提高會計檔案在企業(yè)中的經(jīng)濟效益

張羽

摘 要：會計檔案在企業(yè)的經(jīng)濟管理中具有重要的作用。但是，近幾年來，在會計檔案管理工作的實際中卻存在著一些制約其發(fā)展并影響企業(yè)經(jīng)濟效益的問題。因此，為了提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，必須將會計檔案進行科學化、規(guī)范化、制度化管理，將會計檔案在企業(yè)中實現(xiàn)最大化利用。

關鍵詞：科學化管理 規(guī)范化管理 制度化管理 檔案利用 經(jīng)濟效益

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（c）0162-01

會計檔案真實的記錄了企業(yè)會計活動的歷史，它具有憑證和參考作用，對企業(yè)的經(jīng)濟活動具有重要的作用。經(jīng)營決策是企業(yè)獲得效益的關鍵所在，而會計檔案是為企業(yè)組織合理的生產(chǎn)經(jīng)營，并且為提高經(jīng)濟效益而提供了決策性依據(jù)，因此，會計檔案的優(yōu)選方案能使企業(yè)的經(jīng)濟效益得到顯著的提高。但是，目前會計檔案管理工作中存在一些問題，制約著其自身的發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，因此，會計檔案的管理必須采取有效的措施進行改善，從而有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1 會計檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏認識，重視力度不夠

會計檔案記載著企業(yè)的歷史，服務著現(xiàn)實的工作，具有承上啟下的作用，但是，這項工作往往不被受到重視，原因在于企業(yè)領導對會計檔案管理工作缺乏認識，他們將注意力都集中于項目的實施，從而忽視了文件材料的整理與歸檔，在議事日程上從未提及會計管理工作，久而久之就造成了會計檔案管理與其業(yè)務相脫離的現(xiàn)象。

1.2 會計檔案管理制度不健全

目前，我國已具有與會計檔案管理相關的法律法規(guī)，如：《會計法》、《檔案法》等，但是，在實施過程中發(fā)現(xiàn)，部分規(guī)定是與實際不吻合的。很多企業(yè)沒有規(guī)范、完善的會計檔案工作，如：未聘請會計檔案管理的專職人員，未設置會計檔案管理專用的庫房，未建立會計檔案立卷、歸檔、儲存、翻閱、銷毀等一系列管理制度，因此，檔案管理工作在制度不健全的情況下進行，必然會影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.3 工作人員的綜合素質有待提高

目前，許多企業(yè)的會計管理工作都是由會計人員兼管，并沒有相應的專職人員。因此會計檔案管理工作者缺乏檔案業(yè)務知識以及相關經(jīng)驗，如：不清楚該項工作的規(guī)范與標準，不懂其基本操作流程等，從而整理出質量不合格的會計檔案案卷，影響企業(yè)做出正確的決策，進而阻礙著經(jīng)濟效益的發(fā)展。

2 推進會計檔案管理、提高企業(yè)經(jīng)濟效益

2.1 加強領導對會計檔案工作的重視

企業(yè)的任何部門只有在被重視的情況下才能得到發(fā)展，因此，企業(yè)領導要重視會計檔案管理工作，具體做法如下：（1）全面普及會計檔案管理工作，組織學習會計檔案管理知識。（2）將會計檔案管理工作提上工作議事日程。（3）進行定期與不定期的檢查。通過這樣的方式不僅提高了領導、職員對檔案工作管理的重視度，更是為提高企業(yè)的經(jīng)濟效益做出了強有力的鋪墊。

2.2 建立完善的會計檔案管理體系

會計檔案管理在科學化、規(guī)范化、制度化的管理體系中會體現(xiàn)出積極的作用，為企業(yè)贏得較好的經(jīng)濟效益。因此，建立完善的會計檔案管理工作體系需要做到以下幾點。

第一，科學化管理。在會計檔案工作中，有的企業(yè)部門或個人經(jīng)常運用瞞報、漏報等非法手段而獲得利益，從而使企業(yè)的會計信息失去了其真實性，大量的偽劣會計檔案為今后的檔案利用留下了嚴重的隱患。正是因為檔案的不科學管理，致使某些事情需要會計檔案證實是，卻找不到任何證據(jù)，從而增加了進一步工作的難度。因此，企業(yè)檔案部門應該加強監(jiān)督、管理力度，建立科學化的檔案管理制度，保證企業(yè)會計檔案信息的真實性，這樣才能更好的為企業(yè)的經(jīng)濟建設服務。

第二，規(guī)范化管理。主要包括：立卷、保管、銷毀三個環(huán)節(jié)，只有嚴格把關，才能使會計檔案管理工作步入規(guī)范化道路。具體做法如下：首先，規(guī)范立卷。裝訂封皮必須運用規(guī)范封面，封粘處應有會計人員印章，完整填寫封面各項內(nèi)容。按月順序將裝訂好的會計檔案放入會計檔案盒，再完整填寫檔案盒的各項內(nèi)容。年終時，必須進行封帳，取出活頁賬簿中的空白頁，保留雖無業(yè)務發(fā)生但已經(jīng)設置的會計科目，然后按順序編排目錄、填寫賬簿使用登記表，將其與賬簿一起裝訂，并封粘裝訂線，加蓋印章，移交保管處。其次，規(guī)范保管。企業(yè)應該建立綜合檔案室，從而確保會計檔案的完整，未建立綜合檔案室的企業(yè)，應該由會計部暫時保管，但必須配備專人負責，并且相關設施必須配置齊全。最后，規(guī)范銷毀。企業(yè)會計檔案銷毀過程必須經(jīng)企業(yè)領導審查后再報上級主管部門批準后方可銷毀。在實施整個銷毀的過程中，必須派遣與其相關的工作人員進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名蓋章。會計檔案的規(guī)范管理將會為企業(yè)的經(jīng)濟效益做出重要的貢獻。

第三，制度化管理。首先應該建立會計檔案管理制度并且必須做到以下幾點：（1）要擁有科學、合理的會計檔案管理制度與規(guī)章。（2）制度必須具備實際可操作性，從而將其指導和規(guī)范作用得到更好的發(fā)揮。（3）制度必須嚴格執(zhí)行，既要約束職工，又要約束領導。（4）制度的執(zhí)行中要堅持其嚴肅性與權威性，必須做到有功必賞、有過必罰。其次，在會計檔案工作的管理上必須嚴格按制度執(zhí)行，會計檔案必須妥善保管，有序存放，以便查找，嚴防銷毀。要進行不定期的會計檔案檢查工作，從而保證其完整性。在利用會計檔案信息時，必須按照嚴格的制度一步一步辦理手續(xù)，只有這樣才能真正做到會計檔案的制度化管理，從而為企業(yè)營造良好的工作氛圍，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.3 提高會計檔案工作人員的綜合素質

會計檔案工作質量的高低決定于會計檔案工作人員對其整個工作過程的了解與熟練程度，因此，提高會計檔案工作人員的綜合素質是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的強有力保障。企業(yè)可通過培訓和考核等形式來篩選和強化會計檔案工作職員，并且統(tǒng)一職員思想，堅持以科學、規(guī)范管理為核心，嚴格遵守企業(yè)各項管理制度，從而營造出一支綜合素質強硬的會計檔案管理隊伍，有效的避免了會計檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問題。

綜上可知，隨著時代的不斷發(fā)展，會計檔案工作在企業(yè)中具有舉足輕重的作用，只有緊緊將其與時代發(fā)展需求相聯(lián)系，才能不斷更新思想觀念，通過采取有效的措施進行積極的探索，進而開發(fā)出新的會計檔案管理模式，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

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