電子文件的受控與管理

【摘要】信息化水平的提高和內(nèi)部局域網(wǎng)的廣泛使用，使得電子文件越來越多。由于檢測實驗室中很多是受控文件，實驗室不知道如何對電子文件實施“受控”，使得大量文件仍然以紙質(zhì)版的形式存在。希望通過本文，幫助實驗室建立電子文件受控的概念，提出受控的方法，實現(xiàn)電子文件的受控，從而提高管理水平和工作效率。

【關(guān)鍵詞】電子文件；受控；管理

一、概述

隨著信息化水平的提高，電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)化辦公方式已得到越來越廣泛的應(yīng)用，很多政府部門、企事業(yè)單位建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，建立了自己的辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），許多文件都以電子文件的形式發(fā)出，供工作人員使用，從而減少紙質(zhì)文件的發(fā)放，辦公“無紙化”正在逐步取代辦公“有紙化”。與傳統(tǒng)的有紙化辦公相比，建立在內(nèi)部局域網(wǎng)基礎(chǔ)上的無紙化辦公能提高工作效率，減少紙張等使用，體現(xiàn)了環(huán)保意識。電子文件以其使用方便、傳播高效、存儲空間小而越來越受到歡迎并得到廣泛的使用。

許多有一定規(guī)模的檢測實驗室與全國其他企事業(yè)單位一樣，也建立了基于內(nèi)部局域網(wǎng)的、集辦公自動化和檢測業(yè)務(wù)管理于一體的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了辦公和業(yè)務(wù)管理的自動化，但由于檢測實驗室中很多是受控文件，實驗室不知道如何對電子文件實施“受控”，使得大量文件仍然是以紙質(zhì)版的形式存在，或者雖以電子版的形式存在，但任何人都可以在電腦上對文件進行任意修改，文件并不受控。建立電子文件受控和管理的規(guī)定，是實現(xiàn)實驗室無紙化辦公的必要條件。

二、電子文件及受控文件的概念

1.電子文件的概念

電子文件是隨著信息化的發(fā)展而出現(xiàn)的以新的媒介形式作為載體的文件，隨著政務(wù)網(wǎng)、辦公自動化的普及而迅速增長，而《中華人民共和國電子簽名法》的頒布、實施，也明確了電子文件的法律地位。那么，什么是電子文件呢？

按照GB/T18894-2002《電子文件歸檔和管理規(guī)范》中的定義，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

2.受控文件的概念

受控文件的定義，無論是GB/T19000-2008《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》、GB/T19023-2003《質(zhì)量管理體系文件指南》還是GB/T27000-2006《合格評定詞匯和通用原則》中，都沒有明確的定義，僅在GB/T19023-2003《質(zhì)量管理體系文件指南》中，對非受控文件進行了說明：非受控文件是指用于投標、顧客的非現(xiàn)場使用以及其他特殊發(fā)放的文件，不要求對其更改進行控制，對此類文件應(yīng)當作為非受控文件明確標識。與此對應(yīng)的受控文件，可以理解為對其更改進行控制的文件。

對于檢測實驗室，文件受控的目的是為確保文件的發(fā)布、更改受到控制，保證使用者使用經(jīng)過批準的正確版本。受控文件一般是指內(nèi)部編制發(fā)布的文件，但由于實驗室的特殊性，標準等外來文件也列入了受控文件范圍，以保證標準的使用者使用正確的版本。

文件受控包括文件的發(fā)布、修改，也包括文件的定期評審、作廢文件回收的過程。

3.電子文件受控的概念

電子文件受控，是指電子文件從發(fā)布、修改、定期評審、作廢文件回收的全過程。

電子文件由于易傳播、易修改、無法控制使用者、作廢文件無法回收等特點，在未聯(lián)網(wǎng)的電腦上是無法實行受控的，只有局域網(wǎng)環(huán)境下才可以實現(xiàn)電子文件的受控，因此，我們的討論是基于實驗室的OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)而展開的。

三、建立電子文件受控的管理程序

CNAS-CL01《檢測和校準實驗室通用能力的要求》第4.3.3.4條規(guī)定，實驗室“應(yīng)制定程序來描述如何更改和控制保存在計算機系統(tǒng)中的文件”，因此，在實施電子文件受控前，實驗室應(yīng)按照CNAS-CL01《檢測和校準實驗室通用能力的要求》和《實驗室資質(zhì)認定評審準則》的要求建立電子文件受控的管理程序。

管理程序中應(yīng)明確受控電子文件的范圍、各相關(guān)人員/部門的職責、發(fā)布的方式、修改的處理、定期審查的要求、歸檔保存的要求，保證受控電子文件的發(fā)布、使用、修改、保存歸檔的全過程都受到有效控制。

四、受控文件的發(fā)布、使用

1.電子文件受控的條件

電子文件受控的必要條件是在OA平臺或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中加入一個受控文件的模塊，與一般的通知、公告、郵件不同，該模塊應(yīng)能保證電子文件有四種管理模式：

a.能按權(quán)限設(shè)定使用人群：該模式主要控制文件發(fā)放范圍，保證使用文件的人群符合設(shè)定的范圍。

b.不能下載、不能打印、僅能打開閱讀：實驗室很多受控文件，只是提供學(xué)習(xí)，不得隨意修改，也不能隨意外傳，如，質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)章制度，這類文件應(yīng)面向?qū)嶒炇宜腥送ㄟ^網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)，不能下載、打印、修改，以防文件失控。

c.能打?。喊垂芾眢w系文件的層次，記錄的格式是體系文件的第四層次文件，屬于受控文件。記錄格式在日常工作中會經(jīng)常使用到，因此，這類受控文件應(yīng)設(shè)定為特定人員使用并可以打印的文件。

d.文件的上傳發(fā)布只能由有權(quán)限的人實施。

只有在OA平臺或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中有具備上述四種管理模式的模塊，才能實現(xiàn)電子文件的受控。

2.電子文件的發(fā)布、修改、作廢回收

為保證電子文件的受控，實驗室應(yīng)指定文件管理人員發(fā)布文件，記錄好文件名稱、版本號、唯一性標識號、批準人、發(fā)布時間、網(wǎng)上發(fā)布時間、發(fā)布范圍、是否為可打印模式等信息，防止使用無效或作廢的文件，并作為電子文件受控的記錄。

電子文件的修改，不能在電子版上直接修改，而是采取另外發(fā)布文件新版本的方式進行修改，原電子文件按作廢文件處理。修改后文件的發(fā)布，按前述發(fā)布的方式進行。如果文件是可打印文件，文件管理人員應(yīng)通知到每一個有權(quán)打印的人員，防止誤用已打印的原文件。

作廢文件應(yīng)由文件管理人員回收。因為受控電子文件不能下載，因此，作廢文件由文件管理人員直接從網(wǎng)絡(luò)上卸載，并做好記錄即可。

五、受控電子文件的定期審查

CNAS CL01-2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》第4.3.2.2條規(guī)定，實驗室制定的文件控制程序應(yīng)確?！岸ㄆ趯彶槲募?，必要時進行修訂，以保證持續(xù)使用和滿足使用要求”，受控的電子文件作為受控文件的一部分，也應(yīng)該按規(guī)定的程序進行定期審查。

受控電子文件的審查，應(yīng)該和紙質(zhì)版受控文件一樣，對文件的有效性、適用性進行審查。定期審查一般以審查系統(tǒng)中在用的電子文件為主，考慮到電子文件的特殊性，還應(yīng)對受控文件的完整性進行審查，以保證文件的有效、適用和完整。

六、歸檔保存

和紙質(zhì)版電子受控文件一樣，受控的電子文件也應(yīng)歸檔保存。歸檔保存的電子文件，除了應(yīng)符合紙質(zhì)版文件保存的規(guī)定外，歸檔前，應(yīng)由電子文件形成部門保證其真實性、完整性、有效性，同時，應(yīng)對電子文件是否帶有病毒進行檢查。

電子文件應(yīng)保存在耐受性好的載體上，一般應(yīng)至少保存二套，一套供封存保管，一套供查閱使用。歸檔保存的文件應(yīng)定期進行機讀檢驗，發(fā)現(xiàn)問題立即采取補救措施。

七、結(jié)束語

電子文件的受控管理，是實驗室無紙化辦公的基礎(chǔ)，是提高辦公效率的方式之一，希望通過電子文件的受控管理，使實驗室的管理水平和工作效率得到提高。

作者簡介：黃星海（1966—），男，江蘇人，大學(xué)專科，高級工程師，現(xiàn)供職于南京市產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗院。