淺談信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新

易朝暉

【摘要】 在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的信息化時(shí)代背景下，檔案工作已經(jīng)不能再適用于傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式，對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新勢(shì)在必行。怎樣對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新以使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念向“以人為本”轉(zhuǎn)變成為當(dāng)前工作的重中之重。本文闡述了信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)的一些特征，指出對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新的必要性，進(jìn)而提出創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)模式的對(duì)策，以期為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 信息時(shí)代 高校檔案 管理服務(wù)模式

隨著以電子信息技術(shù)為代表的科學(xué)技術(shù)逐漸深入至千家萬(wàn)戶(hù)，人們不斷適應(yīng)著科學(xué)技術(shù)帶來(lái)的改變，也享受著它所帶來(lái)的便捷，不斷發(fā)展的信息化手段使人們受益良多。其中，作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，高校檔案管理服務(wù)工作也受到了信息技術(shù)的重大影響。為了充分發(fā)揮檔案資料在教育教學(xué)中的作用，保障高校教學(xué)、行政工作的有效推進(jìn)，高校檔案管理人員必須快速、準(zhǔn)確地提供檔案資料，樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)理念，端正工作態(tài)度。因此檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐、創(chuàng)新服務(wù)模式就成為一項(xiàng)重要課題。

一、信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)特征

科技的不斷發(fā)展以及高等院校管理體制改革進(jìn)程的深入使得高校管理者開(kāi)始意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因此諸多高等院校在進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革時(shí)，將高校檔案管理服務(wù)單位從校辦或者其他單位分離開(kāi)來(lái)，成為獨(dú)立部門(mén)，并升格成為校級(jí)直屬部門(mén)，職能方面也從被動(dòng)執(zhí)行學(xué)校有關(guān)檔案管理的決策轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)進(jìn)行檔案管理決策，這種轉(zhuǎn)變對(duì)于高等院校的檔案管理服務(wù)工作的變革具有積極意義。高校檔案管理服務(wù)工作的地位轉(zhuǎn)變之后，必須要更加注重高校的發(fā)展方向，掌握具有前瞻性的信息資料，高效穩(wěn)定地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)?，F(xiàn)今，獨(dú)立出來(lái)的高校檔案管理服務(wù)部門(mén)在檔案開(kāi)發(fā)、資源采集等多方面正不斷創(chuàng)新，尤其是以電子信息技術(shù)為代表的信息時(shí)代的到來(lái)為檔案工作創(chuàng)造了一個(gè)良好的氛圍，使高校檔案管理服務(wù)工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。

1、高校檔案形式電子化

傳統(tǒng)高校檔案一般采用的是單一的紙質(zhì)館藏形式，紙張是信息傳遞和交流的最主要媒介。但是，隨著社會(huì)電子化工作方式的出現(xiàn)及其推廣進(jìn)程的加快，電子檔案逐步產(chǎn)生，高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)也逐步減少了紙質(zhì)館藏方式，電子檔案作業(yè)方式逐步成為主流。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案主要依據(jù)的是計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，它是以計(jì)算機(jī)為載體而進(jìn)行的文件管理，具有制作迅速、存儲(chǔ)便捷、不易丟失等特點(diǎn)。這種電子檔案以電子文件的形式歸檔，既可以滿足高校檔案的所有要求，又可以實(shí)現(xiàn)快速、海量存儲(chǔ)的目的。

2、高校檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

不同地區(qū)、不同層次的高校之間在辦學(xué)條件、經(jīng)費(fèi)管理上都存在著很大的差異，各高校在計(jì)算機(jī)設(shè)備配置和檔案網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)等方面參差不齊。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高等院校正不同程度地進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，將傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式網(wǎng)絡(luò)化。一般而言，在開(kāi)展檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新工作時(shí)，各高校會(huì)根據(jù)自身情況以及教育教學(xué)需要將檔案單位局域網(wǎng)與校園網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的對(duì)接。

3、高校檔案管理服務(wù)模式趨于多元化

在高等院校進(jìn)行管理體制改革之前，高校檔案管理服務(wù)工作者普遍存在觀念陳舊的現(xiàn)象，在工作時(shí)往往更加注重檔案資料的收集與保管，而忽視了檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，檔案資源沒(méi)有得到充分利用，建立在這種傳統(tǒng)方式上的服務(wù)模式則經(jīng)常表現(xiàn)為“閉架借閱”的低效率方式。隨著高等院校管理體制改革進(jìn)程的加快，檔案工作者對(duì)檔案資源的重視程度得到大大提高，檔案工作者已經(jīng)不再僅僅拘泥于傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”、“重保管輕利用”的管理服務(wù)模式，其服務(wù)模式呈現(xiàn)出向多元化發(fā)展的趨勢(shì)。檔案工作者在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，更加注重檔案的開(kāi)發(fā)與利用，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大了檔案管理的范圍，同時(shí)將智能化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，將檔案管理工作與高科技手段結(jié)合起來(lái)，在進(jìn)行檔案服務(wù)工作時(shí)學(xué)會(huì)了主動(dòng)服務(wù)，樹(shù)立了“以人為本”的服務(wù)理念，多途徑拓展服務(wù)途徑。

二、信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，在高校管理工作中亦如是。隨著高校對(duì)自身體制進(jìn)行的改革，高校各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)了諸多變化，教育教學(xué)、行政管理方面的新模式層出不窮，對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新也成為重要的改革內(nèi)容之一。

1、創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)模式是增強(qiáng)檔案管理單位服務(wù)能力的客觀需要

隨著高校自身體制改革工作的不斷推進(jìn)，各種新模式、新事物應(yīng)運(yùn)而生，相應(yīng)地也出現(xiàn)了很多新問(wèn)題、新動(dòng)向，需要人們運(yùn)用新方法來(lái)改進(jìn)管理工作，這就給高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新提供了契機(jī)。由于檔案資料的利用主體不斷增加，對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式的要求隨之提高，面對(duì)不斷提高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式與理念已不能很好地適應(yīng)時(shí)代需要，這就要求檔案管理服務(wù)必須緊跟時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。

2、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式是改善檔案管理服務(wù)手段的發(fā)展需要

在傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，其管理服務(wù)手段以“手工檢索與查閱”為主，這大大降低了檔案管理工作的效率，低效率的工作方式已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。為了緊跟時(shí)代，檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化著錄與檢索的方向發(fā)展成為不可避免的趨勢(shì)，這是時(shí)代發(fā)展賦予檔案管理工作的發(fā)展需要，同時(shí)也是進(jìn)行高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的途徑之一。

3、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式是實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)方式多元化的現(xiàn)實(shí)需要

隨著高等院校管理體制改革的推進(jìn)，檔案資源的管理工作受到了很大的重視，傳統(tǒng)的“重保管輕利用”服務(wù)模式已不能適應(yīng)當(dāng)前的工作，高校檔案管理服務(wù)模式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的高校檔案管理服務(wù)模式比較單一，被動(dòng)式的管理模式已很難適應(yīng)高效率工作的要求，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足服務(wù)方式多元化的現(xiàn)實(shí)需要，這就為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了可能。

三、信息時(shí)代創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)模式的對(duì)策

當(dāng)前，如何對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新以使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念向“以人為本”轉(zhuǎn)變顯得尤為重要。前文中，筆者闡述了信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)的特征及檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新的必要性，現(xiàn)就此提出創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)模式的對(duì)策。

1、信息時(shí)代大力提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想對(duì)高校檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，第一，必須提高高校檔案管理服務(wù)人員的素質(zhì)。檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞決定了其創(chuàng)新精神的強(qiáng)弱。為了提高檔案管理服務(wù)人員的素質(zhì)，筆者認(rèn)為檔案管理服務(wù)人員必須在思想上及時(shí)更新服務(wù)理念，積極地“走出去”，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意思，提高自己的思想覺(jué)悟，最終為高校教書(shū)育人工作做貢獻(xiàn)。第二，必須增強(qiáng)檔案管理服務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能。在現(xiàn)今時(shí)代，高校在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)，要不斷培養(yǎng)人才的業(yè)務(wù)技能，使他們?cè)趹?yīng)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等方面得心應(yīng)手，這樣才能造就出一支具有創(chuàng)新精神的檔案管理服務(wù)隊(duì)伍。

2、信息時(shí)代積極創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容

高校檔案工作人員不能只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單收集，更要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，健全與完善高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容，將其推向更高層次發(fā)展。隨著高校檔案管理服務(wù)工作逐漸走上軌道，全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向即將成為主流。由于高校檔案最重要的一個(gè)價(jià)值就是被檔案使用主體使用，因此在對(duì)高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)必須緊抓“利用”這一關(guān)鍵問(wèn)題，加大檔案編研的工作力度，把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)變成有益于教育教學(xué)或者行政管理的編研成果，爭(zhēng)取最大的效益。

3、信息時(shí)代勇于創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)方式

高校檔案管理服務(wù)人員在服務(wù)時(shí)必須轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。信息時(shí)代的高校檔案單位不僅需要立足當(dāng)下，更要面向未來(lái)。在管理體制方面要求建立一套便捷迅速、靈活科學(xué)的管理體制，在服務(wù)方式方面要求檔案工作人員服務(wù)方式多元化與高效化。對(duì)于檔案管理人員，則要求其具有強(qiáng)烈的參與意識(shí)，重視檔案管理工作，積極參與檔案管理一線活動(dòng)，熟悉相關(guān)檔案管理流程，明了教職工與學(xué)生對(duì)檔案的利用，加強(qiáng)與其他檔案館的交流活動(dòng)，搞好檔案資源合理配置以及資源共享工作；而對(duì)于檔案服務(wù)人員則要求其對(duì)檔案利用主體提供積極、主動(dòng)、熱情的服務(wù)。

4、信息時(shí)代大力創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)手段

作為信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的重要一環(huán)，對(duì)高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新不可忽視。在檔案管理手段方面，要求積極由傳統(tǒng)的手工管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理手段。具體而言，高校檔案單位必須大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，將高科技應(yīng)用到檔案管理中，從而逐漸形成以現(xiàn)代化管理手段為主，傳統(tǒng)的手工管理手段為輔的檔案管理手段；在檔案服務(wù)手段方面，則要求大力建設(shè)數(shù)字化檔案館以應(yīng)對(duì)檔案利用主體數(shù)量的不斷增多，這也是現(xiàn)今信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。針對(duì)高校檔案工作人員而言，就要積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案中的各種數(shù)據(jù)包括圖片、文字等進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)表現(xiàn)形式的多元化。這樣的數(shù)字化檔案館不僅可以實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，更可以使檔案利用主體不受地域限制自由利用檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)資料利用的最大化。

四、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代，不斷發(fā)展的信息化手段使人類(lèi)受益良多。作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，高校檔案管理服務(wù)工作也受益頗多。為了發(fā)揮檔案資料在教育教學(xué)中的作用，更為了保障高校教學(xué)、行政工作的有效進(jìn)行，高校檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐、創(chuàng)新服務(wù)模式。

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（責(zé)任編輯：劉冰冰）