流動(dòng)人員人事檔案管理摭探

王術(shù)平　鄭君

摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展助推人口流動(dòng)，現(xiàn)行的檔案管理存在的種種問(wèn)題給流動(dòng)人員檔案管理帶來(lái)了諸多瓶頸，故需要在對(duì)其充分認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上，加大管理工夫和力度，不斷提升檔案管理人員的意識(shí)和素質(zhì)。通過(guò)采用先進(jìn)的技術(shù)和手段來(lái)豐富檔案的材料，及時(shí)提供流動(dòng)人員的相關(guān)信息，不斷提高檔案工作效率，方便用人單位任用人才。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）09-0246-01

流動(dòng)人員人事檔案管理是新時(shí)期人事制度改革深化的產(chǎn)物，承受經(jīng)濟(jì)體制改革、社會(huì)用工形式變化與我國(guó)公共管理模式轉(zhuǎn)型三重作用力，人才頻繁流動(dòng)投射到人事檔案管理工作，促使流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性在人才服務(wù)工作中日益凸顯。

一、流動(dòng)人員人事檔案形成及來(lái)源

人事制度縱深改革，內(nèi)部職能逐漸分化，流動(dòng)人員人事檔案管理與服務(wù)工作已經(jīng)成為各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)。流動(dòng)人員人事檔案管理工作憑借各地人才市場(chǎng)搭建的平臺(tái)得以發(fā)展。

從服務(wù)對(duì)象、檔案管理部門(mén)、檔案資料收集形成主體及檔案作用與功能上看，當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期的流動(dòng)人員人事檔案管理發(fā)生重大改變，尤其是流動(dòng)人員人事檔案資料的建立與形成，正逐步從“要我建檔”向“我要建檔”過(guò)渡與轉(zhuǎn)變。

流動(dòng)人員檔案管理作為一種嶄新載體，服務(wù)目標(biāo)發(fā)生改變，它的記載對(duì)象是工作單位不固定、流動(dòng)性很強(qiáng)的特殊群體。此龐大群體由畢業(yè)時(shí)各大中專(zhuān)院校的畢業(yè)生檔案，由各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位、部隊(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案，社會(huì)新增就業(yè)人員提交建檔的個(gè)人資料（ 檔案）三大類(lèi)組成。

二、流動(dòng)人員人事檔案現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）人事管理部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理管理手段落后且缺乏積極主動(dòng)意識(shí)

檔案管理水平落后十分普遍。不少單位的人事檔案專(zhuān)業(yè)人才比較匱乏，達(dá)不到相關(guān)規(guī)定的人員配備標(biāo)準(zhǔn)，甚至沒(méi)有專(zhuān)職人員分管人事檔案工作，管理工作處于收費(fèi)、零散收集、不整理狀態(tài)，無(wú)法滿足人事檔案管理的基本要求。

流動(dòng)人員單位不固定，工作流動(dòng)性強(qiáng)。專(zhuān)管檔案管理人員配備不足，加之多數(shù)人員對(duì)檔案管理的相關(guān)政策、具體要求知之甚少，繁瑣單調(diào)的工作、巨大的工作量、諸多主客觀方面的因素導(dǎo)致檔案管理部門(mén)難以主動(dòng)地采取各種方法與流動(dòng)人員取得聯(lián)系。

（二）用人單位對(duì)流動(dòng)人員檔案管理意識(shí)淡薄

當(dāng)前很多用人單位普遍存在重當(dāng)下眼前利益、輕檔案的現(xiàn)象。

以中小企業(yè)為代表的非公有制企業(yè)在招聘員工時(shí)對(duì)人事檔案關(guān)注度、重視度不夠。由于人事檔案材料不齊全、檔案材料新內(nèi)容少，致使很難了解甚至無(wú)法了解和考察流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)、工作和思想等現(xiàn)實(shí)情況。

也有些用人單位為解決原單位不愿放人而無(wú)法進(jìn)行正常人事調(diào)動(dòng)的情況，采取只要個(gè)人提供一個(gè)學(xué)歷證明，本人填一份個(gè)人履歷，就可以重新建立檔案，無(wú)視原檔案里其它涉及到的證明一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、政治素質(zhì)等記錄信息，從而造成人才流動(dòng)沒(méi)有約束，使“重建檔案”占檔案管理的比例越來(lái)越高。

（三）個(gè)人對(duì)檔案管理重視程度不夠

價(jià)值觀多元、經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，使一部分人在高薪高酬、高待遇的誘惑下，加之一部分流動(dòng)人員認(rèn)為，檔案現(xiàn)在對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)沒(méi)有什么用。采取“棄檔走人”，從而造成了“人檔分離”現(xiàn)象。棄檔、自存檔現(xiàn)象對(duì)流動(dòng)人員個(gè)人而言，造成該歸檔的材料未歸檔，形成人事檔案內(nèi)容單薄，缺乏連續(xù)性。

（四）檔案移交程序不規(guī)范

大中專(zhuān)畢業(yè)生自主擇業(yè)的開(kāi)展，在求職過(guò)程中許多大學(xué)生違規(guī)自帶檔案，或認(rèn)為檔案無(wú)用而將檔案遺棄。個(gè)別用人單位尤其是中小企業(yè)在招聘員工時(shí)不與人事代理機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)溝通，在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)漏寫(xiě)甚至不填《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，檔案材料移交過(guò)程中導(dǎo)致重要檔案材料缺失，致使檔案去向無(wú)從查找。更甚者，某些單位無(wú)視人事檔案屬于機(jī)密性的文件的保密特性，違反相關(guān)政策規(guī)定，在人事檔案?jìng)鬟f過(guò)程中不通過(guò)專(zhuān)門(mén)指定的機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過(guò)程中造成滯留、丟失和損壞。

三、規(guī)范提升流動(dòng)人員檔案的措施辦法

（一）樹(shù)立積極主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高管理水平，打造專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍

流動(dòng)人員人事檔案工作在管理上要改變傳統(tǒng)的管理模式。成立由人才開(kāi)發(fā)中心正副主任、部長(zhǎng)和檔案管理員組成的流動(dòng)人員人事檔案工作小組，構(gòu)建一支熱愛(ài)檔案工作、熟悉檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理隊(duì)伍；強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力上嚴(yán)格考核，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期開(kāi)展相關(guān)的知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（二）增強(qiáng)個(gè)人及用人單位的檔案意識(shí)

通過(guò)大眾媒體各種手段，加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，提升個(gè)人與用人單位對(duì)人事檔案的深刻認(rèn)識(shí)。

對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的宣傳要有針對(duì)性，尤其突出強(qiáng)調(diào)檔案材料對(duì)個(gè)人的重要性，它承載人事檔案內(nèi)在利用價(jià)值，是用人單位了解個(gè)人、對(duì)個(gè)人進(jìn)行選拔和重點(diǎn)培養(yǎng)的重要依據(jù)。

對(duì)用人單位的宣傳重點(diǎn)應(yīng)側(cè)重于檔案材料嚴(yán)謹(jǐn)性和送達(dá)及時(shí)性，嚴(yán)格規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)遞制度。檔案管理部門(mén)旨在通過(guò)對(duì)各類(lèi)流動(dòng)人員的檔案及時(shí)清理，降低“棄檔”、“死檔”比例。

（三）構(gòu)建“以人為本”社會(huì)化開(kāi)放式的人事檔案管理模式

人事管理工作應(yīng)該擯棄物本觀點(diǎn)，著力于人本管理，人事檔案管理社會(huì)化、服務(wù)化的轉(zhuǎn)變，需建立社會(huì)化管理為全社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。要求人事檔案管理機(jī)構(gòu)建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)定，規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理制度。嚴(yán)格手續(xù)流程，努力把好進(jìn)出“三關(guān)”，切實(shí)落實(shí)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，務(wù)必做到查閱、借閱檔案有登記。

只有嚴(yán)格檔案操作規(guī)程，規(guī)范建檔依法管檔，才能保證所接收、轉(zhuǎn)遞檔案的真實(shí)性和可靠性。

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[責(zé)任編輯：龐 林]