現(xiàn)代高等院校數(shù)字化檔案的備份管理探析

金芳

摘 要：隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，在高校檔案管理中也逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲。但是由于數(shù)字化檔案管理技術(shù)在高校檔案管理中并不成熟，再加之容易受到各種不安全因素的影響，可能導(dǎo)致很多重要的檔案資料丟失，給高校的檔案管理帶來極大的損失。因此，為了提高高校數(shù)字化檔案資料的安全性，筆者認(rèn)為應(yīng)該及時(shí)對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行備份管理，這樣可在各種不安全性因素影響下最大限度減少檔案資料的損失。

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字化檔案；備份管理

在高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中，其將傳統(tǒng)的紙質(zhì)等材質(zhì)的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源并存儲于磁盤、光盤、計(jì)算機(jī)硬盤或者學(xué)校計(jì)算機(jī)中心服務(wù)器等設(shè)備，這樣不僅縮小了檔案資料的保存空間，還便于工作人員檢索、使用檔案資料[1]。但是，數(shù)字化檔案改造也給檔案管理人員提出了一個(gè)新問題，即：當(dāng)數(shù)字化檔案資料被破壞、丟失時(shí)則將對學(xué)校造成巨大的損失。因此，筆者認(rèn)為采取必要的備份管理是降低數(shù)字化檔案資料損失的重要保障手段，對此各個(gè)高校檔案館應(yīng)該重視檔案備份管理的意義、原則及備份方式，并根據(jù)自身實(shí)際情況選擇最佳的備份管理方式，以此來提升數(shù)字化檔案的安全性、實(shí)用性。

1 高校檔案備份的意義、原則

1.1 高校檔案備份的意義

對于高等院校的檔案館而言，其核心工作是就是安全保存檔案資料。在現(xiàn)代化檔案館升級改造中，檔案資料將被轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源，但是在數(shù)字化檔案管理中可能由于各種因素（如：自然災(zāi)害、技術(shù)缺陷及人為操作失誤等）的影響，可能會導(dǎo)致數(shù)字化檔案資源出現(xiàn)丟失、破壞，這將對數(shù)字化檔案管理工作帶來無法估量的損失。因此，高校檔案館在數(shù)字化檔案管理中采取備份管理方式，可最大限度提升數(shù)字化檔案資源的安全性。

1.2 高校檔案備份原則

基于高校數(shù)字化檔案資源的備份管理，筆者認(rèn)為在進(jìn)行備份管理中應(yīng)該遵循以下原則：科學(xué)性、安全性、實(shí)用性、簡單化、自動化、兼容性等，這樣有利于在任何情況下均能夠及時(shí)獲取完整的檔案資源，從而提升數(shù)字化檔案資源的利用率。

2 高校數(shù)字化檔案資源的備份管理方式

高校數(shù)字化檔案資料的備份管理主要是對所有檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行復(fù)制、另存，其主要目的是用于恢復(fù)已經(jīng)被損壞、刪除的檔案數(shù)字資源，這樣可有效保護(hù)高校檔案數(shù)字資源的完整性、安全性。從目前的數(shù)字化檔案資源備份管理現(xiàn)狀來看，高校數(shù)字化檔案資源備份管理方式一般以本地備份、本地備份聯(lián)合異地保存、遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份為主。

2.1 本地備份方式

高校數(shù)字化資料的本地備份方式主要根據(jù)本地檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)情況，利用磁帶、光盤、硬盤對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理。當(dāng)高校檔案館中的檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、破壞，則可以利用本地備份數(shù)據(jù)進(jìn)行快速恢復(fù)。

由于本地備份主要采取階段式備份，也就是說只能對備份前的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，而備份后的檔案數(shù)據(jù)則無法進(jìn)行有效恢復(fù)。本地備份方式的優(yōu)勢在于若數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、破壞后可及時(shí)進(jìn)行人工修復(fù)或者補(bǔ)充，這樣將減少數(shù)字檔案管理的資金投入、運(yùn)營成本低，但是最大的缺點(diǎn)在于：若出現(xiàn)自然災(zāi)難則無法做到對檔案數(shù)據(jù)的有效恢復(fù)[2]。因此，本地備份方式已經(jīng)被很多高校檔案館淘汰，只有個(gè)別學(xué)校由于受到硬件設(shè)施落后、資金不足等因素的影響而仍然采用這種方式。

2.2 本地備份聯(lián)合異地保存方式

本地備份聯(lián)合異地保存方式主要將比較重要的檔案資料的數(shù)據(jù)資備份到磁帶、光盤、硬盤上，然后再被送到異地進(jìn)行保存。在高校數(shù)字化檔案管理中采取這種備份方式，可以在本地備份存儲場所出現(xiàn)災(zāi)難時(shí)，可以利用異地備份數(shù)據(jù)進(jìn)行快速恢復(fù)。

本地備份聯(lián)合異地保存方式與單一采取本地備份相比，由于采取了雙份備份方式，在出現(xiàn)任何意外情況導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或者破壞之后，可啟用異地保存數(shù)據(jù)進(jìn)行快速恢復(fù)。這些備份方式的優(yōu)勢在于存儲量大、運(yùn)營成本低、容易配置，但是缺點(diǎn)也比較明顯，如：備份效率低、備份間隔時(shí)間長，大量數(shù)據(jù)資料無法及時(shí)恢復(fù)等，這樣可能會對檔案數(shù)據(jù)資料的收集、整理、利用等產(chǎn)生一定影響。本地備份聯(lián)合異地保存是我國部分高校的異地備份中心所采取的主要備份方式[3]。

2.3 遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份方式

遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份方式主要是在異地建立一個(gè)熱備份站點(diǎn)，也就是將本地存儲服務(wù)器作為主機(jī)，異地備份站的計(jì)算機(jī)作為備份機(jī)，利用數(shù)據(jù)備份網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)、數(shù)據(jù)共享傳輸系統(tǒng)，采用遠(yuǎn)程備份控制技術(shù)將主機(jī)上的檔案數(shù)據(jù)資料以同步、異步等方式備份到熱備份站點(diǎn)上的備份機(jī)上[4]。

在高校數(shù)字化檔案管理中，遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份方式與上述兩種備份方式相比，其具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：①由于采取了數(shù)字化存儲方式，這樣可最大限度的減少異地備份場地所需空間，這樣比較容易選擇、建立異地?zé)醾浞菡军c(diǎn)；②由于在高校發(fā)展過程中檔案資料逐漸增多，采用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、復(fù)制技術(shù)可以最大限度提高檔案數(shù)據(jù)資料備份效率；③由于在異地建立一個(gè)與本地備份中心一樣的檔案數(shù)據(jù)存儲中心，有利于發(fā)揮數(shù)字化檔案的信息共享能力，提高數(shù)字化檔案的利用率；④從數(shù)字化檔案的安全角度來講，遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份可在本地備份數(shù)據(jù)受損后迅速進(jìn)行恢復(fù)，縮短了數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)間。從目前的應(yīng)用情況來看，遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份方式已經(jīng)成為我國高等院校數(shù)字化檔案備份管理的主要方式。

3 結(jié)語

近年來，我國高校都開始將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理，而在數(shù)字化檔案的備份管理一直是大家比較關(guān)注的問題。在現(xiàn)代高校檔案館在數(shù)字化檔案改造中，為了保證數(shù)字化檔案的安全性，在選擇數(shù)據(jù)備份管理方式方面需充分考慮到自身?xiàng)l件、檔案利用等多方面因素，選擇合理的數(shù)字化檔案備份方式。而隨著高校數(shù)字化檔案工作的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案的備份工作也會隨之逐步完善，這將進(jìn)一步提升高校數(shù)字化檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

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[4] 羅大琦.電子檔案備份策略之我見[J].檔案管理，2012（05）：53-54.endprint