檔案信息服務(wù)活動中開放與保密的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

奚亞娟

[摘 要]本文首先論述了檔案保密與開放問題，得出了檔案信息服務(wù)活動中的開放與保密的協(xié)調(diào)統(tǒng)一關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息服務(wù)活動；開放；保密

一、檔案信息服務(wù)中的開放問題

檔案開放之后，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是以檔案為中心提供利用。具體來講，就是我這有什么就為你提供什么；而在“以人為本”的今天，檔案信息服務(wù)應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，從以“自我”為中心轉(zhuǎn)向以用戶為中心，以用戶的需求為導(dǎo)向。不僅提供用戶需要的檔案信息，更應(yīng)協(xié)助用戶解決具體的疑難問題，這也正是對現(xiàn)代檔案信息服務(wù)者提出更高素質(zhì)要求之所在。

從總的來說，至今為止，我國傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)包括以檔案館為代表的社會檔案信息服務(wù)和以檔案室為代表的內(nèi)部檔案服務(wù)兩大類。由于館、室的機(jī)構(gòu)性質(zhì)不同，導(dǎo)致了兩個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案信息開放存在著差異。

雖然我國檔案館向社會開放檔案，提供檔案信息服務(wù)取得了很大的進(jìn)展，并在不斷拓展服務(wù)內(nèi)容，比如正在風(fēng)行全國檔案館的現(xiàn)行文件提供服務(wù)。但時(shí)至今日，從總體上講，檔案館開放檔案仍具有很大的挖掘潛力，特別是應(yīng)充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)環(huán)境已打破時(shí)空限制和地理位置上的差異，從根本上改變了傳統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)與人們利用信息的渠道。借助網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)高效、快速的信息提供利用和共享。這就要求檔案館應(yīng)注重以用戶需求為導(dǎo)向，尋求最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。因此，在檔案信息資源建設(shè)方面，我國不妨向檔案開放先行的歐美國家學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，尤其要注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的全國統(tǒng)一規(guī)劃、制定標(biāo)準(zhǔn)、分步實(shí)施。

總之，伴隨著我國政府信息公開制度的逐步確立，由機(jī)關(guān)檔案室提供政府文件服務(wù)，由檔案館托管和提供政府文獻(xiàn)服務(wù)，這不僅會豐富檔案信息服務(wù)實(shí)踐，而且還會充實(shí)傳統(tǒng)的檔案信息開放服務(wù)理論。

二、檔案信息服務(wù)中的保密問題

檔案的開放和保密是一個(gè)事物的兩個(gè)方面。在注重檔案信息開放，以發(fā)揮其積極的社會作用的同時(shí)，亦不可忽視檔案擁有者的合法權(quán)益。由于檔案真實(shí)記錄了政治、經(jīng)濟(jì)、社會和科技現(xiàn)實(shí)及過程，保護(hù)當(dāng)事人的利益是檔案信息服務(wù)工作者義不容辭的職責(zé)?！段覈鴻n案法》、《保密法》和知識產(chǎn)權(quán)法等法律法規(guī)都作了規(guī)定，對涉及國家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案文件要控制使用。在大力推進(jìn)政府信息公開的過程中，保密工作仍是不可缺少的。保密工作，無論在檔案館還是檔案室，都必須高度重視，并采取切實(shí)可行的措施。有的學(xué)者提出，在信息開放的問題上，我國可以參照美國等國的做法，考慮將下述信息列為不開放的范圍：與個(gè)人有關(guān)的信息、與法人有關(guān)的信息、與國家安全和公共安全有關(guān)的信息、第三方的商業(yè)秘密及第三方向政府有關(guān)行政機(jī)構(gòu)提供的信息、純屬行政機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理活動的信息、為執(zhí)法而生成的信息等。

隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，一方面，打破了時(shí)間、空間的局限，為人們利用各種信息資源提供了方便、快捷的途徑。因此，信息安全控制問題正日益變得迫切。網(wǎng)絡(luò)信息安全涉及兩個(gè)因素，一是技術(shù)因素，另一是人為因素。為有效解決網(wǎng)絡(luò)效率和安全問題的矛盾。

三、檔案信息服務(wù)活動中的開放與保密的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在檔案信息未開放時(shí)代，檔案信息的保密對象是所有的公民，統(tǒng)治者不需履行向公民公開信息的義務(wù)；而被統(tǒng)治者除了法律明文規(guī)定的義務(wù)外，沒有獲取信息的權(quán)利。這種對公民的的保密原則無疑已成為民主發(fā)展道路上的障礙，它不僅構(gòu)成了全民在享有知情權(quán)上的不平等，而且會滋生信息擁有者和管理機(jī)制的壟斷行為和特權(quán)思想，還可能助長不正之風(fēng)和腐敗弊端的產(chǎn)生。從事物的發(fā)展規(guī)律來看，任何事物沒有絕對的不可公開性，檔案的機(jī)密程度隨著時(shí)間的推移在逐漸淡化，任何檔案的保密都是針對不同利用對象所規(guī)定的保密，任何檔案的開放都是針對不同保密程度的檔案所規(guī)定的開放。如果沒有文檔的保密，所謂的開放就成為言之無物，不是真正意義上的開放；如果只強(qiáng)調(diào)開放而沒有保密，應(yīng)當(dāng)保密的信息一旦泄露，就會危及國家或當(dāng)事人的安全與利益。絕對的保密與絕對的開放同樣是不可思議且不現(xiàn)實(shí)的。

隨著民主政治的推進(jìn)，公民在享受公共信息的知情權(quán)、使用權(quán)的同時(shí)，依法履行對秘密信息的保密也是責(zé)無旁貸的義務(wù)。從檔案信息服務(wù)角度來看，如何正確處理好兩者的關(guān)系，既是檔案信息利用服務(wù)中極為關(guān)鍵的，也是把握難度很大的，因?yàn)闄n案信息服務(wù)中的開放和保密是一對矛盾體?，F(xiàn)實(shí)中，應(yīng)針對不同的用戶、不同的檔案信息內(nèi)容，檔案信息服務(wù)者依照國家的法規(guī)和組織的有關(guān)制度的規(guī)定，在檔案信息提供服務(wù)時(shí)，既不能只強(qiáng)調(diào)開放，簡單地以檔案信息服務(wù)數(shù)量考評檔案工作服務(wù)效果，無原則地?cái)U(kuò)大檔案信息服務(wù)范圍，以致?lián)p害權(quán)益人的利益，造成無法挽回的經(jīng)濟(jì)、政治與安全損失；又不能一味注重保密，限制合理、合法利用，造成人為的秘密擴(kuò)大化，不重視檔案信息的社會服務(wù)功能。就合理、合法保密問題，有學(xué)者曾指出：“保密是一個(gè)普遍存在的社會現(xiàn)象。它是指某些信息的傳播范圍和傳播對象必須進(jìn)行限制和控制的行為、措施。如不實(shí)施這種控制和限制，就有可能對信息的形成者或某一方的利益造成損害，使某些工作活動失去公正性與平等性，無法正常地進(jìn)行下去?！边@樣必將不利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人類進(jìn)步，有悖于全球化的發(fā)展趨勢。因此，在檔案信息服務(wù)過程中，正確處理開放和保密的關(guān)系具有非常重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，這將成為檢驗(yàn)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在日趨社會化、網(wǎng)絡(luò)化和市場化的信息服務(wù)領(lǐng)域是否有競爭力的一個(gè)重要指標(biāo)。

通過對檔案信息服務(wù)作業(yè)系統(tǒng)的質(zhì)量管理、創(chuàng)新管理與效益管理，并適時(shí)地對檔案信息服務(wù)績效做出恰當(dāng)?shù)脑u估，使檔案信息服務(wù)組織白身擁有了發(fā)展的動力、活力和競爭力，

并能夠正確地處理檔案信息開放與保密之間的關(guān)系，才能使檔案信息服務(wù)組織不斷地壯大，以實(shí)現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。

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