淺議特色檔案征集利用

李靜靜

(章丘市檔案局,山東章丘 250200)

淺議特色檔案征集利用

李靜靜

(章丘市檔案局,山東章丘 250200)

特色檔案是一種最能反映地方特色的檔案資料,但其收集方式不同于一般的檔案,其收集方式有自己的特色,本文從五個不同的角度對特色檔案的收集方式進行了總結,包括(1)廣泛宣傳,深入調(diào)查;(2)更新觀念,主動出擊,征集及時,力求完整;(3)抓住"精品",突出特色;(4)不拘一格,拓展來源;利用特色,開展教育。

特色檔案 收集方式 征集

特色檔案是指那些能反映地方特色、文化特色、人物特色、歷史事件特色、時代特色、民族特色等的檔案資料。特色檔案最能記錄和反映當?shù)氐慕?jīng)濟、政治、文化、科技,是當?shù)厣鐣v史發(fā)展的縮影。借助特色檔案我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。加強特色檔案的接收和征集,不僅是檔案館特色建設的重要環(huán)節(jié),而且也是豐富特色館藏優(yōu)化檔案結構的重要手段。

特色檔案的征集與正常的檔案接收相比難度較大。要建立能夠體現(xiàn)地方特色的檔案館則要因地制宜,充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢,并在特色檔案的接收和征集過程中做好以下幾項工作。

1 廣泛宣傳,深入調(diào)查

特色檔案涉及的范圍廣,時間夸度大,還比較"隱蔽",容易被人忽視并且無規(guī)律可循。因此我們在征集特色檔案時,首先要做好宣傳工作,可下發(fā)通知、召開座談會、通過新聞媒體等形式宣傳,讓全社會都了解并支持檔案征集工作。其次是深入進行調(diào)查,搞清楚館藏中反映當?shù)靥厣臋n案資料哪些較全,哪些急需征集進館,以便制定相應的征集方案。我館一直以來非常重視檔案征集工作,始終把征集特色檔案當作一項重要任務來抓,(利用業(yè)務指導、工作檢查等機會進行特色檔案調(diào)查,通過章丘新聞、《今日章丘》等新聞媒體收集檔案線索),制定征集計劃,并通過報紙、網(wǎng)站等各種媒體加強對特色檔案征集工作的宣傳,使特色檔案征集工作取得了顯著成效。

2 更新觀念,主動出擊,征集及時,力求完整

一直以來,檔案部門存在著重保管輕收集的思想,對于收集問題,抱著你愿意交我接收,你不愿意交我就算的態(tài)度,結果很少有人將特色檔案移交給檔案館。在競爭激烈的當下,檔案部門應該更新觀念,走出館門,主動出擊。同時,還要及時掌握社會上特色檔案收藏單位的線索,了解本地區(qū)范圍內(nèi),發(fā)生過哪些重要事件,重大活動,出現(xiàn)過什么著名人物,新鮮事物等等。并建立調(diào)查信息檔案,在摸清情況的基礎上,進行分析,確定收集內(nèi)容。如舉辦一次重大活動后,必定會留下許多相關的檔案,而這些檔案資料不一定集中在一個單位,有些可能分散在個人手中。這類檔案,應及時征集,在征集時應注重檔案內(nèi)容的完整性。近年來,為不斷拓寬檔案信息覆蓋面和信息渠道,及時掌握我市重大活動、重大事件形成的檔案資料,確保檔案征集的及時和完整,我館專門聘請宣傳部、報社等單位有關人員作為檔案資料義務收集員,幫助及時提供信息,以便主動上門開展跟蹤征集工作。針對近年來舊城改造、市政建設速度的加快,城市容貌換顏頻繁,我們開展了“城市容貌記憶工程”,采集攝制了反映章丘城市面貌變化和重點工程建設的照片200余張、錄像帶3盤。近年章丘發(fā)展變化快,重大活動多,形成了大量資料,我們先后同市委接待辦、公園等單位聯(lián)系,跟蹤征集到江澤民、吳邦國等國家領導視察章丘的題字21幅、照片200余張,較全面地反映了整個活動情況。

3 抓住"精品",突出特色

對于要建立一個綜合檔案館來說,館藏檔案除了普遍性以外,還應具有特色性,要拿得出自已的"拳頭產(chǎn)品",要有鎮(zhèn)館之寶。不然的話,你有我有他也有,反映不出地方特色。因此,我們要抓住有地方特色的"精品",想方設法征集進館。

我市是“龍山文化”的發(fā)祥地,地形地貌復雜,有繡江河、白云湖和百脈泉群,并孕育了章丘大蔥、龍山小米、明水香稻等土特產(chǎn);歷史名人眾多,有著名南宋女詞人李清照,明代戲曲家、藏書家李開先等。特色檔案資料豐富,近年來我們先后與科委、農(nóng)業(yè)局等單位配合,廣泛征集并建立了章丘大蔥、明水香稻、龍山小米名優(yōu)特產(chǎn)檔案,城子崖遺址、百脈泉群等特色名勝檔案;開展了名人、名牌檔案資料征集工作,征集到章丘籍大使時延春外交活動檔案資料一宗,全國優(yōu)秀黨務工作者高淑貞資料七件。我館還積極征集了章丘七項濟南市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的申報材料、照片、錄像等具有地方特色的“精品”檔案,并建立了非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案。

4 不拘一格,拓展來源

特色檔案的征集主要源自組織和個人保存的散失檔案,征集形式應靈活多樣。除了正常接收移交外,必要時也可采用接受寄存、代為保管、征購的方式。近年我館通過多種渠道和形式征集到明清時期《章丘縣志》、李氏、王氏、孟氏等族譜,接受章丘市十四位書法家捐贈書法作品三十六幅,征集到1946年章歷縣柳塘口聯(lián)保辦公處革命歷史檔案一宗,并托管了章丘籍作家張法貴檔案資料1400余件。這些特色檔案極大地豐富了館藏內(nèi)容和館藏結構。

特色檔案征集題目應靈活多樣,不拘一格。如在紀念抗日戰(zhàn)爭勝利60周年之際,我館組織專人走訪抗日老戰(zhàn)士,錄像、照片、文字等形式搶救整理口述抗戰(zhàn)歷史檔案。征集過程應手續(xù)完備,檔案征集人員應當與被征集人辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案清單,檔案館應當維護捐贈人的合法權益,保證檔案的安全。

5 利用特色 開展教育

特色檔案能夠反映一個地區(qū)的發(fā)展歷史,反映一個地方的人文景觀,反映特定時期的重大事件,為本地區(qū)的經(jīng)濟建設、社會建設發(fā)揮作用。近年來,我館充分利用征集的特色檔案開展愛國主義教育活動,舉辦了《濟南大城市框架下富爾美的新章丘圖片展》, 通過圖片反映我市經(jīng)濟和社會發(fā)展變化。其次利用章丘籍駐外大使時延春的外事活動檔案資料舉辦了《大使的四十年中東情——外交家、翻譯家、作家、詩人時延春資料圖片展覽》,真實詳盡地向家鄉(xiāng)人們展示了集外交家、翻譯家、作家、詩人于一身的時延春豐富的人生閱歷和他四十年的中東情節(jié)。讓更多的章丘人了解、學習時延春奮發(fā)圖強、熱愛祖國、報效家鄉(xiāng)的精神。新中國成立60周年之際,舉辦了 “清照故里60年輝煌歷程——章丘市慶祝新中國成立60年成就展”通過豐富的圖片和翔實的資料,全方位、多視角展示了章丘60年的巨大變遷,極大的鼓舞了參觀群眾。