全過程。要管好、用好這些檔案資料，并進(jìn)行開發(fā)利用，必須對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

三、加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案效益

（一）農(nóng)經(jīng)檔案記錄了農(nóng)經(jīng)的發(fā)展史、建設(shè)史，從另一個(gè)側(cè)面反應(yīng)了人類利用自己和智慧推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的足跡?？梢?，加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案的開發(fā)利用，能充分發(fā)揮農(nóng)經(jīng)檔案的作用。

（二）促進(jìn)檔案資源的共享，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。由于受環(huán)境限制，基層農(nóng)經(jīng)部門或單位的農(nóng)經(jīng)檔案信息相對(duì)閉塞，對(duì)一些好運(yùn)行管理的范本需求大，這為農(nóng)經(jīng)檔案的再利用提供了廣闊的需求市場(chǎng)。通過開發(fā)農(nóng)經(jīng)檔案效益，可以為培養(yǎng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)豐富的農(nóng)經(jīng)行業(yè)人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、加強(qiáng)基層單位農(nóng)經(jīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)

對(duì)分散的檔案進(jìn)行歸類管理，建立網(wǎng)絡(luò)，其原則有三：一是覆蓋范圍要大，相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是基層部門，更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是要專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。基層單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與上級(jí)主管部門聯(lián)網(wǎng)后，可隨時(shí)接受業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)，獲取有關(guān)信息，并可將本單位的信息及時(shí)反饋給上級(jí)主管部門。

五、加強(qiáng)檔案工作人員的管理

（一）農(nóng)經(jīng)檔案工作者應(yīng)樹立責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，深入農(nóng)經(jīng)一線，收集一手檔案資料。這是一項(xiàng)艱苦而又責(zé)任重大的工作，因此，農(nóng)經(jīng)檔案工作者一定要有很強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，要把收集檔案工作的重要環(huán)節(jié)，作為衡量工作優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）要增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí)。在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要把協(xié)調(diào)、協(xié)作作為農(nóng)經(jīng)檔案工作與其他部門聯(lián)系的紐帶。農(nóng)經(jīng)檔案工作不僅僅只是農(nóng)經(jīng)檔案部門的事，更是基層農(nóng)經(jīng)單位和上級(jí)農(nóng)經(jīng)主管部門應(yīng)當(dāng)共同關(guān)注的事情。各級(jí)農(nóng)經(jīng)部門單位所產(chǎn)生的檔案，如不及時(shí)收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。因此，農(nóng)經(jīng)檔案工作者應(yīng)樹立協(xié)調(diào)意識(shí)，加強(qiáng)與基層農(nóng)經(jīng)單位及其部門之間的聯(lián)系溝通，建立農(nóng)經(jīng)檔案協(xié)調(diào)聯(lián)系制度，及時(shí)提供資料，主動(dòng)服務(wù)。

六、加強(qiáng)檔案信息化管理

農(nóng)經(jīng)檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體的，這就要求農(nóng)經(jīng)檔案工作者不僅要具有圖書、情報(bào)和檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支多層次的農(nóng)經(jīng)檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。具體措施可從以下幾個(gè)方面入手：

一要制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專、兼職農(nóng)經(jīng)檔案人員通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，提高農(nóng)經(jīng)檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的能力。

二要引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)農(nóng)經(jīng)檔案工作者現(xiàn)代化的需要。

三要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案工作者信息意識(shí)的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)農(nóng)經(jīng)檔案“重藏輕用”的局面，使農(nóng)經(jīng)檔案人員充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。

四要建立必要的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮農(nóng)經(jīng)檔案管理人員愛崗敬業(yè)和積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動(dòng)作用，提高工作效率和質(zhì)量，增強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。