新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新改革實(shí)踐研究

李超

[摘 要]人事檔案記錄著關(guān)于人才的所有重要信息，也是決定一個(gè)人才能否適用崗位，能否創(chuàng)造價(jià)值的可靠標(biāo)準(zhǔn)。因此對(duì)人事檔案的管理，可以利于開(kāi)發(fā)人力資源，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理制度已經(jīng)落后于人事制度改革的需要。所以本文著重探討人事檔案管理的創(chuàng)新改革方法，使其更好地服務(wù)于事業(yè)單位。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新改革

引言

人事檔案管理是一項(xiàng)事關(guān)事業(yè)單位發(fā)展和有序運(yùn)行的管理工作，能夠充分考量單位用人情況、單位自身的科學(xué)發(fā)展水平、事業(yè)單位的精神文明建設(shè)程度，因此掌握新時(shí)期人事檔案管理方法能夠在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部情況的統(tǒng)籌計(jì)劃和控制，進(jìn)行科學(xué)的決策，從而更全面地發(fā)展。

1.人事檔案管理的內(nèi)容及意義

人事檔案管理無(wú)論是在企業(yè)還是在事業(yè)單位都有其存在的必要性，主要是對(duì)員工主要的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、職業(yè)素養(yǎng)及思想品德等個(gè)人情況做詳細(xì)地記錄與備份，一般用于員工的個(gè)人發(fā)展和職業(yè)規(guī)劃，往往根據(jù)員工在職過(guò)程中做出的業(yè)績(jī)與所犯的錯(cuò)誤隨時(shí)跟進(jìn)信息，作為員工轉(zhuǎn)正或提升的依據(jù)[1]。人事檔案管理是建立在信息真實(shí)而全面的基礎(chǔ)上，在檔案管理過(guò)程中進(jìn)行嚴(yán)格地審查，能夠強(qiáng)化對(duì)員工信息的了解，作出分析，更好地實(shí)行人才管理。人事檔案是一項(xiàng)寶貴的資料，事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案的管理，能進(jìn)行更合理地人員分配和利用，充分發(fā)揮出人才的作用。從某種意義上說(shuō)，檔案資料是事業(yè)單位的一種隱形的財(cái)富，但其價(jià)值并不能直接顯現(xiàn)，而是通過(guò)信息的轉(zhuǎn)換和分配，來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位在發(fā)展上有個(gè)質(zhì)的飛躍，突破原有的局限性，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

2.當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的情況

2.1管理制度有很大漏洞

目前，很多事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，都沒(méi)有相關(guān)的制度依據(jù)，也不夠重視檔案的作用，所以整體管理局面比較混亂。就住房公積金管理中心對(duì)人事檔案的管理來(lái)說(shuō)，國(guó)家還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理方法，有些管理?xiàng)l例也沒(méi)做出明文規(guī)定，使得全國(guó)各地住房公積金人事檔案管理都處于自行管理的混亂狀態(tài)，各個(gè)地方的管理都各不相同，這種不規(guī)范的現(xiàn)象不利于以后進(jìn)行數(shù)字化信息統(tǒng)一管理，也不利于事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

2.2管理手段比較陳舊

目前很多事業(yè)單位在管理人事檔案時(shí)手段和方法都比較落后，仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理，沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代信息數(shù)字化管理的技術(shù)，使得整個(gè)管理水平都偏低，因?yàn)樾畔⒘康牟粩鄶U(kuò)大，人工管理的效率提不上去還常出現(xiàn)錯(cuò)誤。例如某住房公積金管理中心缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，管理設(shè)備陳舊，管理人員在收集、整理和分類(lèi)檔案信息時(shí)，操作不規(guī)范，檔案存放比較分散，保護(hù)措施又不到位，甚至出現(xiàn)信息的丟失，這些都將嚴(yán)重影響事業(yè)單位的公信度，不利于今后檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

2.3管理信息時(shí)目的不明確

人事檔案資料是一種無(wú)形的單位財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的有效管理，可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和穩(wěn)定[2]。但在實(shí)際管理工作中，管理人員并沒(méi)有對(duì)檔案管理的價(jià)值充分認(rèn)識(shí)。比如，一些事業(yè)單位只知道怎樣去收藏和保管好所有檔案信息，卻忽視對(duì)這些信息的有效利用，為事業(yè)單位科學(xué)決策提供依據(jù)，如果檔案信息只具有收藏價(jià)值，那其存在就沒(méi)有意義。所以事業(yè)單位需要改變這種重收藏，輕使用的局面，真正發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

2.4專(zhuān)業(yè)管理人員的缺乏

人事檔案的管理是交到管理人員的手中，其對(duì)信息的處理和利用非常重要。但就目前來(lái)看，專(zhuān)業(yè)管理人員非常缺乏。專(zhuān)業(yè)的管理人員必須同時(shí)具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，還需要有較高的素養(yǎng)，實(shí)際情況往往只具備其一，所以管理不能到位，而且有些管理人員工作態(tài)度首先就不端正，即使有專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和技能，仍然不能達(dá)到較高的工作效率。

3.創(chuàng)新改革方式

3.1創(chuàng)新檔案管理意識(shí)

在凡事都講求創(chuàng)新的現(xiàn)代社會(huì)，事業(yè)單位的檔案管理工作要想開(kāi)展得更有效，就要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)和觀(guān)念。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)就要樹(shù)立重視檔案管理的思想，提高事業(yè)單位全體工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而發(fā)揮其工作積極性；其次，定期開(kāi)展相關(guān)教育宣傳活動(dòng)，讓更多員工從思想上接受熏陶，從而更加全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作；最后要實(shí)行檔案管理工作責(zé)任制，每個(gè)員工都有自己需要全權(quán)負(fù)責(zé)的領(lǐng)域，一旦工作出現(xiàn)紕漏，就會(huì)影響員工的工作績(jī)效，這樣有利于加強(qiáng)員工的責(zé)任感，，從而對(duì)工作更加盡心盡力。

3.2完善制度建設(shè)

一套完整的管理制度有利于解決工作中的大小事宜。事業(yè)單位的檔案管理也要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，建立科學(xué)的現(xiàn)代化的管理制度，保證各項(xiàng)管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行，加強(qiáng)管理制度的實(shí)施效果考核，隨時(shí)監(jiān)督控制制度的實(shí)施情況，碰到特殊情況也可及時(shí)調(diào)整策略，在單位內(nèi)建立合適的獎(jiǎng)懲機(jī)制，來(lái)調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，使其積極主動(dòng)地參與到管理工作中去，能夠在工作中抓住核心內(nèi)容，確定工作方向，并學(xué)會(huì)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.3加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)管理人員的培養(yǎng)

硬件的管理手段是可控因素，但專(zhuān)業(yè)管理人員卻是不可控因素。所以只有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能和高水平的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)同時(shí)配備，才能真正促進(jìn)管理工作的有效進(jìn)行。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視人才的引領(lǐng)作用，雙管齊下，一邊加強(qiáng)對(duì)單位現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，一邊尋找新的人才，加以引進(jìn)。不光注重管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，還要對(duì)管理人員素質(zhì)進(jìn)行測(cè)試，對(duì)達(dá)不到要求用的堅(jiān)決不予重用。對(duì)于新入職員工，要強(qiáng)化崗前培訓(xùn)的力度，在培訓(xùn)過(guò)程中嚴(yán)格觀(guān)察，有不適應(yīng)崗位要求的也要及時(shí)調(diào)整，保證所有進(jìn)入到單位內(nèi)的管理人員都要絕對(duì)到位。在這個(gè)過(guò)程中，還要注意培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和專(zhuān)業(yè)性，使得管理人員能夠靈活處理好各種復(fù)雜問(wèn)題，將檔案管理工作落實(shí)到位。

4.結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理是事業(yè)單位一項(xiàng)重要的工作，在較高重視的意識(shí)下采取有效措施，能促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]王恩軍，李娜.新時(shí)期地方院校人事檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策—以河西學(xué)院人事檔案管理為例[J].河西學(xué)院學(xué)報(bào).2011（5）：42-43.