全國示范數(shù)字檔案室的升級版

摘 ?要：高校檔案館的發(fā)展是高等院校長久發(fā)展不可或缺的一部分。近幾年，高校檔案館主要保管學(xué)校的教學(xué)、科研、行政、基建、審計等各部門的檔案資料，檔案館歸檔種類的復(fù)雜多樣性決定了檔案館信息化發(fā)展的必要性和緊迫性。高校信息化建設(shè)也有力助推了檔案信息化建設(shè)水平，各大高校檔案館紛紛開展了從傳統(tǒng)檔案館到數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。鄭州輕工業(yè)大學(xué)是高校最早通過國家數(shù)字檔案室驗收的高等院校，具有一定的檔案信息化基礎(chǔ)和優(yōu)勢。智慧校園的建設(shè)基礎(chǔ)使傳統(tǒng)檔案館逐步走上了數(shù)字檔案室，解決了傳統(tǒng)檔案館查檔效率低等問題，新事物的興起也必然迎來新的問題以及更大的建設(shè)挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案室的建設(shè)瓶頸也逐漸凸顯。為更好的服務(wù)學(xué)校和師生校友，高校智慧檔案館（室）建設(shè)逐漸成為高校檔案館建設(shè)的新思路。文章以鄭州輕工業(yè)大學(xué)為例，分析數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀和問題，力求找到解決現(xiàn)有建設(shè)問題以及切合學(xué)校檔案館長久發(fā)展的新方向。

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字檔案；信息化；智慧檔案

Abstract： The development of college archives is an indispensable part of the long-term development of colleges and universities. In recent years， university archives have mainly kept the archives of teaching， scientific research， administration， infrastructure， auditing and other departments of the university. The complex diversity of archival types in archives determines the necessity and urgency of the development of archival informatization. The informatization construction of colleges and universities has also strongly boosted the level of archives informatization construction. Major college archives have carried out the construction work from traditional archives to digital archives. Zhengzhou University of Light Industry is the first institution of higher learning to receive the recognition of the National Digital Archives Office， and has a certain foundation and advantages of archives informatization. The foundation of the construction of the smart campus makes the traditional archives gradually embark on the digital archives， which solves the problems of low efficiency of the traditional archives， but the arising of new things will inevitably usher in new problems and greater construction challenges. The bottleneck of the digital archives construction has gradually become prominent. In order to better serve the school and teachers， students and alumni， the construction of university smart archives （or rooms） has gradually become a new idea for the construction of university archives. Taking Zhengzhou University of Light Industry as an example， this paper analyzes the current situation and problems of the construction of digital archives， and strives to find a new direction to solve the existing construction problems and meet the long-term development of the school archives.

Keywords： ?Colleges and universities; Digital archives; Informatization; Smart archives

自20世紀(jì)青島市檔案館建成數(shù)字檔案館以來，全國各地高校檔案館紛紛開展了檔案信息化建設(shè)工作。高校檔案呈現(xiàn)種類多，歸檔周期長、查檔頻次高的特點，這些特征加快了學(xué)校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工工作進(jìn)程，數(shù)字化檔案一定程度上方便了高校的歸檔效率，相比手工翻閱原始檔案的傳統(tǒng)查檔方式，也大大提高了服務(wù)效率。

目前，大部分高校已基本完成數(shù)字化檔案加工工作，有些發(fā)達(dá)地區(qū)的高校甚至實現(xiàn)了檔案的智能化管理。[1]比如，中南大學(xué)檔案館在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上運(yùn)用RFID（射頻技術(shù)）、二維碼識別技術(shù)、傳感器技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)了實體檔案和數(shù)字檔案之間的互聯(lián)互通，檔案管理人員可以對實體檔案、設(shè)備、溫濕度做到實時感知，庫房設(shè)備可以自動運(yùn)行，做到了對檔案借閱情況的實時了解，檔案資源可以進(jìn)行智能化數(shù)據(jù)分析和預(yù)測。目前，中南大學(xué)檔案館基本達(dá)到檔案館的智慧化管理水平。[2]

1 數(shù)字檔案館（室）建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，大部分高校都處于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)階段，雖然有的學(xué)校未申報評價驗收，但整體水平趨向建設(shè)數(shù)字檔案館（室）或已經(jīng)達(dá)到了數(shù)字檔案館（室）基本標(biāo)準(zhǔn)。所以，數(shù)字檔案館（室）階段是大部分高校目前居多的發(fā)展現(xiàn)狀階段。就鄭州輕工業(yè)大學(xué)來說，學(xué)校檔案館自2015年入選國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案室試點單位，檔案館在信息化建設(shè)方面取得了較好的成績。

1.1 檔案數(shù)字化加工方面。學(xué)校自2009年開始檔案數(shù)字化加工工作，2014年基本完成數(shù)字化加工，涵蓋科研、黨群、行政、教學(xué)、基建、審計、國資、設(shè)備等，除人事檔案和財務(wù)憑證以外的11個門類館藏檔案的數(shù)字化加工工作，數(shù)字化程度已達(dá)到90%以上，目前檔案館有4名專職教師從事每年增量檔案的數(shù)字化加工工作。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面。檔案館占地面積2500余平方米，庫房占地面積900余平方米，目前庫房為傳統(tǒng)排架式檔案柜。庫房館藏使用率已達(dá)到80%。檔案館有高精度掃描儀5臺，其中包括高速掃描儀、平板掃描儀、無接觸式掃描儀等，對不同類型實體檔案分類加工。數(shù)字化加工工作配備專用數(shù)字打印機(jī)兩臺，庫房配備溫濕度機(jī)和煙霧報警裝置。配備同域異地備份設(shè)備和6臺系統(tǒng)服務(wù)器，1臺磁盤陣列，配備了容災(zāi)備份一體機(jī)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和安全保護(hù)。

1.3 人才配備方面。檔案館有在崗教職工11人，研究生以上學(xué)歷7人，占比64%，本科學(xué)歷4人，占比36%，副高級以上職稱5人，占比46%，中級職稱3人，占比27%，初級職稱3人，占比27%。25～35歲教職工3人，占比27%，36～45歲教職工4人，占比36%，46～55歲教職工4人，占比36%。男教師3人，占比27%，女教師8人，占比73%。檔案專業(yè)和計算機(jī)專業(yè)0人，其他專業(yè)11人。總的來說，檔案館教師的職稱、年齡、學(xué)歷、性別比例比較合理。主要缺少從事檔案工作的科班出身的專業(yè)性復(fù)合型教師。

1.4 信息化建設(shè)方面。2020年通過國家檔案局驗收，成為高校首家通過驗收的全國示范數(shù)字檔案室，實現(xiàn)了檔案系統(tǒng)對電子文件的管理，做到了對檔案系統(tǒng)的及時更新和維護(hù)，實現(xiàn)了電子文件的在線歸檔、全文檢索、人臉識別、遠(yuǎn)程預(yù)約、成績自動翻譯、檔案在線征集、OCR識別后的雙層PDF功能，以及元數(shù)據(jù)的自動采集和管理、歸檔文件的四性檢測功能，基本達(dá)到了檔案收集、加工、歸檔、統(tǒng)計、查詢?nèi)珮I(yè)務(wù)流程的信息化管理。

2 數(shù)字檔案室升級版建設(shè)的必要性

2.1 信息資源整合和挖掘技術(shù)應(yīng)用的拓展要求。隨著智慧城市的建設(shè)，智慧校園建設(shè)成為智慧城市背景下的延續(xù)發(fā)展和整體規(guī)劃的一部分。城市的智慧化發(fā)展是國家的全面部署和總體規(guī)劃。數(shù)字檔案室是依據(jù)傳統(tǒng)檔案館局限性基礎(chǔ)上建立的數(shù)字化檔案信息，現(xiàn)有的技術(shù)無法實現(xiàn)智慧化檔案資源的整合、利用以及開發(fā)。學(xué)校的檔案信息資源主要來自于館藏以及增量檔案的數(shù)字化和電子檔案的歸檔。目前實現(xiàn)了數(shù)字化信息的收集和存儲，卻依舊不能實現(xiàn)各部門、各系統(tǒng)之間的資源整合和開發(fā)利用，做到了數(shù)字化檔案的規(guī)范組織和管理，卻無法做到數(shù)據(jù)的實時更新提醒、監(jiān)控和對信息數(shù)據(jù)的全面感知，無法做到人與館、館與館之間的互聯(lián)互通。數(shù)字檔案室是學(xué)校信息化建設(shè)背景下適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的必然要求，是在傳統(tǒng)檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上的檔案數(shù)字化的階段性產(chǎn)物。學(xué)校數(shù)字檔案室的建設(shè)代替了傳統(tǒng)檔案館，讓學(xué)校師生感受到了檔案數(shù)字化帶來的便利。解決了傳統(tǒng)檔案館查檔慢，效率低，歸檔不規(guī)范、檔案信息安全性差的特點。而智慧城市下的信息化要求勢必需要加快檔案館的發(fā)展進(jìn)程，找到與智慧城市、智慧校園相適應(yīng)的新的發(fā)展階段。[3]

2.2 信息基礎(chǔ)設(shè)施和智慧校園對接的匹配要求。學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)未對庫房建設(shè)智能化設(shè)備提出相應(yīng)要求，學(xué)校目前依舊使用排架式存儲模式，庫房基礎(chǔ)設(shè)施和管理技術(shù)相對落后，缺少智能化管理技術(shù)。學(xué)校庫房占地900余平，配備雙門指紋密碼鎖設(shè)備，密碼鎖可記錄入庫人員信息。達(dá)到數(shù)字檔案室建設(shè)要求，卻不能實現(xiàn)智慧庫房對檔案目錄的自動化識別和記錄。一方面，由于學(xué)校基建、審計、財會部分檔案未完全做數(shù)字化加工，依舊需要入庫查詢，增大了老師們?nèi)霂旖栝喸拇螖?shù)，對于責(zé)任者和借閱者來說都存在損壞檔案和丟失檔案的安全隱患，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)手段不能做到對館藏檔案的全面感知和借閱消息提醒，無法完全保障館藏檔案的安全性。另一方面，學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行描述和存儲，檔案資源與館藏實體檔案無法實現(xiàn)信息的實時反饋，導(dǎo)致資源相互獨立。更無法實現(xiàn)智慧校園下的資源共享。所以，數(shù)字技術(shù)的局限性對資源的存儲、管理和服務(wù)等環(huán)節(jié)都存在一定的弊端和隱患。[4]

3 基于數(shù)字檔案室的智慧檔案館內(nèi)涵分析

3.1 概念界定。有學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是數(shù)字檔案館的新一代檔案館的發(fā)展和延續(xù)。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)基礎(chǔ)上，以多元化的檔案信息為基礎(chǔ)，依托物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)所構(gòu)建的云平臺，為檔案數(shù)據(jù)的收集、保存、查詢、備份、感知、識別、定位、監(jiān)控等提供智慧化支持和服務(wù)，也為檔案資源的共享和數(shù)據(jù)的挖掘、預(yù)測提供有力條件，從而實現(xiàn)對檔案資源的深度、全面感知?？偟膩碚f，智慧檔案館就是融合新技術(shù)對檔案資源進(jìn)行智慧化管理，是檔案館信息化發(fā)展的更高級形態(tài)的檔案館。[5]

3.2 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的特征比較分析。數(shù)字檔案館和智慧檔案館都是以檔案館為基礎(chǔ)的定義，數(shù)字檔案館主要以檔案資源的數(shù)字化為基礎(chǔ)，電子文件歸檔為輔助管理的檔案資源的收集、存儲、查詢等檔案管理活動的數(shù)字化管理。智慧檔案館是在檔案數(shù)字化和電子化的基礎(chǔ)上運(yùn)用新技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面感知、智慧處理的智慧化過程。與數(shù)字檔案館有著較大的區(qū)別。

3.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施。在館舍環(huán)境方面，數(shù)字檔案館采用安防監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行館藏安全事故的人工檢查，智慧檔案館運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)對館內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，可達(dá)到監(jiān)控?zé)o死角、智能提示的效果。在庫房管理上，數(shù)字檔案館庫房采用傳統(tǒng)溫濕度控制方法，庫房人員管理依靠人工控制和管理，實體檔案與系統(tǒng)檔案資源處于相對獨立的狀態(tài)，智慧檔案館的智慧庫房可以采用智能感知設(shè)施實現(xiàn)實物檔案庫房溫濕度的自動捕捉和智能溫度控制，可以運(yùn)用RFID技術(shù)把實物檔案與系統(tǒng)中檔案信息保持關(guān)聯(lián)和實時監(jiān)控，實現(xiàn)庫房的智能管理。

3.2.2 支撐技術(shù)。數(shù)字檔案室的核心技術(shù)是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，建立數(shù)字化鏡像和平臺對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和使用。智慧檔案館主要運(yùn)用的核心技術(shù)是感知技術(shù)，主要是RFID射頻識別技術(shù)，結(jié)合運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等新一代技術(shù)實現(xiàn)對檔案資源的智慧化管理，數(shù)字技術(shù)仍然是智慧檔案館建設(shè)的技術(shù)基礎(chǔ)和前提要素。通過射頻識別實現(xiàn)實體檔案和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)結(jié)互通，達(dá)到實體檔案的智能化識別、定位、跟蹤管理和實時監(jiān)控，

3.2.3 服務(wù)模式。數(shù)字檔案館在檔案管理系統(tǒng)著錄檔案的題名、分類號、保管期限、歸檔部門、歸檔時間等信息，通過檢索利用頁面向用戶提供檔案的查詢服務(wù)，數(shù)字檔案館依托于實體檔案的電子化并結(jié)合手工有序擺放實體檔案的基礎(chǔ)上，以確保查詢檔案原件時快速調(diào)取檔案。智慧檔案館在收集檔案的階段就配備智慧感知設(shè)施，可以主動、實時感知檔案電子數(shù)據(jù)、位置數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、出入庫信息、借閱狀態(tài)等，實現(xiàn)了實體檔案向檔案系統(tǒng)主動傳輸管理數(shù)據(jù)的智能化模式，基本實現(xiàn)對檔案資源的全面感知和有效實時監(jiān)控，實現(xiàn)服務(wù)的高效、智能化。[6]

4 基于數(shù)字檔案室的智慧檔案館建設(shè)思路

4.1 融入智慧校園的智慧檔案館建設(shè)。智慧檔案館是在數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)上，通過物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)新網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，從而實現(xiàn)對館藏環(huán)境、實體檔案狀態(tài)等信息的智慧化收集、服務(wù)、挖掘和監(jiān)控。[7]所以，數(shù)字化檔案室是建設(shè)智慧檔案館的基礎(chǔ)和有力條件。智慧檔案館的建設(shè)目的是為了更好地服務(wù)師生校友，更好服務(wù)于智慧校園，學(xué)校應(yīng)當(dāng)把智慧檔案館建設(shè)納入智慧校園建設(shè)規(guī)劃中去，以智慧校園建設(shè)基礎(chǔ)為有力條件，加大對檔案館的經(jīng)費(fèi)投入和技術(shù)支持，確保檔案館發(fā)展布局與智慧檔案館一致。新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確指出：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展水平相適應(yīng)?！盵8]可以看出，檔案館的智慧化發(fā)展只有與學(xué)校智慧校園建設(shè)保持統(tǒng)一規(guī)劃、整體布局，與智慧校園建設(shè)緊密聯(lián)系、同步實施，做到標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃統(tǒng)一，智慧檔案館建設(shè)才可以得到學(xué)校的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)支持，學(xué)校整體信息化建設(shè)才可以得到長遠(yuǎn)發(fā)展，從而推進(jìn)學(xué)校整體的智慧化建設(shè)。

4.2 檔案資源的智慧組織與智慧服務(wù)。基于鄭州輕工業(yè)大學(xué)信息化基礎(chǔ)和檔案館數(shù)字檔案室建設(shè)初步成效，為檔案館智慧化建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)和有力保障。

首先，智慧組織檔案資源。檔案資源的完善是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。繼續(xù)保障檔案數(shù)字化成果，規(guī)范電子檔案的歸檔，規(guī)范檔案目錄和索引，加快構(gòu)建基于射頻識別技術(shù)的檔案實體信息資源，保障并完善智慧環(huán)境資源，比如庫房溫濕度信息、安全保障信息、智慧庫房管理信息等。

其次，搭建智慧服務(wù)平臺。智慧檔案館的智慧就在于具備對信息的智慧處理能力，建設(shè)收、管、用一體化的保護(hù)、監(jiān)督智能化檔案平臺是當(dāng)下實現(xiàn)智慧化管理的首要目標(biāo)。一是要著重改進(jìn)和加強(qiáng)檔案接收平臺，加強(qiáng)電子文件的接收和管理，統(tǒng)一管理學(xué)校各單位有保存價值的檔案數(shù)據(jù)。繼續(xù)完善學(xué)校信息采集平臺，為學(xué)校發(fā)展和建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，同時也對學(xué)校之間的資源共享提供資源基礎(chǔ)，為智慧校園建設(shè)和智慧城市建設(shè)也提供了資源保障。二是引進(jìn)新技術(shù)改進(jìn)檔案管理和服務(wù)平臺。學(xué)校目前仍處于傳統(tǒng)庫房管理方法，要實現(xiàn)智慧化管理，勢必要引入物聯(lián)網(wǎng)、射頻技術(shù)（RFID）等先進(jìn)技術(shù)做到檔案智能化識別、定位、監(jiān)控和管理。做到對實體檔案與電子檔案的互聯(lián)互通和一體化管理。更要繼續(xù)提高檔案服務(wù)水平，打破傳統(tǒng)的唯網(wǎng)絡(luò)平臺提供服務(wù)的單一服務(wù)模式，加強(qiáng)移動數(shù)字媒體的端口建設(shè)，不斷拓寬服務(wù)方式和領(lǐng)域，構(gòu)造隨時可用，人人可查的方便快捷的多渠道服務(wù)平臺。三是要建立安全防護(hù)措施和監(jiān)督機(jī)制。信息安全是檔案館建設(shè)的必要保障，必須完善和保障檔案信息安全監(jiān)測系統(tǒng)和設(shè)備，建立有效的同城、異地備份，保障數(shù)據(jù)的安全監(jiān)測和預(yù)警措施，能夠及時有效處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)突發(fā)事件。[9]

4.3 檔案治理體系和治理能力建設(shè)。在增強(qiáng)檔案館復(fù)合型人才的檔案專業(yè)知識基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用能力建設(shè)。同時，實現(xiàn)檔案館創(chuàng)新型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，注重對檔案人員的在職培訓(xùn)，學(xué)校從事檔案工作的老師有一定的信息化和檔案學(xué)專業(yè)知識基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對專業(yè)人員的培訓(xùn)，有助于提高智慧檔案館建設(shè)水平和服務(wù)效率。

在人才隊伍能力和素質(zhì)提升的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善人員監(jiān)督制度。完善工作監(jiān)督制度是保障數(shù)據(jù)安全的必要選擇，是檔案專業(yè)人員不斷提高職業(yè)素養(yǎng)的有效途徑。

按照檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和要求，加強(qiáng)高校檔案治理能力建設(shè)，依托高校現(xiàn)代化建設(shè)成果，統(tǒng)籌高校資源，與高校工作深度融合，逐步完善檔案治理體系和提升檔案治理能力。

4.4 建立健全智慧檔案管理制度和規(guī)范。智慧檔案館的建設(shè)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和資源的互聯(lián)互通，大大提高了服務(wù)和管理效率。而任何時代的信息化產(chǎn)物都有一定的問題和漏洞，學(xué)校檔案資源涉及學(xué)生和老師個人重要信息，學(xué)校的內(nèi)部文件、教師的科研成果、國有資產(chǎn)的管理等諸多涉及學(xué)校和個人的重要信息，建立相應(yīng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是智慧檔案館建設(shè)的重要安全防線。所以要做到智慧檔案資源的共建共享，實現(xiàn)檔案的智慧化管理和服務(wù)的同時要建立相應(yīng)的制度規(guī)范，為增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源安全和管理提供強(qiáng)有力的安全屏障。

*本文系河南省檔案局科技項目“信息化背景下高校數(shù)字檔案室建設(shè)問題及策略”研究（項目編號：2020-X-24）階段性成果。

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（作者單位：鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館 古西敏，碩士，館員 ?來稿日期：2022-10-20）