疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作存在的問題及解決的途徑

姜偉紅

疾病預(yù)防控制檔案管理工作是疾病控制工作者在防治疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學(xué)技術(shù)活動中長期積累的具有保存價值的各種文字、圖像及其他不同形式的歷史記載資料，對于開展疫情預(yù)測預(yù)報、流行病學(xué)分析、疫情流行規(guī)律研究、保障公共衛(wèi)生安全等具有重要意義，為發(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律提供重要依據(jù)。疾控檔案工作是疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分。因此，疾病預(yù)防控制中心必須做好檔案管理工作。隨著衛(wèi)生疾控事業(yè)的不斷發(fā)展，加強疾控中心檔案管理工作是疾控檔案工作者所面臨的現(xiàn)實問題。當(dāng)前，疾控中心檔案管理工作還存在一些問題，如何對疾控檔案進行管理呢？筆者粗淺的談?wù)剬部貦n案管理工作的一些看法。

一、疾控檔案工作存在的問題

1、檔案收集的范圍不夠廣泛

疾病預(yù)防控制檔案大致有文書、業(yè)務(wù)、會計、設(shè)備、聲像、實物等。目前，疾控中心檔案收集的范圍有的還僅局限于文書檔案的收、發(fā)文件，從而忽視了大量的業(yè)務(wù)檔案的收集。一些基層檔案人員與業(yè)務(wù)科室沒有更好的銜接，所收集的檔案數(shù)目較少、缺少內(nèi)容，這些都是造成檔案收集范圍較小的原因。

2、歸檔材料不完整

案卷的完整性直接影響檔案的利用效果及價值。疾控中心有許多個職能部門（科室），每個部門（科室）的職能不同，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量不一，往往有一些有較高價值的材料被本部門（科室）保存起來，檔案管理人員收集文件材料時難以回收，給檔案的完整性帶來了影響。還有一些具有價值的科技檔案存檔的機率較小，在收集過程中，往往存下來的是文件檔案，有的附件檔案也是該文件的核心，缺少了附件的檔案讓檔案的保存缺少了實質(zhì)意義。對于缺乏專業(yè)知識的檔案員來說，有時容易將疾控內(nèi)容、形式和作用等方面都具有相似之處的文件資料混雜，致使檔案資料重復(fù)或信息冗余；有時則造成了文件缺失，將具有內(nèi)在聯(lián)系的檔案分置，影響了檔案的完整性。另外，疾控中心的攝像、照相設(shè)備都較完整，但對于聲像檔案歸檔意識淡薄，缺乏長遠(yuǎn)的保存觀念，使得一些聲像資料遺失，這也是形成檔案材料不完整的原因之一。

3、歸檔案卷質(zhì)量低

檔案案卷質(zhì)量高低直接影響檔案管理工作的順利開展。有的檔案工作者在檔案歸檔工作中疏忽大意，對檔案的管理和利用都將起到了不利因素。盡管現(xiàn)在規(guī)定了公文歸檔的要求和方法，在歸檔文件中，有些檔案管理人員對卷內(nèi)目錄內(nèi)文件的編號、責(zé)任者、日期、頁次等項紀(jì)錄的不詳，有的對案卷頁數(shù)標(biāo)記不清楚等，這些都將影響到檔案案卷的質(zhì)量。目前，要求檔案歸檔文件的目錄要使用辦公用紙打印出來，但仍有些歸檔的文件或目錄是書寫而成的，在書寫的這些檔案中還會有些字跡不規(guī)范字跡不清晰等問題。這些都是影響檔案歸檔案卷質(zhì)量低的原因。

4、對檔案工作人員重視程度不夠

一些疾控中心的檔案人員幾乎都是兼職的，一個人身兼數(shù)個職位。部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)注，對檔案法律法規(guī)缺乏了解，檔案意識淡薄。還有些單位檔案人員變換頻繁，沒有足夠時間從事檔案工作，有的單位一年換幾個檔案員，使得一年一度的文件不能按時歸檔整理，容易造成檔案積壓甚至流失，對檔案工作者重視程度不夠也是疾控檔案工作存在的問題之一。

二、解決的途徑

1、加強檔案制度建設(shè)

完善的制度體系是實現(xiàn)疾控檔案有效管理的重要保障。加強檔案制度建設(shè)，要以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據(jù)，建立一個符合疾病預(yù)防控制工作實際的檔案管理制度。制定完善的各項規(guī)章制度，并要建立健全疾病預(yù)防控制檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度，建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、專（兼）職檔案人員為具體責(zé)任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進檔案工作的管理。

2、提高案卷質(zhì)量

案卷是檔案的基本保管單位，案卷質(zhì)量提高了，檔案資源才能得到開發(fā)，才能最大限度的發(fā)揮作用，使檔案產(chǎn)生應(yīng)有的社會效益。那么，如何提高案卷的質(zhì)量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內(nèi)容。將那些反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料及監(jiān)測數(shù)據(jù)，且有一定學(xué)術(shù)價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續(xù)性工作中所形成的文件材料進行收集，另外還要將年度所產(chǎn)生的科技檔案相關(guān)資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統(tǒng)性。對所疾控中心所產(chǎn)生的聲像資料整理并進行歸檔，要利用相應(yīng)的設(shè)備，對聲像資料采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質(zhì)量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業(yè)務(wù)的性質(zhì)區(qū)分開來，分類立卷，避免案卷內(nèi)容交叉現(xiàn)象發(fā)生。案卷內(nèi)的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務(wù)，明確歸檔重點，要認(rèn)真細(xì)致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質(zhì)量。

3、對檔案管理人員加強培訓(xùn)

疾病預(yù)防控制檔案工作專業(yè)性強，加之疾控機構(gòu)的衛(wèi)生防病工作針對著各種日益復(fù)雜的公共衛(wèi)生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機構(gòu)檔案管理者要有一定的專業(yè)知識、全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型人才以適應(yīng)疾控檔案的管理。各個疾控中心的兼職檔案人員大多熟悉本部門（科室）業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。所以，要對檔案管理人員進行檔案管理技能、疾病預(yù)防控制專業(yè)知識及疾病預(yù)防控制相關(guān)一些學(xué)科知識的培訓(xùn)，通過學(xué)術(shù)討論、征集論文等形式來提高其業(yè)務(wù)水平。另外，檔案管理人員還要具備計算機、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識，以更好的提高疾控檔案人員的綜合素質(zhì)。疾控檔案人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效地開發(fā)利用檔案信息資源，充分實現(xiàn)其利用價值。