嚴(yán)格公文管理?提高使用成效

陶建華

摘 要：公文管理與各級行政機關(guān)的日常工作緊密相連，公文管理的效率直接影響到公文的有序流通性和安全保密性，是各級行政機關(guān)順利開展工作的基礎(chǔ)保障。隨著我國政府職能的不斷優(yōu)化，社會主義服務(wù)型新政府的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的公文管理模式已經(jīng)已經(jīng)呈現(xiàn)出一定的滯后性，因此有必要也必須對公文管理模式進(jìn)行改革，對管理手法進(jìn)行優(yōu)化，以提高其使用成效。

關(guān)鍵詞：行政機關(guān)；公文管理；優(yōu)化措施

公文撰寫完成后，在其運轉(zhuǎn)過程的“存放”、“清退”“銷毀”“立卷”“歸檔”等一系列工作屬公文管理范疇[1]。該項工作的重要性毋庸置疑，隨著國家對公文管理工作的不斷重視以及管理學(xué)的不斷發(fā)展，我們的公文管理系統(tǒng)也日漸完善，然而理性思考之后不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的公文管理中仍提效、優(yōu)化的空間。本文僅對這一課題淺談以下幾點思考。

1 建立完善的公文管理機制

首先，公文管理需嚴(yán)格建章立制，強化控制環(huán)境建設(shè)。各級行政機關(guān)的辦公室領(lǐng)導(dǎo)可從公文收發(fā)、辦理、起草、歸檔、保密等各關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，協(xié)助公文管理人員建立完善的公文管理制度，使行政機關(guān)廣文理工作向統(tǒng)一化、規(guī)范化和有序化發(fā)展[2]。此外，應(yīng)設(shè)置單獨的公文、檔案管理室，不可無序放在在辦公室文件柜里，避免查找的繁瑣、信息的泄露以及公文丟失等情況發(fā)生。其次，分類管理，優(yōu)化工作流程。在獨立的公文管理室內(nèi)，可按照不同時期和不同的類別進(jìn)行公文整理、存放，并將不同類型公文進(jìn)行統(tǒng)一的編號，做好相關(guān)的記錄，以便于快速的查閱，同時要保證公文辦公室的保密性。此外，完善公文管理、使用機制。在完善的公文管理制度時，必須設(shè)置兩名以上相關(guān)公文監(jiān)督人員，以便在工作中相互監(jiān)督和約束，進(jìn)而促進(jìn)公文管理工作的順利進(jìn)行。

2 規(guī)范文件傳閱，提高流轉(zhuǎn)效率

首先，公文是各級行政單位的工作導(dǎo)向，是檢驗工作成果的標(biāo)準(zhǔn)，因此在通常情況下公文的傳閱工作相對頻繁，給管理帶來一定難度?？煽紤]凡有傳閱必要的文件，公文管理人員應(yīng)提供單項傳閱服務(wù)和監(jiān)督，打破無序的橫向傳閱模式。也可定期組織重要公文的傳閱，限定每位主體的閱覽時間，閱前、閱后應(yīng)及時做好相關(guān)記錄，比如閱讀人、閱讀起始時間。在文件回收后，管理人員應(yīng)檢查文件的完整性，葉序的準(zhǔn)確性。此外，應(yīng)明確規(guī)定閱卷人的閱覽范圍，嚴(yán)謹(jǐn)帶卷外出，嚴(yán)謹(jǐn)未批準(zhǔn)的私自復(fù)制，確實需要復(fù)印傳閱的應(yīng)由管理人員統(tǒng)一操作，并做好復(fù)印時間、份數(shù)以及發(fā)放范圍記錄工作，進(jìn)行原件和復(fù)印件的同步管理。公文借閱時間一般不能超過一周，不可擅自傳抄、摘錄、應(yīng)用秘密文件，不得隨意擺放，如有丟失應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，密級公文的傳閱應(yīng)須嚴(yán)格當(dāng)天回收。

3 增強公文管理的創(chuàng)新、服務(wù)意識

公文管理創(chuàng)新需要管理者有創(chuàng)新的意識，更要具備創(chuàng)新管理的能力。因此，部門領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要著手積極推進(jìn)公文管理的信息化建設(shè)，提高公文管理的現(xiàn)代化水平。這就需要思想上保持與時俱進(jìn)的理念，并應(yīng)堅持以利國、利民、利于管理的發(fā)展和建設(shè)的工作方向不動搖。一方面，要保證管理工作始終處在正確的政治方向上，敢于開放自己的思想，在工作的同時不放松對國家政策、管理學(xué)知識的學(xué)習(xí)，只有這樣才能使公文管理和流轉(zhuǎn)更有效。此外，結(jié)合各級行政單位的實際情況，在大力建設(shè)服務(wù)型政府的今天，公文管理者要主動走近相關(guān)職員、科室及領(lǐng)導(dǎo)，幫助其完善自身的公文認(rèn)知，公文的借閱、使用、保密等規(guī)范，不斷提升公文管理的有序性、有機性。此外，相關(guān)部門要考察好公文管理人員的專業(yè)水平和政治素養(yǎng)，工作要到位、責(zé)任心、危機意識要強，以切實提高公文的管理和使用水平。

4 加強公文案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

首先，主管辦公室公文管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期開展公文管理工作匯報大會，及時了解單位公文管理工作的情況，針對工作過程中出現(xiàn)的問題，及時布置好解決方案，為以后順利開展工作奠定基礎(chǔ)[3]。其次，主管公文管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該關(guān)心和支持公文管理現(xiàn)代化工作，一方面在合理利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，引進(jìn)優(yōu)秀的公文管理人才，把公文管理現(xiàn)代化作為管理的目標(biāo)之一。保障公文管理工作是各級行政部門的一項重要工程，涉及到公文的收編、整理、檢索、查閱、維護(hù)、搶救、銷毀等多個環(huán)節(jié)，因此必須要對公文管理經(jīng)費進(jìn)行預(yù)算，保障經(jīng)費的合理支出。

5 結(jié)束語

隨著我國物質(zhì)文明、精神文明的不斷建設(shè)和發(fā)展，各級行政機關(guān)的運行管理體系也在不斷的完善，公文管理作為內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，在行政機關(guān)的管理工作中的重要性進(jìn)一步凸顯。因此建立完善的公文管理制度；規(guī)范文件傳閱，提高流轉(zhuǎn)效率；增強公文管理的創(chuàng)新、服務(wù)意識；加強公文案管理的現(xiàn)代化建設(shè)意義深遠(yuǎn)，也是提高公文管理工作效率，提高公文使用成效的有效方法。

參考文獻(xiàn)

[1]劉兆峰.嚴(yán)格公文管理 提高使用成效[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010，02：33-34.

[2]蔡江濤.當(dāng)前公文管理中的問題及解決對策[J].秘書之友，2009，07：33-34.

[3]李梅.提高公文管理水平，適應(yīng)機制創(chuàng)新的需要[J].科技管理研究，2001，03：66-68.endprint