公司的合同法務(wù)管理問題探析

摘 要 作為現(xiàn)代企業(yè)，公司在其日常經(jīng)濟(jì)交往中，合同是必不可少的法律手段，合同是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。公司能否做好合同的管理工作，是現(xiàn)代公司經(jīng)營管理一項(xiàng)重要因素。因此，合同的管理和簽訂對于公司正常經(jīng)濟(jì)往來起到關(guān)鍵性作用，本文擬就公司中合同的簽訂、管理問題進(jìn)行簡單探討。

關(guān)鍵詞 公司 合同 管理 簽訂

作者簡介：仇兆波，陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，法學(xué)副教授，法學(xué)碩士，研究方向：法學(xué)及法學(xué)教育。

中圖分類號(hào)：D922.29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-0592（2014）12-205-02

社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)究其本質(zhì)就是法治經(jīng)濟(jì)，換言之也稱其為契約經(jīng)濟(jì)。現(xiàn)代公司經(jīng)營中，原材料的采購，產(chǎn)品的銷售，一般都都是以訂單、合同、發(fā)貨單、發(fā)票等為表現(xiàn)形式，其中，合同是確保公司合法權(quán)益的最關(guān)鍵、最重要的證據(jù)材料。公司合同管理是指公司對合同的立項(xiàng)、簽訂、備案審核、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理?，F(xiàn)代公司通過加強(qiáng)合同的規(guī)范管理，依此營造在市場交易中受法律保護(hù)的法律權(quán)利基礎(chǔ)。其目的是提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，使企業(yè)的合同交易依法良性進(jìn)行，從而最大限度的維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益。因此，合同管理是現(xiàn)代公司依法治理的重要組成部分。

一、公司的合同管理存在的主要問題

合同管理是公司管理非常重要的內(nèi)容，各公司都在建立或者加強(qiáng)自身的合同管理工作，合同管理是全過程的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程。實(shí)踐中，公司的合同管理主要存在以下問題：

（一）合同主體不適格

在建筑行業(yè)中這一問題尤為突出，法律規(guī)定，施工企業(yè)只有在取得相應(yīng)的資質(zhì)證書后，才能進(jìn)入建筑市場，并且只能在資質(zhì)等級(jí)許可的范圍內(nèi)與發(fā)包方簽訂建設(shè)工程施工合同。但是由于我國建筑市場承包人競爭相當(dāng)激烈，于是就出現(xiàn)了沒有資質(zhì)的個(gè)人、單位向有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)借用資質(zhì)，或者低資質(zhì)的建筑施工企業(yè)向高資質(zhì)的建筑施工企業(yè)借用資質(zhì)以求與建設(shè)項(xiàng)目要求相適應(yīng)，這種行為在法律上被稱為“掛靠”，這是一種嚴(yán)重主體不適格的合同。若不注意此類合同主體，到頭來受損失就得不償失了。

（二）合同條款文字不規(guī)范，內(nèi)容不完整

依法訂立的有效的合同應(yīng)當(dāng)具有準(zhǔn)確、明晰的合同文字表述，不能引發(fā)歧義和誤解，否則，會(huì)導(dǎo)致合同履行不能或引起合同糾紛。另外，實(shí)踐中，有些合同出現(xiàn)條款不全面存在許多缺位的地方，例如，有些合同漏掉了違約條款，這類合同若發(fā)生違約，在合同中根本找不到違約處理之約定，使得受害方陷于被動(dòng)境地，不能依約依法主張自己的權(quán)利。

（三）不注重簽名蓋章的法律效力

合同糾紛訴訟中，最有力和有效的證據(jù)當(dāng)然是有蓋章或簽名的合同之原件，尤其要注意的是有些合同在其條款中特別約定“本合同自雙方當(dāng)事人簽名并且蓋章之日起生效”，這類合同就是所謂的附條件生效的合同，判斷其是否生效就有了雙方簽名加上蓋章這一標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)踐中當(dāng)事人只有簽名沒有蓋章或者只有蓋章而沒有簽名，這對于合同的效力產(chǎn)生訴訟的嚴(yán)重障礙。

（四）應(yīng)當(dāng)追究責(zé)任而沒有追究，而想到追究時(shí)卻過了訴訟時(shí)效

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)交往中公司被拖欠合同款項(xiàng)的情況很常見，《中華人民共和國合同法》賦予了合同當(dāng)事人同時(shí)履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)等十分有效的抗辯權(quán)利，但大多數(shù)公司不懂行使，也沒有及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)已超過訴訟時(shí)效，喪失了勝訴權(quán)，導(dǎo)致合同中的權(quán)利再也無法實(shí)現(xiàn)。

二、公司合同管理中存在問題的主要原因

公司的合同管理是全方位的、從意向性接觸到交易完畢的全過程的工作，千頭萬緒，出現(xiàn)以上問題在所難免，究其原因主要有以下幾點(diǎn)：

（一）管理模式原因分析

現(xiàn)代公司采取公司法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門分口管理的模式。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，公司通過合同所確立的民事關(guān)系，是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，這些法律關(guān)系與公司的經(jīng)營、內(nèi)部的生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人力資源、技術(shù)的更新改造截然不同，涉及的是法律專業(yè)問題，所以大多數(shù)公司采取公司法律顧問部門管理合同的制度。一般情況下，公司設(shè)立法律顧問部門對公司的合同統(tǒng)一管理，公司的各個(gè)業(yè)務(wù)部門及下轄分公司、事業(yè)部作為合同次一級(jí)管理主體，負(fù)責(zé)本部門的合同管理，但實(shí)踐中，法律顧問部門由于其工作積極性不夠，獎(jiǎng)懲制度不明晰，而且大多公司的法律顧問工作是和律師事務(wù)所簽訂法律顧問合同的方法進(jìn)行的，沒有將法律顧問部門管理職責(zé)強(qiáng)化，從而導(dǎo)致相應(yīng)問題的產(chǎn)生。

（二）制度建設(shè)原因分析

1.缺乏對合同簽約人員和管理人員的培訓(xùn)教育。合同簽約人員和管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同及其管理的質(zhì)量。只有通過專門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同參與人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，提高了合同法律意識(shí)、增強(qiáng)合同相關(guān)人員的業(yè)務(wù)技能，才能保障所簽合同的有效及完整。

2.相關(guān)部門監(jiān)督管理職責(zé)確失。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，對合同的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行有效監(jiān)督是一項(xiàng)非常重要的工作。通過監(jiān)督可以隨時(shí)掌握公司各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。實(shí)踐中，相關(guān)部門監(jiān)督管理職責(zé)確失，沒有同法律顧問部門及其他相關(guān)部門如財(cái)務(wù)部門配合，把好合同的管理關(guān)口，從而導(dǎo)致對合同簽訂及合同履行的監(jiān)督。

3.違約糾紛沒有及時(shí)處理。合同體現(xiàn)的是一種受法律強(qiáng)制力保護(hù)的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，若當(dāng)事人違約，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時(shí)一定要結(jié)合該合同的特點(diǎn)、對方當(dāng)事人的具體情況，選擇行之有效的違約責(zé)任條款，若對方當(dāng)事人違約，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，不要等到時(shí)效已過，使自己陷于被動(dòng)局面。在法定的時(shí)效期內(nèi)，采用仲裁或訴訟等方式，才能減少公司的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)公司的合法權(quán)益。

4.沒有建成現(xiàn)代合同管理網(wǎng)絡(luò)。建立和健全合同的管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)和兼職機(jī)構(gòu)），使公司合同管理覆蓋公司的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落的有機(jī)的組織網(wǎng)絡(luò)；針對合同每個(gè)環(huán)節(jié)建立健全具體的可操作制度，使合同管理工作形成有章可循的組織網(wǎng)絡(luò)。通過以上網(wǎng)絡(luò)的建立形成行之有效的合同管理體系來保障合同各個(gè)階段的合法性、有序性。從合同的項(xiàng)目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，有些公司并沒有形成嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生的現(xiàn)代合同管理網(wǎng)絡(luò)。

三、解決公司合同管理中存在問題的法律對策

合同管理的諸多問題導(dǎo)致公司的合同權(quán)益不能得到有效的法律保障，其中，簽訂高質(zhì)量的合同，是在將來可能發(fā)生的糾紛訴訟中，維護(hù)公司合法權(quán)益的重要前提，筆者認(rèn)為簽訂合同時(shí)公司應(yīng)特別注意以下法律事項(xiàng)：

（一）使用和簽訂合同一定要注意細(xì)節(jié)

注意合同名稱與合同內(nèi)容是否一致，有些公司使用合同統(tǒng)一文本，但由于使用者對合同性質(zhì)了解不清楚，審查不仔細(xì)，出現(xiàn)混亂使用現(xiàn)象。例如本是買賣合同，卻使用租賃合同文本，這樣的合同在后期的履行和適用法律條款方面爭議難免。是單價(jià)還是總價(jià)要注意區(qū)別，有些公司在銷售合同中，標(biāo)的物并非單一，但只在合同中書寫各類標(biāo)的物的總價(jià)款，卻不明確具體每種商品的單價(jià)，一旦履行一部分后發(fā)生爭議，就難以確定未履行的部分標(biāo)的物之價(jià)款，從而引發(fā)不必要的矛盾和糾紛。

（二）嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格

實(shí)踐中，由于各個(gè)合同的主體性質(zhì)、種類繁多，各職能部門的管理不到位現(xiàn)象比較普遍?；谌绱舜蟓h(huán)境，簽約時(shí)為預(yù)防被欺詐，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，一定要嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格、履約能力、企業(yè)征信情況等。在審查簽約主體資格方面一定要慎重謹(jǐn)慎，必須要求對方提供加蓋紅章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等，確有必要時(shí)可到工商登記部門查看其登記資料，絕對不能僅僅憑名片、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件而輕信對方草率簽約，一定要杜絕此類情況的發(fā)生，不要疏忽大意掉進(jìn)合同陷阱。

（三）注意用詞嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性

合同中的每一個(gè)字，每一個(gè)詞，每一句話，都具有其特定的法律意義，不能在合同條款表述中使用有歧義的詞句或多義詞。尤其要注意法律規(guī)定中有特別法律含義而又很接近的詞句，如欠條和借條在法律性質(zhì)、訴訟時(shí)效起算是有區(qū)別的，在適用時(shí)一定要仔細(xì)斟酌。再例如“定金”與“訂金”一字之差，區(qū)別相去甚遠(yuǎn)。定金屬于擔(dān)保方式，其法律依據(jù)是《中華人民共和國擔(dān)保法》。在買賣合同中若當(dāng)事人約定買方向賣方支付一筆金額作為“定金”，那么此筆金額就具有擔(dān)保的法律效力，當(dāng)賣方全面履行自己的合同約定義務(wù)后，定金應(yīng)當(dāng)?shù)肿鲀r(jià)款。給付定金的買方若違約時(shí)，無權(quán)要求返還定金；收受定金的賣方不履行約定的義務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金?？梢姸ń鹁哂袘土P違約方的法律功能，可以起到督促合同當(dāng)事人積極履行合同義務(wù)之作用。簽約時(shí)若誤寫成“訂金”，就不能產(chǎn)生擔(dān)保作用，因?yàn)椤坝喗稹痹诜缮鲜莾H僅被認(rèn)定為該筆交易的預(yù)付款，對違約方不產(chǎn)生任何懲罰性的法律后果。

（四）約定相應(yīng)的違約責(zé)任條款

違約責(zé)任是合同當(dāng)事人不履行合同或履行合同義務(wù)不符合合同約定所應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任?！吨腥A人民共和國合同法》對違約責(zé)任均作了了明確的規(guī)定，特別是該法第一百一十四條規(guī)定，當(dāng)事人可以約定一方違約時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)違約情況向?qū)Ψ街Ц兑欢〝?shù)額的違約金。簽約人若能很主動(dòng)而有技巧的運(yùn)用以上法律的規(guī)定，當(dāng)對方當(dāng)事人違約時(shí)就可化被動(dòng)為主動(dòng)，依法要求違約方支付違約金，還可繼續(xù)要求對方履行合同義務(wù)，這樣就不拍對方違約，并且還有利于合同糾紛的迅速解決。

（五）管轄法院約定要明確，仲裁機(jī)構(gòu)名稱書寫要具體

合同糾紛案件中，在訴訟管轄方面經(jīng)常發(fā)生爭議，耗費(fèi)時(shí)間和精力，我國《民事訴訟法》規(guī)定，合同的雙方當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄，但不得違反本法對級(jí)別管轄和專屬管轄的規(guī)定。在簽訂合同時(shí)，雙方一般比較友好，比較容易達(dá)成一致意見，應(yīng)當(dāng)事先約定明確的管轄法院，就不會(huì)給對方留下管轄權(quán)異議的機(jī)會(huì)。若是選擇仲裁應(yīng)當(dāng)注意選定明確，具有唯一性的仲裁委員會(huì)，對仲裁機(jī)構(gòu)必須寫具體的名稱，如咸陽仲裁委員會(huì)、西安仲裁委員會(huì)。如果寫的籠統(tǒng)，會(huì)導(dǎo)致仲裁協(xié)議或仲裁條款無效的情況。

總之，公司合同管理是對自身為一方當(dāng)事人的合同之訂立、履行、變更、終止等一系列法律行為的有效掌控，合同的管理和簽訂是現(xiàn)代公司經(jīng)營中的一項(xiàng)重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代公司若能對合同實(shí)施有效管理，將為公司維護(hù)自身合法權(quán)益夯實(shí)相應(yīng)的法律基礎(chǔ)。

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