信息化時代的醫(yī)院檔案管理

鄔瑞祥 石慧

【摘 要】隨著國內(nèi)醫(yī)改工作的不斷深入，醫(yī)院檔案的利用率也迅速提高。檔案已不僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，而將會以各種形式的電子文件形成信息化管理。本文簡要分析了醫(yī)院檔案信息管理工作中出現(xiàn)的問題，并對提出了幾點針對性的建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；信息化；管理

一、引言

近年來，隨著國家的教育體制不斷完善，醫(yī)院的發(fā)展格局和建設規(guī)模發(fā)生了巨大的變化，逐年增加的檔案信息量使檔案管理工作面臨了巨大的壓力。而傳統(tǒng)的檔案管理觀念與模式已難以滿足醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)建設的管理要求。因此，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化不僅是時代發(fā)展的必然需求，而且也是醫(yī)院整體管理水平與能力提升的重要衡量標準。

二、我國醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

1.效率低

基于各種舊觀念的束縛，以往傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理還停留在紙質(zhì)的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴重阻礙了操作效率，既費時又費力。同時，在資源利用時，還需通過人工操作調(diào)閱，致使工作變得較繁瑣，并且查準率相對較低。

2.未合理達到資源共享

一般來說，大部分醫(yī)院檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員的計算機與互聯(lián)網(wǎng)知識處在薄弱環(huán)節(jié)，相對的信息化程度較低。同時，醫(yī)院檔案信息管理未設有明確的標準加以規(guī)制，導致了各科室數(shù)據(jù)通用性能只低不高，加劇了重復勞動的現(xiàn)象。如，在干部晉升或發(fā)展黨員時，需要政審，相關(guān)業(yè)務部門只能通過調(diào)檔形式，開具介紹信，委派至少兩名人員到當事人所在單位檔案室進行檔案資料審查，這樣做既耗時耗力，而且資源也不能達到共享。

3.信息化人才隊伍建設匱乏

醫(yī)院檔案管理人員的信息化程度隨著醫(yī)院檔案管理信息化的遞進而有所提升，這是一個必然的發(fā)展趨勢。醫(yī)院檔案的信息化管理需要一支掌握信息化知識的檔案人才為支撐，既要掌握傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案流程，還要熟練操作現(xiàn)代信息技術(shù)。從近幾年來看，雖然也擴充了一部分信息化技術(shù)的專業(yè)人才，但是認識檔案管理的整體素質(zhì)卻未曾提高，關(guān)鍵是一些復合人才的缺失，雙向型人才的缺失阻礙了醫(yī)院檔案信息化的建設和發(fā)展。

（1）缺少真正懂行的決策者。決策者對于檔案信息化管理起到舉無輕重的作用。但是，就目前我國醫(yī)院來說，還有相當多領導沒有意識到檔案管理的重要性，所識別的信息化技術(shù)頗微，而另一方面由于行政思維的限制，就導致了決策上的疏漏。

（2）缺失信息化專業(yè)人才。從整體上看，檔案信息化管理部門不但缺少復合型人才，而且自身的機構(gòu)也不太合理，故而整體素質(zhì)有待于提高。此外，檔案管理部門還缺少相對規(guī)范的信息培訓機制，這也是檔案信息化管理人才缺失的又一重大因素。

三、完善醫(yī)院檔案信息化管理的對策

1.完善醫(yī)院檔案管理制度是信息化的基礎

醫(yī)院檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，尤其是那些不能緊跟形勢、不能適應新任務的制度，要推陳出新，及時建立醫(yī)院檔案信息管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化。另外，在檔案信息的的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準率，在各個環(huán)節(jié)實施過程中，嚴謹防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新天界的內(nèi)容進行及時、主動的補充、更新。

2.實現(xiàn)檔案數(shù)字化

沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。利用計算機技術(shù)對醫(yī)院檔案進行信息存貯、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。

3.實現(xiàn)信息資源共享

介于醫(yī)院檔案管理的覆蓋面較廣泛，所接觸的管理對象以及服務對象有一定的社會性，導致了醫(yī)院檔案的來源趨向于復雜性。利用者類型、用途的多樣性，導致對醫(yī)院檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；并且人們的時間意識越來越強，獲取的醫(yī)院檔案信息小僅要求真實、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理醫(yī)院檔案，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提高檔案服務質(zhì)量。

4.增強檔案信息化管理的安全意識

在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，如何防止計算機的安全問題是一個老生常談的話題，這就需要對通用的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行區(qū)別加密，處理好檔案信息的保密與合理利用二者的關(guān)系。

5.要完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化的快速發(fā)展，只掌握了傳統(tǒng)的方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在工作的需求，單位就必須要大力的培養(yǎng)一批高素質(zhì)和專業(yè)水平高的人員，并對其進行專業(yè)知識技能的培訓，加強計算機知識的學習和操作技能，幫助其更快的掌握現(xiàn)代方法。管理人員還需要時刻學習，并以此來拓寬自己的知識面，提高自己的知識水平，提高處理現(xiàn)代化檔案管理的能力，只有掌握住現(xiàn)代化的管理技術(shù)，才能適應現(xiàn)代網(wǎng)絡化和信息化的檔案管理工作，才能更好的為事業(yè)單位服務。

四、結(jié)語

綜上所述，只有采用高效的計算機管理模式，建立科學規(guī)范的醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡，更好的發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，才能激發(fā)員工的積極性和勞動熱情，更好的選拔人才，才能使單位在競爭激烈的社會中利于不敗之地，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：

鄔瑞祥，男，內(nèi)蒙古人，學歷：本科，目前職稱：館員，主要研究方向：檔案，工作單位：包頭市中心醫(yī)院。