加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理現(xiàn)代化水平

歐全勝

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和科技水平的不斷提高，檔案信息資源的開發(fā)利用越來越受到人們的重視，檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要內(nèi)容，給檔案工作者帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)勇于面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，積極進(jìn)行對(duì)策研究，以自我加壓，變挑戰(zhàn)為機(jī)遇，進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；意義；對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和科技水平的不斷提高，檔案信息資源的開發(fā)利用越來越受到人們的重視，檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要內(nèi)容，給檔案工作者帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義和主要作用

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中指出：各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。這充分說明了檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。

（一）檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)的主要任務(wù)是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案、照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔與電子檔案管理。

（二）檔案數(shù)字化使檔案原始件得到合理保護(hù)。由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，占用了大量的庫存空間，管理成本高，檔案易受損。檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度。一方面能夠發(fā)揮原始件的作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案原件逼真再現(xiàn)。另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化副本建立起來以后，異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。即使發(fā)生不可抗力等因素，也不會(huì)是使這些檔案資料遭到毀滅性的破壞而不可恢復(fù)。

（三）檔案數(shù)字化降低了檔案利用成本，提高了工作效率。數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢已開放檔案，利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

（四）檔案的信息數(shù)字化是一項(xiàng)服務(wù)社會(huì)的高科技工程。數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時(shí)間概念，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)和公眾提供快速有效的服務(wù)，使得社會(huì)資源通過信息的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了共享，因而凸現(xiàn)出檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)跨部門、跨行業(yè)的具有高科技知識(shí)含量的大文化工程。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及檔案安全、保密、整理、搶救，以及數(shù)字化范圍確定、掃描的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量等諸多方面。檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，檔案從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性，同時(shí)數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會(huì)各方面的需求。

與許多發(fā)達(dá)國家的檔案數(shù)字化情況相比，我國的檔案數(shù)字化起步較晚，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展的需要。2013年10月10日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話中指出：盡管國家檔案局在2005年就提出要建立一批數(shù)字檔案館，但到目前為止，全國真正建成的數(shù)字檔案館（室）并不很多。因此，提出了2020年全國檔案館檔案數(shù)字化數(shù)量比2010年翻兩番的硬指標(biāo)，目的就是要強(qiáng)力推動(dòng)檔案數(shù)字化工作，扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

當(dāng)前，檔案界對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法雖提出了質(zhì)疑，但對(duì)新的管理模式引用和推廣也存在著一定的畏難情結(jié)。主要原因有：傳統(tǒng)觀念的根深蒂固，對(duì)新設(shè)備新技術(shù)的操控水平有限，缺乏檔案數(shù)字化方面的人才；檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，各類檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未全面形成；極少數(shù)單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入少，沒有專門的檔案室和專職檔案管理人員，未配備掃描儀、照相機(jī)等基本設(shè)備，檔案數(shù)字化無從談起；數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，由于技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，具有不穩(wěn)定性。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案具有存儲(chǔ)、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。我們要真正立足數(shù)字檔案本身的特性，迎接檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的一系列機(jī)遇與挑戰(zhàn)，認(rèn)真研究解決檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的缺陷和不足，立足實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，聚焦難點(diǎn)、重點(diǎn)，全面加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機(jī)遇。檔案部門應(yīng)該充分發(fā)揮統(tǒng)籌指揮、督促檢查的職能作用，督促各地、各部門嚴(yán)格依照法律、法規(guī)全面加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，切實(shí)作到領(lǐng)導(dǎo)到位、保障到位、經(jīng)費(fèi)到位，千方百計(jì)將傳統(tǒng)的檔案資料信息變成方便被有效快捷引用的實(shí)用信息。

（二）聚焦重點(diǎn)，落實(shí)質(zhì)量控制。檔案數(shù)字化要科學(xué)分類，對(duì)于有條件的，盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并設(shè)計(jì)優(yōu)先位階。對(duì)于那些珍貴重點(diǎn)、獨(dú)享特色和檢索率非常高的檔案，要優(yōu)先數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化建設(shè)要以全面落實(shí)質(zhì)量控制為重點(diǎn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)和研究，提高數(shù)字化處理水平和輸出質(zhì)量。

（三）實(shí)踐為先，加強(qiáng)能力培養(yǎng)。在檔案數(shù)字化的原件選擇上、在數(shù)字化檔案上傳技術(shù)上、在數(shù)字化檔案的加密和安全訪問問題上、在檔案數(shù)字化存在的多方面的法律層面上等等諸多問題，都要加強(qiáng)探索和研究，制定完善的理論體系、制度體系和技術(shù)體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化質(zhì)和量的巨大飛躍。

（四）激勵(lì)引領(lǐng)，強(qiáng)化人才支撐。人才是檔案數(shù)字化的主力軍，傳統(tǒng)的檔案工作者已不能滿足檔案數(shù)字化的需要，必須大力培養(yǎng)一批數(shù)字化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。充分發(fā)揮現(xiàn)有人才的積極性，建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作者在檔案管理實(shí)踐中培養(yǎng)能力、獲取經(jīng)驗(yàn)、積極創(chuàng)新。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機(jī)遇，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，對(duì)檔案館（室）有著多方面的作用和意義。我們應(yīng)勇于面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，積極進(jìn)行對(duì)策研究，自我加壓，變挑戰(zhàn)為機(jī)遇，進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會(huì)記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展及更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1] 中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》

[2] 國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話

[3] 楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國檔案出版社2001年版