淺析EXCEL軟件與UFO報(bào)表的異同

常競(jìng)

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，“電算化會(huì)計(jì)”的應(yīng)用不斷推廣，做為高職院校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)的教師來(lái)說(shuō)，除了掌握會(huì)計(jì)實(shí)賬操作以外，靈活掌握各類電算化軟件，透徹分析各類軟件的特點(diǎn)，比較各類電算化軟件的優(yōu)劣，成為了教師的必修課。所謂傳道授業(yè)解惑，就是要針對(duì)高職學(xué)生的特點(diǎn)，因材施教，深入淺出，多用案列比對(duì)教學(xué)，在學(xué)習(xí)了通用數(shù)據(jù)處理軟件EXCEL的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加深對(duì)電算化專業(yè)軟件用友UFO報(bào)表系統(tǒng)的理解，從而認(rèn)識(shí)到學(xué)科前后的聯(lián)系，形成會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人員應(yīng)有的職業(yè)能力。本文針對(duì)EXCEL軟件與用友UFO報(bào)表系統(tǒng)，進(jìn)行比對(duì)分析，找出它們之間的異同，便于高職學(xué)生更好的理解和掌握各類電算化軟件的使用方法，引導(dǎo)教學(xué)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；高職學(xué)生；EXCEL軟件；UFO報(bào)表系統(tǒng)；異同

引言：會(huì)計(jì)電算化是一門融會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息科學(xué)和管理科學(xué)為一體的交叉學(xué)科，它是現(xiàn)代會(huì)計(jì)科學(xué)的重要組成部分。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，會(huì)計(jì)電算化是為了滿足各企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)需要，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門的協(xié)同合作，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)獲取和處理信息，以提高手工做賬和處理業(yè)務(wù)的效率而產(chǎn)生的管理信息系統(tǒng)。

高職院校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)的學(xué)生大多來(lái)自文科，受計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)局限的影響，在課程教學(xué)環(huán)節(jié)上增加了一定的難度，這些學(xué)生對(duì)計(jì)算機(jī)軟件使用不熟練，表現(xiàn)為學(xué)生的積極性不高、動(dòng)手能力差，而要學(xué)好會(huì)計(jì)電算化課程，除了有扎實(shí)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)以外，必須有計(jì)算機(jī)課程做為前導(dǎo)。

目前大部分職業(yè)院校經(jīng)管類專業(yè)都開(kāi)設(shè)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)課程，主要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基本概念、OFFICE操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用基礎(chǔ)，其中EXCEL軟件會(huì)是該門課程的重點(diǎn)和難點(diǎn)。有的高職院校還會(huì)專門開(kāi)設(shè)一門課程《EXCEL在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用》，讓電算化專業(yè)的學(xué)生對(duì)數(shù)據(jù)處理軟件有一定的認(rèn)識(shí)，能夠靈活的使用。EXCEL具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，加上EXCEL軟件的易得性，不需要繁瑣的安裝，學(xué)生會(huì)經(jīng)常使用，填寫表格、進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，對(duì)比通用易得的EXCEL軟件而言，會(huì)計(jì)電算化專業(yè)軟件也有它的優(yōu)勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化軟件是指統(tǒng)一設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)，并作為商品在市場(chǎng)上銷售的會(huì)計(jì)軟件。目前，會(huì)計(jì)電算化軟件正從簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)向綜合的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，形成以會(huì)計(jì)核算為核心，融管理、計(jì)劃、分析為一體的管理信息系統(tǒng)。電算化可在很大程度上減輕會(huì)計(jì)人員的工作量，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，節(jié)約了資源。但由于會(huì)計(jì)電算化涉及會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識(shí)，再加上它操作的專業(yè)性，對(duì)人才的要求較高，因此，在職業(yè)院校會(huì)計(jì)電算化教學(xué)方面應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)姆绞?，深入淺出，通俗易懂，讓學(xué)生們更能接受會(huì)計(jì)專業(yè)軟件帶來(lái)的便利。

本文就是針對(duì)通用易得的EXCEL軟件和專業(yè)性較強(qiáng)的用友U8電算化專業(yè)軟件，在編制報(bào)表模塊上進(jìn)行比對(duì)，讓學(xué)生從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，了解兩種軟件之間的區(qū)別和聯(lián)系，進(jìn)而深刻掌握電算化軟件的使用方法。

一、EXCEL軟件和UFO報(bào)表系統(tǒng)介紹

EXCEL軟件是OFFICE中的一個(gè)重要主件，它是優(yōu)秀和最常用的電子表格處理軟件之一，是一個(gè)辦公事務(wù)處理的理想工具。它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析能力，提供了豐富的財(cái)務(wù)分析函數(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理函數(shù)及數(shù)據(jù)分析工具。財(cái)務(wù)管理人員可以用它進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，統(tǒng)計(jì)分析等；決策人員可以用它進(jìn)行決策分析；管理人員可以用它進(jìn)行各類銷售及投資交易的圖表分析；辦公人員可以用它管理單位的各種人員檔案，如職工薪酬、業(yè)績(jī)考評(píng)等。

UFO報(bào)表系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)U8中一個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)，它為企業(yè)內(nèi)部各管理部門及外部相關(guān)部門提供綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的會(huì)計(jì)信息，是會(huì)計(jì)電算化的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是財(cái)務(wù)軟件使用最重要、最復(fù)雜的功能。其特點(diǎn)是相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能直接從總賬系統(tǒng)及其它相關(guān)系統(tǒng)中自動(dòng)提取。利用財(cái)務(wù)軟件編制報(bào)表有兩種方式，即利用報(bào)表模板和自定義兩種。其中自定義是定義報(bào)表的格式、數(shù)據(jù)來(lái)源；模板是使用各財(cái)務(wù)軟件自身提供的樣板報(bào)表，結(jié)合單位的實(shí)際情況做適量修改后編制報(bào)表。

二、EXCEL軟件與UFO報(bào)表系統(tǒng)的異同

（一）工作界面上的異同。相同點(diǎn)：工作界面都是窗口化操作，都有菜單、工具欄，對(duì)單元格進(jìn)行操作。EXCEL軟件窗口如圖1所示，UFO報(bào)表窗口如圖2所示。

圖1 EXCEL軟件窗口 圖2 UFO報(bào)表窗口

不同點(diǎn)：EXCEL軟件窗口由工作表組成，一個(gè)文件最多容納255張工作表；UFO報(bào)表窗口由獨(dú)立的報(bào)表.rep文件組成，一個(gè)窗口中最多容納99999張報(bào)表。

EXCEL軟件工作表最多可編輯65536行256列，如圖3所示；UFO報(bào)表系統(tǒng)最多可編輯9999行255列，如圖4所示。

圖3 EXCEL軟件表容量 圖4 UFO報(bào)表系統(tǒng)表容量

（二）格式設(shè)計(jì)的異同。相同點(diǎn)：格式設(shè)計(jì)都可通過(guò)“格式”菜單完成，改變表尺寸、單元格的行高、列寬，都有套用的格式，都可以合并、拆分單元格，可建立圖表、使用模板。

不同點(diǎn)：EXCEL軟件能夠?qū)崿F(xiàn)條件格式的設(shè)置，當(dāng)某些符合條件的單元格區(qū)域應(yīng)用某種特殊的格式顯示；而UFO報(bào)表系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)。

EXCEL軟件單元類型有常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本和自定義；而UFO報(bào)表系統(tǒng)單元類型只有數(shù)值、字符和表樣。

EXCEL軟件提供的模板和UFO報(bào)表系統(tǒng)提供的模板不同。EXCEL軟件提供的模板主要針對(duì)表格的格式來(lái)設(shè)計(jì)，如圖5所示；UFO報(bào)表系統(tǒng)提供的模板主要是常用的行業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表，涉及到數(shù)據(jù)處理內(nèi)在的函數(shù)，如圖5所示。

圖 5 EXCEL軟件模板 圖6 UFO 報(bào)表模板

（三）數(shù)據(jù)處理的異同。相同點(diǎn)：表格數(shù)據(jù)的處理都可通過(guò)對(duì)單元格設(shè)置公式或者函數(shù)實(shí)現(xiàn)；都提供了排序、匯總功能。

不同點(diǎn)：EXCEL軟件編輯報(bào)表保存后的文件類型是.xls工作簿文件；而UFO報(bào)表系統(tǒng)編輯報(bào)表保存后的文件類型是.rep報(bào)表文件。

EXCEL軟件從它提供的單元類型可看出，它能夠?qū)V大的數(shù)據(jù)對(duì)象進(jìn)行編輯處理；而UFO報(bào)表系統(tǒng)通常只針對(duì)總賬系統(tǒng)傳遞來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，針對(duì)性更強(qiáng)。

EXCEL軟件只有一種就緒狀態(tài)，如何設(shè)置單元格就如何顯示內(nèi)容；而UFO報(bào)表系統(tǒng)有兩種工作狀態(tài)，即格式/數(shù)據(jù)狀態(tài)，在格式狀態(tài)下進(jìn)行格式設(shè)計(jì)、編輯公式、設(shè)置關(guān)鍵字，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入關(guān)鍵字、整表重算后顯示報(bào)表內(nèi)容。

EXCEL軟件中沒(méi)有設(shè)置關(guān)鍵字的操作；而UFO報(bào)表中需要在格式狀態(tài)下，定義控制整張報(bào)表數(shù)據(jù)顯示的關(guān)鍵字，如圖7所示。

圖7 UFO報(bào)表里面設(shè)置關(guān)鍵字

EXCEL軟件提供了各類函數(shù)，為用戶對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算和分析帶來(lái)了極大的方便，這些函數(shù)包括財(cái)務(wù)、時(shí)間與日期、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)表、文本、邏輯、信息等；而

UFO報(bào)表系統(tǒng)里的函數(shù)大多是財(cái)務(wù)類函數(shù)。

EXCEL軟件生成的.xls文件可以導(dǎo)入導(dǎo)出UFO報(bào)表系統(tǒng)；而報(bào)表系統(tǒng)產(chǎn)生的.rep文件不能導(dǎo)入到EXCEL軟件中進(jìn)行編輯。

小結(jié)：EXCEL軟件最大的優(yōu)點(diǎn)是可以自行設(shè)計(jì)編輯內(nèi)容和函數(shù)，是一種辦公用的通用表格數(shù)據(jù)處理軟件，它有十分豐富和強(qiáng)大的函數(shù)系統(tǒng)，支持VBA編程，幾乎可以勝任日常的全部表格類工作，運(yùn)行快、操作簡(jiǎn)單方便，但與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)系較少，需要用上宏，才能實(shí)現(xiàn)表單數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)；UFO報(bào)表系統(tǒng)是一種專業(yè)的財(cái)務(wù)表格軟件，專業(yè)性強(qiáng)，可以直接從總賬系統(tǒng)中取數(shù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表。針對(duì)高職經(jīng)管類學(xué)生自身特點(diǎn)，讓學(xué)生熟悉電算化報(bào)表的處理，不是依靠單一講授的教學(xué)模式，而是比對(duì)教學(xué)法，通過(guò)實(shí)際操作，分析出兩種電算化軟件系統(tǒng)的異同，便于理解記憶，搞清楚課程前后的關(guān)聯(lián)，認(rèn)識(shí)到電算化課程開(kāi)設(shè)的必要，提高學(xué)生的積極性，培養(yǎng)學(xué)生靈活處理問(wèn)題的能力，形成善于總結(jié)思考的習(xí)慣，進(jìn)而達(dá)到良好的教學(xué)效果。

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