環(huán)境監(jiān)測全面質(zhì)量管理的質(zhì)量信息工作

摘 要：監(jiān)測質(zhì)量是環(huán)境監(jiān)測的生命線。重視質(zhì)量信息的管理是保證和提高監(jiān)測質(zhì)量的有效方法之一，是推行環(huán)境監(jiān)測全面質(zhì)量管理（TQMEM）一項必不可少的基礎(chǔ)工作。文章探討了質(zhì)量信息的基本要求、流動過程和管理。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測；全面質(zhì)量管理；質(zhì)量信息

環(huán)境監(jiān)測工作十分重要，十分復(fù)雜。監(jiān)測質(zhì)量是監(jiān)測工作的生命線，在環(huán)境監(jiān)測中占有非常重要的地位[1]。重視質(zhì)量信息的管理是保證和提高監(jiān)測質(zhì)量的有效方法之一，但目前對這項工作卻鮮有論述。文章對其作一探討，以期引起大家的重視。

質(zhì)量信息的含義相當(dāng)廣泛，它指的是反映監(jiān)測質(zhì)量和各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的基本數(shù)據(jù)、原始記錄以及成果使用過程中反映出來的各種情報資料，以及國內(nèi)外監(jiān)測質(zhì)量的發(fā)展動向等。

監(jiān)測管理活動，從本質(zhì)上講就是信息流動的過程。監(jiān)測管理活動的對象是人、財、物和各種原始記錄、數(shù)據(jù)，而管理活動的職能則是計劃、組織和調(diào)節(jié)。所謂調(diào)節(jié)，其實就是信息的反饋與控制作用。影響監(jiān)測質(zhì)量的因素是多方面的、錯綜復(fù)雜的。抓好質(zhì)量管理，提高監(jiān)測質(zhì)量，關(guān)鍵要對來自各方面的影響因素有個清楚的認(rèn)識。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理不可缺少的重要依據(jù)，是改進(jìn)監(jiān)測質(zhì)量，改善各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的最直接的原始資料和依據(jù)，也是正確認(rèn)識影響監(jiān)測質(zhì)量諸因素變化、波動內(nèi)在聯(lián)系和掌握提高監(jiān)測質(zhì)量規(guī)律的基本依據(jù)。質(zhì)量信息是監(jiān)測站進(jìn)行監(jiān)測質(zhì)量調(diào)查研究的第一手材料，它能夠及時地反映各方面的影響因素和成果的使用情況，是組織監(jiān)測站內(nèi)外兩個反饋，掌握和提高監(jiān)測質(zhì)量規(guī)律性的基本手段。此外，質(zhì)量信息也為監(jiān)測站上層制定質(zhì)量決策提供依據(jù)。通過收集各種質(zhì)量信息，能夠及時掌握監(jiān)測質(zhì)量滿足使用者要求的程度和水平、監(jiān)測過程中影響質(zhì)量的各種因素的狀態(tài)及其變化的規(guī)律、國內(nèi)外的質(zhì)量水平及其發(fā)展動向等情況。

質(zhì)量信息是制定質(zhì)量方針和具體改進(jìn)措施計劃的依據(jù)。只有以大量的信息為依據(jù)，充分地進(jìn)行綜合分析，才能做出正確的決策。其次，從控制論的觀點看，信息反饋是控制的基礎(chǔ)；質(zhì)量信息反饋，也就是質(zhì)量控制的基礎(chǔ)。沒有質(zhì)量信息反饋，就無所謂質(zhì)量控制，也就談不上質(zhì)量管理。

再次，從質(zhì)量保證的角度看，有關(guān)記錄、文件是向使用者提供的已經(jīng)完成某項活動或達(dá)到什么樣結(jié)果的客觀證據(jù)。由此可知，質(zhì)量信息對于質(zhì)量管理具有十分重要的意義。做好這項工作是推行環(huán)境監(jiān)測全面質(zhì)量管理（TQMEM）一項必不可少的基礎(chǔ)工作。

對質(zhì)量信息的第一手資料進(jìn)行科學(xué)管理，精心研究，經(jīng)過去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里的改造制作，使它們集中地反映出在質(zhì)量上的問題，為加強(qiáng)質(zhì)量管理工作提供切實可靠的依據(jù)，這就是質(zhì)量信息工作所要解決的任務(wù)。

1 質(zhì)量信息的基本要求

為了充分發(fā)揮質(zhì)量信息的作用，必須力求做到：

（1）保證資料、信息的準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是質(zhì)量信息工作的生命。如果提供的資料不正確，就會給質(zhì)量管理帶來極大影響，不僅掌握不了監(jiān)測質(zhì)量的真實情況，而且掌握不了質(zhì)量運動發(fā)展的規(guī)律。因此，實事求是，如實反映情況，是質(zhì)量信息工作的一項紀(jì)律，必須人人遵守。

（2）提供資料的及時性

因為影響監(jiān)測質(zhì)量各方面的因素是在不斷發(fā)展和變化的，經(jīng)常會出現(xiàn)一些新的問題、新的情況、新的信息。只有把它們及時地、如實地反映出來，反饋過去，才能及時采取措施，解決問題。否則，就會貽誤時機(jī)，影響監(jiān)測質(zhì)量。因此，質(zhì)量信息工作必須保持高度的敏捷性，使下情迅速上達(dá)，做好質(zhì)量管理部門和監(jiān)測站領(lǐng)導(dǎo)的耳目。

（3）全面、系統(tǒng)

也就是說，它應(yīng)當(dāng)全面地反映質(zhì)量管理活動的全過程，經(jīng)常反應(yīng)質(zhì)量管理相互聯(lián)系的各個方面，系統(tǒng)地反映其變動情況。只有這樣，才能幫助我們切實掌握監(jiān)測質(zhì)量運動發(fā)展的規(guī)律性，才能起到它在質(zhì)量反饋和積極預(yù)防質(zhì)量問題方面的作用。只有這樣，質(zhì)量信息工作才能真正成為我們認(rèn)識質(zhì)量規(guī)律的有力武器，成為質(zhì)量管理的可靠基礎(chǔ)。

（4）還要求有可追溯性。

2 質(zhì)量信息的流動過程

近年來，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，日益深刻地改變著人類的生產(chǎn)、生活方式?，F(xiàn)在大量的質(zhì)量信息可以通過信息處理系統(tǒng)來進(jìn)行，這將極大地促進(jìn)監(jiān)測質(zhì)量管理水平的提高。監(jiān)測站要利用科學(xué)技術(shù)的新成果，不斷提高質(zhì)量信息的收集、加工整理、傳遞、存貯和檢索等一系列工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，以便去粗取精、去偽存真、便于使用、迅速見效。

2.1 質(zhì)量信息的收集

收集質(zhì)量信息，必須做到可靠、及時、準(zhǔn)確。在質(zhì)量管理工作中應(yīng)當(dāng)掌握哪些方面的質(zhì)量信息呢？主要有這樣三個方面：

（1）從成果實際使用過程中收集有關(guān)監(jiān)測質(zhì)量的信息、原始記錄、數(shù)據(jù)等信息資料。為了便于信息的加工整理，必須先做好質(zhì)量信息形式的標(biāo)準(zhǔn)化工作。就是要使各種原始記錄、報表、文書的格式統(tǒng)一，便于查閱。這不僅可以提高效率，也是實現(xiàn)利用計算機(jī)進(jìn)行質(zhì)量數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)。為了避免質(zhì)量信息失實、失時、片斷零碎，還應(yīng)不斷完善質(zhì)量信息的收集制度。也就是說，在時間上要有期限的對定；在數(shù)量和次數(shù)上要有定量的規(guī)定；在收集和提供的人員上要有崗位責(zé)任的規(guī)定；在收集的基本用語和計算公式上，要有統(tǒng)一運用的規(guī)定。這一切都要用制度固定下來，作為內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。

其收集途徑主要是使用者對監(jiān)測質(zhì)量的評價。監(jiān)測站可以通過使用者對監(jiān)測質(zhì)量問題的反饋，收集各種建議、意見和信息資料，從中了解成果的實際使用效果，找出監(jiān)測質(zhì)量存在的主要缺陷，考慮改進(jìn)意見，以提高成果的適用性、可靠性；對成果質(zhì)量予以肯定的有關(guān)資料加以積累和整理、歸納，鞏固和發(fā)揚成果固有的優(yōu)點。

（2）從實施過程中收集有關(guān)工作質(zhì)量和成果質(zhì)量方面的記錄、數(shù)據(jù)和其他信息資料。這方面資料包括：a.實驗材料的質(zhì)量檢驗測試結(jié)果和保管發(fā)放記錄；b.實施過程的各種原始記錄；c.計量器具（儀器設(shè)備）的使用、調(diào)整和檢修記錄；d.三級審核記錄；e.質(zhì)控數(shù)據(jù)是否在要求范圍之內(nèi)，等等。

對這些資料要隨時整理，及時分析，發(fā)現(xiàn)問題，究其原因，提出建議，促其改進(jìn)。

（3）收集國內(nèi)外同行的監(jiān)測質(zhì)量資料。加強(qiáng)監(jiān)測質(zhì)量管理，提高監(jiān)測質(zhì)量，就要收集和研究國內(nèi)外在監(jiān)測質(zhì)量方面的資料，收集它們在計劃，實施、測試、管理等方面的資料先進(jìn)經(jīng)驗和研究動向。各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員要了解國內(nèi)外監(jiān)測質(zhì)量發(fā)展的新技術(shù)、新水平、新動向和發(fā)展趨勢，進(jìn)而找出差距，使我們趕有目標(biāo)，超有方向。

從以上質(zhì)量信息的來源來看，從計劃直到使用，涉及的科室很多，容易使有關(guān)資料分散。因此，每個監(jiān)測站必須做好有關(guān)原始信息數(shù)據(jù)的記錄、積累，并指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理和分析，定期提出總結(jié)分析報告，進(jìn)行立檔歸檔工作。防止出現(xiàn)“工作干完了，資料也沒有了”，以及僅圖自己方便，把信息數(shù)據(jù)記在自己的頭腦和筆記本上，人一調(diào)走，就無從查考等情況出現(xiàn)。

2.2 質(zhì)量信息的傳遞

質(zhì)量信息量很大，質(zhì)量保證的環(huán)節(jié)又很多，如果信息傳遞渠道不明確，勢必造成信息不通或反饋不及時，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，根據(jù)使用的需要來明確傳遞路線和溝通渠道十分重要。

2.3 質(zhì)量信息的存貯

對各種原始信息加工整理、分類歸納之后，就得到了有實用價值的質(zhì)量信息。為了系統(tǒng)地積累與保管，還應(yīng)做好存貯工作，以便今后重復(fù)使用和參考查詢。建立質(zhì)量信息檔案是解決存貯的主要手段。在建檔時，應(yīng)注意內(nèi)容的系統(tǒng)化和分類的代碼化，這不僅是簡化處理工作的措施，也是提高檢索效率的措施，并且為運用計算機(jī)管理創(chuàng)造了條件。為了提高信息的科學(xué)管理水平和處理、存貯、檢索的效率，必須建立以計算機(jī)應(yīng)用為中心的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

2.4 質(zhì)量信息的反饋

監(jiān)測站要根據(jù)實際情況，建立信息反饋系統(tǒng)，形成從信息的搜集開始，經(jīng)過匯總、傳遞、貯存一直到分析、處理等全過程的閉路質(zhì)量信息反饋系統(tǒng)，從而保證信息的暢通。大量的質(zhì)量情況進(jìn)入信息中心后，經(jīng)過加工整理，如何及時反饋到計劃、實施的各個科室去，使之充分發(fā)揮作用，這是質(zhì)量信息中心的任務(wù)。為了做好質(zhì)量信息的對外反饋，要求做到：

（1）信息管理得有條不紊。要什么有什么，什么時候要，什么時候就能拿出來。

（2）圍繞監(jiān)測和科研課題，進(jìn)行檔案、文獻(xiàn)的文摘索引整理工作，主動地介紹、推薦，充分起到耳目作用。

（3）組織好國外文獻(xiàn)資料的翻譯工作以及國內(nèi)外提高質(zhì)量經(jīng)驗的傳播工作，開展技術(shù)交流活動。

3 質(zhì)量信息的管理

監(jiān)測站要想掌握監(jiān)測質(zhì)量的運動規(guī)律，必須掌握大量的第一手資料，及來自各方面的質(zhì)量信息，而且要做到及時、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。要使這些信息在質(zhì)量改進(jìn)和質(zhì)量管理工作中發(fā)揮其作用，就必須要做好以下幾個方面的工作：

3.1 建立質(zhì)量信息中心

進(jìn)行質(zhì)量信息管理必須有組織的保證。一般可在質(zhì)量管理科室領(lǐng)導(dǎo)下，建立由專人負(fù)責(zé)的質(zhì)量信息中心，負(fù)責(zé)對全監(jiān)測站各個方面的質(zhì)量信息的管理、匯總、貯存、建檔、分析和處理工作，再按科室以及個人的職責(zé)分工，把收集質(zhì)量信息的任務(wù)，落實到人，疏通渠道，明確要求，定出檔案標(biāo)準(zhǔn)和歸檔制度，并將執(zhí)行情況定期公布，及時地向領(lǐng)導(dǎo)和各科室提供準(zhǔn)確的信息。質(zhì)量信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)，即MIS（Management Information System）的一個組成部分，也可以納入監(jiān)測站綜合信息管理的范圍，但質(zhì)量管理科室的人員應(yīng)與MIS的有關(guān)人員密切配合，共同把這項工作做好。

3.2 質(zhì)量信息要實行分級管理

為使各種信息能得到及時和充分的利用，質(zhì)量信息要分級管理。一般來說，分三級管理，即監(jiān)測站——科室——個人，制定專人負(fù)責(zé)，明確職責(zé)和工作內(nèi)容，從而提高信息的利用率。

3.3 加強(qiáng)科室的質(zhì)量信息管理

科室是質(zhì)量信息的一個重要來源，在監(jiān)測站中，許多信息都是來自各個科室，科室的信息管理好壞直接涉及到全站的信息管理。因此，科室要加強(qiáng)這方面的管理，具體有以下要求：

（1）認(rèn)真做好原始記錄。每個操作者都有相應(yīng)的原始記錄。如采樣、分析、質(zhì)控圖等，如果沒有這些原始記錄或者原始記錄不準(zhǔn)確，就有可能會給領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理帶來困難。因此，每個操作者都必須按要求認(rèn)真做好各種記錄，要做到真實、齊全。

（2）及時反饋有關(guān)的質(zhì)量信息。除正常的質(zhì)量信息按規(guī)定定期匯總上報外，對突發(fā)性的質(zhì)量問題要及時向有關(guān)人員反饋，以便及時采取措施，加以改進(jìn)?？剖覂?nèi)要做好記錄，加強(qiáng)管理。

（3）建立相應(yīng)的管理制度。為了保證信息系統(tǒng)的正常運行，必須建立相應(yīng)的管理制度，例如組織網(wǎng)絡(luò)。建立各級信息管理員的職責(zé)，健全信息的分等標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一反饋表的使用辦法及考核標(biāo)準(zhǔn)等。這樣就可以明確各級職責(zé)和工作內(nèi)容，進(jìn)而同質(zhì)量責(zé)任制掛鉤，嚴(yán)格考核，加強(qiáng)各級人員的責(zé)任心，確保信息系統(tǒng)正常運行。

如果一個監(jiān)測站重視信息，重視現(xiàn)場、科室的原始記錄，使信息處理準(zhǔn)確、及時，這樣的監(jiān)測站管理基礎(chǔ)工作就扎實，水平就高?？梢赃@樣說：“管理的藝術(shù)在于駕馭信息”。

參考文獻(xiàn)

[1]薛念濤，馮學(xué)嶺.推行環(huán)境監(jiān)測全面質(zhì)量管理的重要性[J].環(huán)境保護(hù)，1999，8：25.

作者簡介：范久達(dá)（1970-），北京，水工環(huán)程師，本科學(xué)歷。