關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作的探討

陳靜 李靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通訊技術(shù)得到快速發(fā)展起來，在這使我國長期以來傳統(tǒng)的檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變有了技術(shù)上的支撐。使文件和信息資料開始實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。檔案數(shù)字化建設(shè)工作對(duì)我國傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了較大的影響。但由于多種原因的影響，我國的檔案數(shù)字化發(fā)展的整體水平還較為落后，檔案數(shù)子化的道路還有較長的路。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 發(fā)展策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）05（c）-0249-02

檔案作為對(duì)人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的并以各種載體形式呈現(xiàn)出來的文件，只有將其重要作用得以在現(xiàn)代化建設(shè)中得到出來，那么檔案和檔案建設(shè)工作才有其現(xiàn)實(shí)的價(jià)值和意義。長期以來我國的檔案管理工作都對(duì)其利用價(jià)值不重視，以致于檔案工作處于封閉的狀態(tài)，所以在當(dāng)前信息化時(shí)代，需要充分的將檔案信息資料變?yōu)橛杏玫男畔?，加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)程，從而使檔案信息資源更好的為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

1 檔案數(shù)字化的發(fā)展概述

1.1 檔案數(shù)字化的概念

在各種高新技術(shù)支撐下，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為檔案信息，利用數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理下形式一個(gè)有序的檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實(shí)現(xiàn)共享。長期以來在我國的檔案管理都是以紙質(zhì)、膠片和底片等載體形式來進(jìn)行的，而且在目前部分檔案館中保存的檔案信息形態(tài)還是如此，這對(duì)于當(dāng)前信息化時(shí)代的社會(huì)，具有較大的適應(yīng)性，使檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值無法有效的發(fā)揮出來，所以檔案數(shù)字化建設(shè)具在必要性和緊迫性，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和利用的重要保證。

1.2 檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容：檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；檔案專題信息的采集與建庫。

1.3 檔案數(shù)字化的發(fā)展的作用

近年來，我國加牧了檔案信息化建設(shè)的步伐，而檔案信息化建設(shè)其中最為重要的內(nèi)容即是檔案數(shù)字化。這對(duì)于保護(hù)檔案原件有著極其重要的作用，檔案數(shù)字化有效的保護(hù)了檔案原件，數(shù)字化的原件副本代替原件進(jìn)行使用，而且利用縮微膠片實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存，即使在天災(zāi)人禍情況下也不會(huì)發(fā)生毀滅性破壞，而且還可以對(duì)模糊及殘缺的檔案信息進(jìn)行有效的修復(fù)，確保其使用價(jià)值。

檔案數(shù)字化后，使檔案的利用方式發(fā)生了較大的為化，在檔案利用上不再受到數(shù)量、時(shí)間和空間的限制，一份檔案可以同時(shí)提供多人進(jìn)行共享使用，而且通過局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)有效的實(shí)現(xiàn)了檔案的異地利用，使檔案的利用空間得到拓展，同時(shí)在檔案使用過程中，人們不必再受檔案館開關(guān)館時(shí)間的限制，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人們隨時(shí)可以對(duì)自己需要的檔案信息進(jìn)行利用。

檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)有效的改變了目前各檔案網(wǎng)站信息資源匱乏的問題，增加了信息加工的深度，使指引性信息和實(shí)質(zhì)性信息增多。所以加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，這勢(shì)必會(huì)加快我國檔案行業(yè)的發(fā)展速度，使傳統(tǒng)檔案盡快向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。

2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

目前在我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還存在著很多的問題，不僅沒有統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，而且標(biāo)準(zhǔn)管理工作還較為滯后，存在名目繁多的系統(tǒng)，從而使整體水平難以有效的發(fā)揮出來。同時(shí)當(dāng)前很大一部分檔案管理人員都是老同志，這部分人員年齡較大，對(duì)于現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)和新事物接受能力較慢，思想觀念較為保守，認(rèn)識(shí)不到檔案數(shù)字化的重要性，對(duì)數(shù)字化專業(yè)知識(shí)缺乏，這在很大程度上限制了檔案數(shù)字化建設(shè)的速度的提高。

在數(shù)字化建設(shè)過程中，由于受到經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和物質(zhì)條件的制約，各單位在實(shí)施過程中整體水平存在著明顯的差異，這主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)和管理等方面。與此同時(shí)，各單位在信息共享方面落實(shí)不到位，效率低下，甚至不能實(shí)現(xiàn)信息共享，這就形成了信息孤島現(xiàn)象，信息傳達(dá)不到位或者根部沒有收到相關(guān)信息。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，由于檔案數(shù)字化系統(tǒng)仍處于由文件管理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡性階段，數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平仍有待提高?？梢钥闯觯瑱n案數(shù)字化在實(shí)踐過程中存在的相關(guān)問題，將會(huì)影響其發(fā)展和提高，因此，需要進(jìn)一步提高檔案信息管理的數(shù)字化和信息化。目前，由于缺乏對(duì)檔案信息化和數(shù)字化的整體規(guī)劃，檔案管理信息系統(tǒng)效率較低，這嚴(yán)重阻礙了信息系統(tǒng)功能和效用的發(fā)揮，息化和數(shù)字化對(duì)檔案信息的支撐作用有限，無法實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，部分檔案信息系統(tǒng)由于缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理和維護(hù)，系統(tǒng)時(shí)常出現(xiàn)宕機(jī)現(xiàn)象，這在一定程度上也限制了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

3 加快我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略

通過檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，能夠讓廣大民眾能夠方便地獲取實(shí)時(shí)檔案信息，為各方檔案信息的需求者提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)快捷、高效的檔案管理模式。然而我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于信息化建設(shè)的初步階段，檔案數(shù)字化過程中還有不少的問題，這些問題的存在和變化制約著我國檔案的信息化進(jìn)程。因此，推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，包括檔案業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性，建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施規(guī)范，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。同時(shí)要注重檔案信息系統(tǒng)的整體效果，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息溝通和交流，充分檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，高檔案管理系統(tǒng)的綜合能力鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高裝備水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)。

此外，要重視檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。就目前我國檔案管理的信息化狀況來看，仍處于由文件管理向數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過渡階段，檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，把利用頻率和使用效率結(jié)合起來，把綜合數(shù)據(jù)庫的完善和提高與各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，使自動(dòng)化效率大大提高。

加強(qiáng)對(duì)檔案信息化和數(shù)字化進(jìn)行整體規(guī)劃，對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一系統(tǒng)接口，使檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循，穩(wěn)步推進(jìn)，形成統(tǒng)一有序的管理系統(tǒng)，從而提高系統(tǒng)的管理水平，提高系統(tǒng)的利用率，大力推動(dòng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程和發(fā)展。

4 結(jié)語

檔案工作具有復(fù)雜性和繁瑣性，但由于其是信息資源管理和社會(huì)管理活動(dòng)中的重要組成部分，所以利用現(xiàn)代化的高科技技術(shù)來實(shí)對(duì)檔案信息數(shù)字化，從而使檔案信息能夠好的為社會(huì)建設(shè)服好務(wù)，充分的發(fā)揮出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，這是當(dāng)前檔案工作的重中之重。

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