大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

許艷芳

摘 要：在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇是并存的，因此，檔案管理技術(shù)人員在具體的工作中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前大數(shù)據(jù)給自身工作所帶來的影響，并從工作實(shí)際情況出發(fā)，采取針對(duì)性措施使大數(shù)據(jù)為自身服務(wù)，增強(qiáng)管理效果。本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)入手，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；分析

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面。因此，要善于抓住機(jī)會(huì)，發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理實(shí)踐中的價(jià)值，將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢有效應(yīng)用在檔案管理中，促進(jìn)檔案資源深層次開發(fā)與利用?；诖?，結(jié)合新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展實(shí)踐，擴(kuò)大交流與共享，轉(zhuǎn)變檔案管理思想和管理模式，積極創(chuàng)新，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，從根本上促使檔案事業(yè)能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，充分發(fā)揮自身的社會(huì)價(jià)值。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨的機(jī)遇

首先，對(duì)檔案管理工作“脹庫”問題可有效解決。主要是在電子文件的廣泛普及之下，檔案管理更加便捷，成本更低。特別是可使用大數(shù)據(jù)技術(shù)中云計(jì)算技術(shù)，能夠在很大程度上增強(qiáng)對(duì)檔案的調(diào)配能力，特別是可根據(jù)檔案具體的處理需求，對(duì)于檔案管理所需要的計(jì)算資源等實(shí)現(xiàn)快速匹配，確保檔案管理工作開展的效率。其次，可在很大程度上增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于受到外界環(huán)境等方面因素的影響，檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)較大，特別是火災(zāi)、等外界因素嚴(yán)重影響到檔案管理質(zhì)量，還有隨著檔案存儲(chǔ)時(shí)間的變長，會(huì)帶來字跡模糊等情況。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作中的這些問題均可得到較好的解決，多數(shù)情況下僅需要占用少量的存儲(chǔ)空間就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高質(zhì)量管理。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

首先，檔案的安全問題。確保檔案安全是檔案管理工作的重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)的支持下，人們對(duì)檔案的調(diào)用、存儲(chǔ)等方面非常便捷，但是這也可能給不法分析帶來了較大的違法可能性，尤其是一些機(jī)密性的檔案，非常容易受到黑客等攻擊，其后果往往非常嚴(yán)峻，國家可能因此受到較大的財(cái)產(chǎn)損失。其次，檔案管理的技術(shù)挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)中，對(duì)于容錯(cuò)計(jì)算較為困難，所包含的算法非常多，特別是當(dāng)前仍舊沒有一款軟件是可做到百分百可靠，所以，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是將系統(tǒng)出錯(cuò)概率控制在一個(gè)可接受的范圍內(nèi)。最后，檔案管理人才挑戰(zhàn)。當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人才綜合素質(zhì)提出了更高要求，但是由于傳統(tǒng)檔案管理的影響，很多檔案管理人員往往年齡也較大，對(duì)于大數(shù)據(jù)這個(gè)“新事物”總體的接受較慢，這在一定程度上降低了檔案管理工作開展的綜合效率。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理中的數(shù)字化工作重視不夠

檔案管理在管理工作環(huán)節(jié)中屬于弱勢的環(huán)節(jié)。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，造成檔案庫房配備及設(shè)備長期得不到改善，經(jīng)費(fèi)不足，專職人員少，檔案管理人員流動(dòng)性大，科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案歸檔困難；一些電子系統(tǒng)和設(shè)備落后甚至缺乏，目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的管理模式中并沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化和電子化管理。

2.2 檔案安全意識(shí)和檔案法制意識(shí)不強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代由于對(duì)數(shù)字化檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案的安全意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案的安全工作不是工作的重點(diǎn)，是一般的常規(guī)業(yè)務(wù)工作，做不做，做的怎么樣不影響檔案整體工作，因而產(chǎn)生了無關(guān)緊要的應(yīng)付思想，致使開展檔案的安全保障工作不能很好落實(shí)。

2.3 檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在檔案收集上，不規(guī)范。檔案收集是檔案存儲(chǔ)保存的前提，目前檔案的收集主要采用采集、零散式方法，并沒有形成統(tǒng)一系統(tǒng)有序的方式，收集制度也不健全；二是檔案整理上，不規(guī)范。在立卷過程中沒有完全按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍；三是檔案利用上，不規(guī)范。對(duì)借閱的檔案，內(nèi)松外緊即對(duì)借閱人督促緊，對(duì)自己工作松，借出的檔案不按時(shí)歸檔，容易造成疏漏和遺失。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下增強(qiáng)檔案管理效果的相關(guān)對(duì)策

3.1 健全檔案管理制度

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于檔案管理工作而言，其發(fā)展空間也得以擴(kuò)展，并且檔案管理工作形式得以創(chuàng)新。然而，在實(shí)際檔案管理工作中，由于缺乏完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作人員義務(wù)與責(zé)任出現(xiàn)錯(cuò)亂，從而導(dǎo)致檔案管理效率不高，因而應(yīng)當(dāng)健全檔案管理制度，從而使其得以更好發(fā)展。在實(shí)際檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)健全監(jiān)督管理制度與信息準(zhǔn)入制度，可依據(jù)規(guī)章制度實(shí)行責(zé)任分配及管理。在應(yīng)用信息準(zhǔn)入制度的基礎(chǔ)上，管理工作人員能夠?qū)π畔⒌闹匾愿用鞔_，并且能夠更好地判斷數(shù)據(jù)信息的可利用性，在此基礎(chǔ)上也就能夠使管理工作人員的壓力得以較大程度的減輕。通過有關(guān)責(zé)任制度，可對(duì)檔案管理工作人員實(shí)行詳細(xì)責(zé)任分工及義務(wù)分工，避免檔案管理工作人員出現(xiàn)工作混亂的情況，并且可保證在問題出現(xiàn)后對(duì)有關(guān)責(zé)任人實(shí)行調(diào)查，使檔案管理工作人員的責(zé)任心及職業(yè)素養(yǎng)能夠得以增強(qiáng)，從而保證更好地進(jìn)行檔案管理。

3.2 對(duì)所有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，可實(shí)現(xiàn)對(duì)所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的統(tǒng)一備份。這對(duì)于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時(shí)，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一共享。這個(gè)工作的高質(zhì)量實(shí)施，需要科學(xué)規(guī)劃與全面的驗(yàn)證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

3.3 推動(dòng)檔案管理信息化與行業(yè)信息化的全面融合

鑒于大數(shù)據(jù)的深遠(yuǎn)影響，檔案信息化建設(shè)需要重視專業(yè)機(jī)構(gòu)的組建。信息化的檔案極具多元化特點(diǎn)，為了保證整體建設(shè)的順利進(jìn)行，檔案管理者要給予正確的指導(dǎo)和支持，強(qiáng)化協(xié)作，部門間積極交流合作。也就是說，檔案管理工作的開展需要與行業(yè)整體信息化發(fā)展相融合，成為這一領(lǐng)域信息化總體規(guī)劃的一部分。只有加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化與行業(yè)發(fā)展的積極融合，有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為整個(gè)行業(yè)決策的制定提供有力的技術(shù)支持。例如，立足事業(yè)單位發(fā)展，檔案信息對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營管理意義重大，能夠在研發(fā)階段、經(jīng)營領(lǐng)域以及管理中發(fā)揮效能。只有對(duì)檔案進(jìn)行高效開發(fā)與應(yīng)用，才能為事業(yè)單位收益的獲取提供巨大支持。

3.4 夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

為了推動(dòng)檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的支持不可缺少，它是檔案信息化建設(shè)的先決條件。以事業(yè)單位為例，其檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的開展會(huì)受到一些不良因素的影響，因此要重視制定有效的應(yīng)對(duì)措施，積極加以完善，避免檔案管理水平不均衡的現(xiàn)象。對(duì)事業(yè)單位而言，在經(jīng)營過程中，如果能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，重視提升管理人員的素質(zhì)和能力，那么，事業(yè)單位整體管理水平就會(huì)得到有效提升，對(duì)經(jīng)濟(jì)受益的獲取意義重大。在相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)，整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，將檔案管理工作簡單地理解為檔案的保管，忽視其作用的多元化。一旦檔案管理制度缺乏完善性，抑或是檔案整體規(guī)范性不足，將導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)工作較為薄弱，很難滿足事業(yè)單位對(duì)檔案的實(shí)際需求，檔案價(jià)值無法體現(xiàn)。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，強(qiáng)化管理體制的健全與完善，提升檔案管理規(guī)范化水平，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)更加穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

3.5 增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前制約大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理效能有效提升的關(guān)鍵因素就是人才素質(zhì)問題。因此，在新時(shí)期應(yīng)當(dāng)培育出符合新時(shí)期需求的管理人員。在具體實(shí)施中，首先需要對(duì)檔案管理人員的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，特別是一些年齡相對(duì)較大的人員，讓其全面認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，這對(duì)于這些人員更為積極主動(dòng)的參與到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時(shí)，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對(duì)性設(shè)置檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，從而讓檔案管理人員能夠及時(shí)有效的掌控好檔案管理效率。此外。在具體培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)注意培訓(xùn)工作開展的形式，防止過多的理論培訓(xùn)方式，針對(duì)性加入實(shí)踐培訓(xùn)內(nèi)容，這對(duì)于保證培訓(xùn)工作開展效果是非常關(guān)鍵的。同時(shí)，對(duì)于檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，可制定出考核制度，這對(duì)全面保證檔案管理培訓(xùn)工作質(zhì)量是非常關(guān)鍵的。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)管理的一種全新方式，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計(jì)算不斷發(fā)展的必然結(jié)果。在進(jìn)行檔案管理的過程中，其需要處理的數(shù)據(jù)就非常多，且給整個(gè)檔案管理效果有著較大的影響。因此，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

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