高校檔案信息化建設(shè)問題策略研究

涂曉英

[摘 要]當前，高校檔案信息化建設(shè)工作逐步成為新時期文明校園建設(shè)的重要工作內(nèi)容。本文就高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題展開探討，并制定了科學(xué)有效的應(yīng)對策略。對提升高校檔案管理工作水平，優(yōu)化檔案服務(wù)效果，激發(fā)檔案資料綜合應(yīng)用價值，有重要的實踐意義。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；問題；策略

1.檔案信息化工作內(nèi)涵

檔案信息化，即是我國檔案行政管理機構(gòu)通過統(tǒng)一引領(lǐng)，在實踐活動中引入現(xiàn)代化信息手段技術(shù)，對各類檔案資源展開處置管控，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，符合新時期信息化社會發(fā)展建設(shè)對于各類檔案信息的綜合應(yīng)用需要。具體來講即為檔案信息傳輸應(yīng)用、存儲管理、接受等工作全面實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、共享化以及數(shù)字化。檔案管理工作模式則由管理實體資料逐步向著數(shù)字化模式發(fā)展轉(zhuǎn)變。

2.高校檔案工作狀況與特征

高校檔案工作記錄了學(xué)校發(fā)展變革的歷史印記，呈現(xiàn)出重要的作用與價值。近期來講，伴隨高等教育的全面擴充發(fā)展，學(xué)校規(guī)模、數(shù)量、培養(yǎng)學(xué)生、教師人才總量均呈現(xiàn)出穩(wěn)步增長的趨勢。每年度大量的檔案資料變化更新、管理維護，給新時期高校檔案管理工作提出了全新的考驗與挑戰(zhàn)。

目前高校檔案管理工作具體顯現(xiàn)為下述幾方面特征：首先，檔案類別眾多，同時需要較大的工作量。基于高校特殊的環(huán)境，在行政管理、教學(xué)科研、學(xué)生培養(yǎng)等多層面均形成了豐富多樣的檔案資料，不論管理或是維護均耗費了較多的人力以及物力資源。同時，高校檔案工作需要進行頻繁的遠距離傳輸。例如學(xué)籍檔案，學(xué)生在考入學(xué)校、畢業(yè)、走向社會就業(yè)以及繼續(xù)深造之后，較多檔案需要跨區(qū)域遠距離的進行傳輸；其次，高校檔案信息化管理工作水平還有待進一步提升。基于資金成本投入沒能跟上，較多高校檔案開展信息化建設(shè)過程中的基礎(chǔ)設(shè)施管理存在一定滯后性。各類檔案多為紙質(zhì)媒介保存。而電子信息檔案管理工作僅僅發(fā)揮了檢索應(yīng)用、交換以及管理備份等功能。文檔綜合一體化管理體系仍舊處在初期發(fā)展階段，沒能全面發(fā)揮計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在檔案工作中的具體作用。另外，高校應(yīng)用檔案信息資源的總體比率還有待進一步提升，一般來講傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重在管理以及積累各類史料，始終無法擺脫重視館藏輕視應(yīng)用的不良局面。再者，基于手工管理操作方式需要投入大量的人力工作，耗費較多的時間與精力，進而導(dǎo)致檔案信息總體應(yīng)用率無法全面提升，不能體現(xiàn)較強的時效性。再者，高校檔案管理工作人員整體素質(zhì)水平參差不齊，較多檔案機構(gòu)欠缺專業(yè)技術(shù)人才，特別是檔案以及信息應(yīng)用處理的高端復(fù)合人才更是極為稀缺。較多檔案工作人員應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的水平較低。

3.高校檔案信息化建設(shè)問題與策略

3.1信息分散問題與策略

伴隨辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的廣泛開發(fā)與應(yīng)用，形成了豐富的電子信息文件，較多高校檔案工作系統(tǒng)則較為獨立，不能良好的融入至學(xué)校自動化辦公系統(tǒng)內(nèi)，進而形成了信息化檔案管理接收工作任務(wù)繁重的問題。為此，高校應(yīng)在辦公自動化工作體系之中嵌入基于檔案機構(gòu)為基礎(chǔ)核心，同教學(xué)工作、科研管理、后勤服務(wù)、財務(wù)辦公、人事管理、學(xué)生工作等各個重要職能單位集成融合的檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)在校園網(wǎng)中創(chuàng)建電子文檔自動化上傳的連接窗口，進而可在最快的時間之中實現(xiàn)電子文件檔案的接收以及匯總歸檔工作，真正實現(xiàn)文檔一體化工作目標。

3.2信息安全問題與策略

基于電子文件檔案信息同載體可實現(xiàn)相互分離，加之網(wǎng)絡(luò)入侵、計算機病毒，令文件信息可實時面臨被不良篡改以及盜用的風險。為此，應(yīng)有效應(yīng)對處理安全保密以及服務(wù)應(yīng)用的相互關(guān)系。在制度層面，應(yīng)創(chuàng)建嚴格細致的安全工作制度，配合網(wǎng)絡(luò)管理人員，預(yù)防非法操作現(xiàn)象。在技術(shù)上應(yīng)通過設(shè)定訪問控制權(quán)限、保密處理、安裝防火墻系統(tǒng)，系統(tǒng)中裝設(shè)專項防毒軟件等方式進行防控。在管理上應(yīng)做到定期維護管理，實時升級系統(tǒng)，定期備份文件信息，可通過雙重備份系統(tǒng)、光盤備份以及紙質(zhì)備份等模式，確保檔案信息的可靠安全。

3、3電子文件長久可讀問題與策略

由于電子文件需要借助計算機系統(tǒng)實現(xiàn)識讀，進而導(dǎo)致了其對硬件以及軟件工具的依賴性。目前電子信息技術(shù)手段快速發(fā)展，軟件以及硬件工具更新?lián)Q代頻繁，倘若技術(shù)過時，那么便無法讀取載體之中的數(shù)據(jù)信息。為確保電子檔案長期應(yīng)用壽命，應(yīng)采用豐富媒介手段做好存儲備份。還應(yīng)及時的更新并升級有關(guān)存儲應(yīng)用技術(shù)，進而確保文件信息存儲的可靠安全性以及長久可讀性。

3.4標準化建設(shè)、人員素質(zhì)問題與策略

標準化建設(shè)為高校檔案信息化發(fā)展建設(shè)的核心基礎(chǔ)。當前，由于沒有形成統(tǒng)一一致標準，令工作程度存在差異性。會導(dǎo)致信息孤島問題，并對信息共享形成負面影響。為此應(yīng)加快創(chuàng)建檔案信息工作規(guī)范標準。具體涵蓋文檔管理歸檔、資源標識處理、描述闡釋、管理存儲、應(yīng)用查詢、處理交換以及管理應(yīng)用等，進而逐漸構(gòu)成有關(guān)檔案信息化工作的規(guī)范系統(tǒng)。對于高校檔案人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀問題，應(yīng)注重專業(yè)技能培訓(xùn)，提升工作人員文字處理、綜合研究技能。同時，應(yīng)強化計算機知識以及軟件工具的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，令檔案人員精通現(xiàn)代化信息處理技術(shù)手段，豐富業(yè)務(wù)知識，發(fā)展成為具備雙重知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀人才。

4.結(jié)語

總之，高校檔案信息化建設(shè)工作只有針對自身狀況特征、存在的現(xiàn)實問題，制定科學(xué)的應(yīng)對策略。明確信息化建設(shè)工作重要性，方能開創(chuàng)有利條件，真正實現(xiàn)全面信息化管理，更新傳統(tǒng)工作模式，實現(xiàn)持久全面發(fā)展。

參考文獻：

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