電子檔案管理弊端的風(fēng)險(xiǎn)控制

周國新

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的紙制文件逐漸被方便、靈活的電子文檔所代替，辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢日益顯現(xiàn)，有利必有弊。由于計(jì)算機(jī)自身存在著一些缺陷，導(dǎo)致電子檔案管理方面容易出現(xiàn)一些問題。針對出現(xiàn)的問題，需要在應(yīng)用電子檔案的時(shí)候，做一些必要的防范措施，讓電子檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于以上的要求，筆者對就電子信息檔案管理弊端的控制和處理進(jìn)行了研究和分析。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)越來越成為人們工作和生活中不可或缺的工具，繪圖、計(jì)算、文檔、購物、娛樂……它滲透了人們生活和工作的方方面面，二十一世紀(jì)就是一個(gè)電子時(shí)代，計(jì)算機(jī)使辦公變得更加方便快捷，大大縮短了辦結(jié)時(shí)間，提高了工作效率。電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存了大量資料，形成電子檔案，方便隨時(shí)調(diào)取，節(jié)約了檔案管理方面的物力、財(cái)力和人力，對于加強(qiáng)檔案管理方面的應(yīng)用技術(shù)革新有著突出作用。不過，在具體的應(yīng)用當(dāng)中來看，電子信息檔案也存在著缺點(diǎn)和問題，例如電子檔案與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，在保管方面有著很大的風(fēng)險(xiǎn)。在防范風(fēng)險(xiǎn)方面，如果沒有做好防范措施和預(yù)案，那就會(huì)出現(xiàn)資料損壞、資料被盜的風(fēng)險(xiǎn)，保密信息外泄，網(wǎng)絡(luò)受到黑客攻擊，給國家或單位造成重大損失。因此，在用電子信息檔案保存重要資料的時(shí)候，需要加強(qiáng)檔案信息的安全，要應(yīng)用一些必要的防范措施，讓信息的安全性得到更加安全的保障。

一、避免信息檔案出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的措施

預(yù)防是做好一切工作的前提，在可預(yù)見或不可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，就需要進(jìn)行提前的遏制處理，這是當(dāng)前我們桂波風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法，也是最為有效的辦法，更是最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的辦法。主要措施有：

1、使用先進(jìn)技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。使用殺毒軟件，經(jīng)常查殺，定期設(shè)置更改密碼。

2、實(shí)施保密制度。為確保信息檔案的安全，檔案的管理單位需要制定嚴(yán)格的保密制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，并且實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，規(guī)定只有相關(guān)的檔案管理人員才能操作，其他人員不得擅自操作。

3、及時(shí)進(jìn)行防護(hù)。為了解決電子信息檔案潛在的危險(xiǎn)因素，設(shè)立專網(wǎng)管理，做到內(nèi)外網(wǎng)分開工作，做好網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)，既能避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞和竊取，又能使得檔案信息的安全。同時(shí)，還要對于一些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，例如外界的U盤未經(jīng)嚴(yán)格殺毒后，不準(zhǔn)插入存儲(chǔ)檔案信息的電腦或設(shè)備里，以確保存儲(chǔ)設(shè)備不被感染病毒，避免造成信息外泄。

二、緩解信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

對于電子信息檔案遭受到的來自外界的一些干擾，當(dāng)務(wù)之急是要降低風(fēng)險(xiǎn)損害，將損失降低到最小，這樣就離不開檔案管理人員的緊急處置，需要將電子信息檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，讓風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)，達(dá)到緩解和降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。

對于緩解電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)來說，主要是采取制定必要的實(shí)施應(yīng)變制度、災(zāi)難恢復(fù)制度、電子信息檔案資產(chǎn)重置等措施，降低和防范電子信息檔案及資產(chǎn)存在的風(fēng)險(xiǎn)問題。我們經(jīng)常采用的風(fēng)險(xiǎn)緩解措施主要有：事前防范、事中終止、事后補(bǔ)救等三個(gè)流程。事前防范，主要是在預(yù)見出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)前，為減少相關(guān)的損失而采取的一些制度、管控的辦法；事中終止，主要是在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控中看到了有可能造成信息檔案的泄漏的危險(xiǎn)，及時(shí)采取電子信息檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)、升級工作；事后補(bǔ)救，主要是在危險(xiǎn)業(yè)已發(fā)生的情況之后，為了減少損失不再發(fā)生類似問題而及時(shí)采取的處理解決辦法。當(dāng)然，對于電子信息檔案的管理來說，不管是發(fā)生哪類的危險(xiǎn)，都要及時(shí)進(jìn)行處理，確保信息檔案的安全。

三、分散信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案的管理流程中，我們經(jīng)常采取的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)方法是轉(zhuǎn)移策略，它在實(shí)質(zhì)上對風(fēng)險(xiǎn)的一種分散，就是將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)換到別的地方去，以此來把業(yè)已存在或正在發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低點(diǎn)，將損失降的越少越好。一般來說，我們可以采取多方面的方法，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，如：通過購買保險(xiǎn)、外包或簽署服務(wù)合同等做法。通過這樣的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移處理后，就可以將復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題變得簡單易行起來，簡單來說就是把危險(xiǎn)進(jìn)行分?jǐn)?，層層設(shè)防，把住危險(xiǎn)入口，確保電子信息檔案的安全。

四、評估信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后，最為緊迫的是積極采取風(fēng)險(xiǎn)防范措施來進(jìn)行及時(shí)的處理，主要是將多種辦法結(jié)合的措施相結(jié)合使用，將風(fēng)險(xiǎn)造成的危害降低在可控范圍內(nèi)。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明安全防范工作未能給予足夠的重視。防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了極大不安全因素和諸多不便。而對于檔案管理人員來說，在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作是極為重要的。為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要提高認(rèn)識，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

綜上，電子信息檔案的管理者和管理單位，對于信息安全一定要時(shí)刻保持清醒的頭腦，切實(shí)提高安全防范意識，要充分認(rèn)識到電子文件的風(fēng)險(xiǎn)是時(shí)時(shí)刻刻存在的，還具有不確定性，而且萬一出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題就會(huì)帶來不可逆轉(zhuǎn)的影響，所以我們一定要對電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)保持高度的認(rèn)識，要將預(yù)防工作看做檔案管理工作中的重中之重，嚴(yán)格執(zhí)行各類風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保管理水平得到全面的提高，力求電子信息檔案安全、無風(fēng)險(xiǎn)，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失具有重要的意義。