淺談加強(qiáng)科技檔案的管理和利用

沙翠+張薇

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用愈發(fā)明顯：提高工作效率、降低經(jīng)濟(jì)勞動成本。因此，加強(qiáng)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值，對于從事檔案管理工作的人員具有非同尋常的現(xiàn)實(shí)意義。

但是，筆者根據(jù)對近年所在系統(tǒng)檔案管理利用調(diào)查情況看，科研檔案的管理利用并不容人樂觀，主要是收集不齊全、內(nèi)容不完整，歸檔保存的科研檔案數(shù)量不多，科研檔案的作用遠(yuǎn)沒有真正發(fā)揮出來。究其原因問題主要來自二方面：一是有的領(lǐng)導(dǎo)傳統(tǒng)意識濃厚，認(rèn)為科技步伐發(fā)展很快，過去的成果經(jīng)驗(yàn)用不了多久就被淘汰，沒必要在舊紙堆里花費(fèi)力氣，思想認(rèn)識存在偏頗。二是有的專業(yè)技術(shù)人員思想狹隘、保守，擔(dān)心別人超越自己，接受掌握的知識材料牢牢攥在手里不愿放棄。由于這種傳統(tǒng)思想觀念的存在，對科技檔案開發(fā)利用帶來負(fù)面影響。對此，我們應(yīng)該采取如下措施：

一、加強(qiáng)科技檔案利用工作宣傳。領(lǐng)導(dǎo)重視與否是事業(yè)興衰的關(guān)鍵因素。檔案工作人員要經(jīng)常主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，特別是科技檔案利用情況，從提高工作效率、增強(qiáng)自身實(shí)力、提高社會競爭力等多角度出發(fā)，千方百計(jì)引起領(lǐng)導(dǎo)思想重視，積極爭取工作支持。

二、搞好基礎(chǔ)硬件建設(shè)。做好科技檔案的收集、整理、歸檔等工作是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理人員要充分履行組織賦予的職能，對凡是有關(guān)社會調(diào)研、科學(xué)技術(shù)研究的紙質(zhì)文件、照片、聲像等各種載體檔案材料及時(shí)進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔，努力豐富館（室）藏。不斷加強(qiáng)檔案設(shè)施設(shè)備建設(shè)，檔案櫥柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備配套齊全，檔案編目、查閱、咨詢實(shí)行電腦管理，提升科學(xué)管理檔案手段和工作效率。對部門、單位需要開發(fā)的科研項(xiàng)目，盡可能提供最詳實(shí)檔案信息，提高科技檔案利用率。

三、強(qiáng)化制度管理?？蒲袡n案在業(yè)務(wù)單位占有很大比重，如果沒有制度或缺乏規(guī)范化管理手段要想搞好工作實(shí)難想象。應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)人員對《檔案法》的學(xué)習(xí)教育工作，不斷增強(qiáng)法紀(jì)法規(guī)觀念和集體主義大局觀念，培養(yǎng)樹立自覺歸檔的思想意識，提高職業(yè)人員做好科技檔案資料收集管理的自覺性和主動性。在加強(qiáng)管理的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的科研檔案資料收集及管理制度，將這項(xiàng)工作納入檔案工作指標(biāo)體系，亦納入單位部門的管理指標(biāo)中，制定管理目標(biāo)考核制，與個(gè)人崗位責(zé)任制掛鉤，變軟指標(biāo)為硬指標(biāo)，使每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都能自覺地將科研檔案資料按時(shí)交給檔案管理人員。俗話“獨(dú)木難支”，檔案管理不是一個(gè)人的事情，尤其科技檔案開發(fā)利用往往涉及多個(gè)工作職能部門。因此，在檔案收集、開發(fā)、利用工作中，單位專職檔案管理人員一定要注意與各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員的密切配合，使工作有機(jī)銜接，團(tuán)隊(duì)形成合力，推動檔案事業(yè)和科研利用的雙向發(fā)展。

四、增強(qiáng)工作主動性。檔案管理是手段，利用是目的?？萍紮n案材料不能簡單塵封在檔案庫里束之高閣。檔案管理人員在檔案歸檔之時(shí)應(yīng)將視為重要的科技檔案做出分級標(biāo)示，一旦需要馬上就能提供使用。注意對科研檔案的平時(shí)收集。收集時(shí)要注意檔案的質(zhì)量及檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)狀況，對不完整的材料及時(shí)進(jìn)行調(diào)查、補(bǔ)充，形成完整的科技檔案資料。檔案人員應(yīng)經(jīng)常對業(yè)務(wù)部門（下轉(zhuǎn)第53頁）（上接第51頁）日?？蒲袡n案的形成、收集、歸檔工作的檢查、指導(dǎo)工作，對其中存在的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提出整改建議。檔案人員要增強(qiáng)工作主動性，切實(shí)轉(zhuǎn)變四平八穩(wěn)、觀望等待的傳統(tǒng)工作模式，深入實(shí)際，慮科研人員之所憂，幫科研人員之所需，積極為單位事業(yè)發(fā)展、為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)做貢獻(xiàn)。近年來，我們通過加強(qiáng)對科技檔案規(guī)范化管理，為專業(yè)技術(shù)人員開展社會調(diào)查研究、進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研、爭取科研立項(xiàng)、撰寫科研論文、編撰著作提供了可靠資料，取得了良好的社會經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：河北省婦幼保健中心 河北省人口發(fā)展研究中心）endprint