電算化模式對會計檔案管理的影響

劉曉紅

[摘 要]針對電算化模式對會計檔案管理工作，介紹了電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響，提出了電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響，探討了電算化模式對會計檔案利用方式的影響，今后，為電算化模式對會計檔案管理管理工作的發(fā)展作出努力。

[關鍵詞]電算化；模式；會計檔案；管理工作

電算化模式是指計算機技術在會計檔案管理工作中的應用。隨著會計檔案電算化模式的發(fā)展，會計檔案和會計檔案管理的內(nèi)涵和外延得到了極大的拓展，呈現(xiàn)出許多新特點，即管理范圍和復雜程度日益加大，財務核算與物資管理效率大幅度提高，同時也使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，減輕了勞動強度，以便更好地參與單位的經(jīng)營決策。

一、電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響

在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到財務報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務的財務憑證、財務賬簿、財務報表及有關的附屬資料。實行電算化以后，所有的財務核算業(yè)務都可通過計算機來完成。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行財務核算、處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化財務信息系統(tǒng)能夠運行的前提條件，又是保證電算化財務信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)、進行故障維護的查詢資料，因而這些資料雖然不是財務核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是如果沒有它們的支持，整個財務核算過程就無法進行，所以必須將其作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

電算化會計檔案需在一定的軟件系統(tǒng)內(nèi)才可調(diào)用，但是目前許多企業(yè)因為沒有將財務軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的財務數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。因此，應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。建議電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數(shù)據(jù)外還應保存對應版本的電算化財務軟件系統(tǒng)版本。但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按規(guī)定建立電算化會計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致了電子數(shù)據(jù)損壞或丟失。因此在歸檔過程中，財務軟件的版本及軟件系統(tǒng)要作為會計檔案的必要部分進行歸檔，以保證電算化會計檔案的完整性和可讀性。

二、電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響

在傳統(tǒng)手工財務工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負債表以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務人員的工作量很大，同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化模式下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行，憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成財務報表，這大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算錯誤。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成檔案時應采取雙套制歸檔方式，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起的整個電算化會計檔案系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存時應遠離磁場，注意防潮、防塵等，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失造成無法挽救的損失。

財務數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的財務數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給財務電算化系統(tǒng)造成嚴重的損失，嚴重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改也不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的保障性工作，如計算機病毒的防范。根據(jù)《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次；備份的軟盤要由檔案管理員辦理存檔手續(xù)，備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

三、電算化模式對會計檔案利用方式的影響

會計檔案室就是會計檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。一是在會計檔案數(shù)字化的基礎上，建立會計檔案數(shù)據(jù)庫，可按會計檔案的內(nèi)容分類建立原始憑證、財務賬簿、指標文件、工作資料等主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的會計檔案資料都錄入計算機，實現(xiàn)資源共享。二是建立完善的會計檔案信息網(wǎng)絡，一方面可以將業(yè)務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉(zhuǎn)換進入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性；另一方面也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，通過電子郵件或BBS等方式開展會計檔案信息咨詢?？傊?，網(wǎng)絡會計檔案的在線管理和使用功能，可大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)會計檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高會計檔案管理能力和質(zhì)量。

參考文獻：

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