加強社保檔案在新時期的管理工作

趙明

[摘 要]近年來，國家加大了社會保障制度建設(shè)的力度，社會保障改革也不斷的深入，不僅覆蓋面得以不斷擴大，而且參保人數(shù)、參保人的范圍及流動性也日益增加，這都在很大程度上增加了社保檔案管理工作的難度。在這種新形勢下，社保檔案管理需要不斷的進行規(guī)范，提升管理水平，更好的覆行其服務(wù)職能。文中從社保檔案的內(nèi)容入手，對社保檔案的特點進行了分析，并進一步對社保檔案管理工作的開展提出了具體的建議。

[關(guān)鍵詞]社保檔案；管理；內(nèi)容；特點；建議

社保檔案是指在社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)時所直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。黨在十八大中對完善我國社會保障制度建設(shè)提出了新的要求，而近幾年，社保工作也得以較快的發(fā)展，這就需要對社保檔案管理進行規(guī)范，有效的維護檔案的真實性、完整性和安全性，充分的發(fā)揮社保檔案的服務(wù)作用，提升社保檔案管理工作水。

一、社保檔案的內(nèi)容

社保檔案多以文書、文件、會計憑證、音像和實物等資料構(gòu)成，真實的對參保人的基本資料進行記錄，對參保人履行繳費義務(wù)和享受社保待遇進行全面的反映，其是社保工作進行的重要依據(jù)和基本前提。社保檔案作為參保人員合法權(quán)益得以維護的重要憑證，同時也是社保部門實現(xiàn)科學(xué)管理和提高工作水平的必要條件，其在實踐工作中所管理的檔案大體為六類，分別為文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建設(shè)備檔案和實物檔案。由于檔案的類別不同，所以在進行整理歸檔時所采用的方法也存在著一定的差異性，但無論是對哪類檔案進行整理歸檔，都需要按照安全保管和方便利用的原則進行，嚴(yán)格按照國家檔案管理的規(guī)章制度，同時還要充分的結(jié)合實際工作來對社保檔案進行管理，確保社保檔案的安全性。

二、社保檔案的特點

社保檔案屬于進行專門的管理，所以可以說一項專業(yè)的管理工作，在管理工作中需要充分的考慮到社保檔案自身的特點，努力的提高管理的水平，使社保檔案的作用得到有效的發(fā)揮。

（一）數(shù)量非常龐大

近年來，社會保障制度得以不斷加強和完善，有效的加快了我國社會保障事業(yè)的發(fā)展，目前社保參保人員已開始向農(nóng)村進行蔓延，其目的是想實現(xiàn)全民參保的目標(biāo)，隨著參保人數(shù)的數(shù)量和范圍的不斷擴大，社保檔案的數(shù)量呈不斷增加的趨勢，其數(shù)量非常龐大，社保檔案管理的工作量不斷增加。

（二）社保檔案呈動態(tài)變化

社保檔案是對參保人的基礎(chǔ)情況的真實記錄，這就決定了社保檔案需要隨著個人工作單位及工作關(guān)系的變化而隨著變化，同時社保檔案還與個人的工資變化情況息息相關(guān)，其各項繳費會隨著工資的增減而發(fā)生變化，所以從多個方面可以看出，社保檔案具有動態(tài)變化的特點。

（三）以人為本

由于社保檔案的形成單位是以個人為主，社保檔案是個人參與社會的原始憑證，是維護參保人員合法權(quán)位的重要依據(jù)，所以在檔案管理工作中需要做到以人為本。

（四）規(guī)范性強

社保檔案無論其種類有多大差異，但其在辦理過程中都具有統(tǒng)一的、規(guī)范的力理程序和繳付費標(biāo)準(zhǔn)。而且在社保檔案形成過程中，都使用規(guī)范的記錄卡、登記清冊和報表，不論其是個人或是哪個單位，其所形成社保檔案的材料都具有一致性。

三、加強和規(guī)范社保檔案管理工作的建議

（一）加大宣傳力度，給予充分重視

加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高公民的社會保障意識；積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，增強做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有法可依

國家應(yīng)盡快制定社會保險檔案管理辦法，將社會保險檔案工作納入法制化、規(guī)范化管理。管理辦法應(yīng)就社會保險檔案存儲的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用等作出較為詳實的規(guī)定，以徹底改變社保檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社保檔案管理體系。

（三）健全制度，規(guī)范程序

理順社保檔案工作管理機制。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會記賬簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社保檔案的集中管理。

（四）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)社保檔案的微機一體化管理。各級社保管理部門都應(yīng)購置先進的微機設(shè)備裝備檔案室，為計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社保檔案的各種數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時應(yīng)著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作.

（五）加快信息化建設(shè)

充分利用微機化管理的優(yōu)勢，大力開發(fā)信息資源，發(fā)揮服務(wù)于改革的最大效能。檔案的信息開發(fā)就是對檔案中蘊藏的有價值的信息進行開采和發(fā)掘，廣泛組織信息交流為用戶服務(wù)，如可根據(jù)檔案史料編制若干年的社會保險基金收支計劃，為結(jié)余基金的有計劃投入，使其保值增值提供依據(jù)；可充分利用的檔案信息，大力挖掘整體性人力資源，為人才資源的充分合理利用服好務(wù)；可根據(jù)社會保險基金的遠(yuǎn)程收支結(jié)余情況信息預(yù)測，作為調(diào)整養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)的一項重要依據(jù)等，真正實現(xiàn)由檔案“管理型”向“經(jīng)濟效益型”的轉(zhuǎn)化。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢下，社保檔案管理工作需要及時更新觀念，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在管理工作中不斷進行創(chuàng)新和探索，加強社保檔案管理人員的整體素質(zhì)的提升，確保工作效率和工作水平的提高，加快探索社保檔案現(xiàn)代管理的新模式，從而推動社會保障事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻：

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