高校院系教務(wù)管理工作優(yōu)化探析

王麗紅

摘 要：教務(wù)管理工作既重要還具有時(shí)效性和繁雜性，必須在教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行之前準(zhǔn)備就緒，工作繁重而無法量化，很難有成就感，但一不小心出錯(cuò)就容易造成教學(xué)事故，需要工作人員有責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神，工資待遇低使得教務(wù)管理人員流動(dòng)性較大，大大影響了教務(wù)管理工作，學(xué)校需要建立激勵(lì)機(jī)制，為教務(wù)人員提供個(gè)人成長與發(fā)展的空間，使他們愿意留守教務(wù)崗位。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；優(yōu)化；探析

中圖分類號(hào)：G649.22 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）27-0233-02

高校院系教務(wù)管理工作人員既要面對上面教務(wù)處的所有教務(wù)管理員，還要面對院系的領(lǐng)導(dǎo)、老師及輔導(dǎo)員，不是簡單的傳話筒，而是教務(wù)管理事務(wù)的推動(dòng)者，使教學(xué)工作有計(jì)劃正常有序地進(jìn)行，教務(wù)工作繁重而無法量化，且難有成就感，需要很強(qiáng)的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神，工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不然就可能出教學(xué)事故，工資待遇低使得教務(wù)管理人員流動(dòng)性較大，新的教務(wù)工作人員最少需要一年的時(shí)間來熟悉整個(gè)教務(wù)流程，這樣大大影響了教務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，學(xué)校需要建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)教務(wù)管理人員的工作熱情，使他們愿意留守教務(wù)崗位，努力降低他們的流動(dòng)性。下面我從教務(wù)管理工作的性質(zhì)，應(yīng)具備的工作能力，教務(wù)工作人員不穩(wěn)定及改進(jìn)措施和完善教務(wù)管理員工作四個(gè)方面來展開論述。

一、教務(wù)管理工作的性質(zhì)

1.重要性。教務(wù)管理員也是學(xué)校教務(wù)處在院系的聯(lián)絡(luò)員，學(xué)校教務(wù)處的任何一個(gè)科室都可以直接給教務(wù)管理員派任務(wù)，基層教務(wù)管理員往往應(yīng)接不暇，顧此失彼。教務(wù)管理員既管理教學(xué)又服務(wù)教學(xué)，教務(wù)管理員工作的規(guī)范和科學(xué)的程度將直接影響教學(xué)的正常運(yùn)行、教學(xué)的有效實(shí)施及教學(xué)質(zhì)量的提高。

2.時(shí)效性和繁雜性。教務(wù)管理員所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作應(yīng)該且必須在教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行之前準(zhǔn)備就緒，所以必須講究效率，使教學(xué)資源得到有效配置和教學(xué)效應(yīng)得到充分發(fā)揮。教學(xué)活動(dòng)應(yīng)是全院各部門相互作用、相互協(xié)調(diào)的一個(gè)過程。教務(wù)管理員工作的難度大[1]，除了常規(guī)性的日常管理工作要做，還有一些突發(fā)性的教學(xué)事件需要處理，教務(wù)管理員承擔(dān)著大量事務(wù)性的工作，接觸的是全院、系的老師，日常工作十分繁忙，因此教務(wù)管理員的工作實(shí)質(zhì)上具有時(shí)效性和繁雜性。

3.合作性。教務(wù)管理工作人員需要分工合作，制定出教務(wù)管理的崗位分工與職責(zé)，能有效避免遇事時(shí)相互推卸責(zé)任，或者不明晰工作該由哪個(gè)崗位的人員來負(fù)責(zé)[2]。健全的教務(wù)管理崗位責(zé)任制能有效增強(qiáng)教務(wù)人員的事業(yè)心和責(zé)任感，減少工作中的粗糙馬虎與推諉扯皮，減少教學(xué)事故的發(fā)生，提高工作質(zhì)量和效率。

二、教務(wù)管理人員應(yīng)具備的工作能力

1.責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。教務(wù)人員處在最基層，工作量大，事務(wù)雜，時(shí)效性強(qiáng)，責(zé)任重大，稍一疏忽就會(huì)對整個(gè)教學(xué)工作造成影響。因此要提高他們的責(zé)任意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹立服務(wù)意識(shí)，做到愛崗敬業(yè)，不怕吃苦，為教務(wù)工作默默奉獻(xiàn)。

2.學(xué)習(xí)能力。學(xué)習(xí)學(xué)校的各項(xiàng)教務(wù)管理制度，了解教務(wù)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，熟悉各項(xiàng)工作的操作流程。在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，還要及時(shí)總結(jié)，通過總結(jié)梳理工作思路，改進(jìn)工作方法，提高工作效率。

3.溝通能力。與領(lǐng)導(dǎo)溝通，請示工作細(xì)節(jié)；與老師溝通，了解他們的需求，并讓他們理解自己的工作；與其他教務(wù)管理員溝通，取長補(bǔ)短。

4.合作能力。教務(wù)工作往往由幾個(gè)人共同完成，各個(gè)環(huán)節(jié)又是緊密相連，教務(wù)管理員之間經(jīng)常需要協(xié)同合作，做到信息共享，避免重復(fù)勞動(dòng)。還要建立良好的人際關(guān)系，營造彼此信任、和諧的工作氛圍。

5.電腦應(yīng)用能力。教務(wù)工作離不開電腦，熟練地運(yùn)用電腦軟件，可以讓電腦幫忙做很多工作，節(jié)省了很多時(shí)間，大大提高了工作效率，故教務(wù)管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)辦公常用軟件。

6.文件管理能力。教學(xué)文件是教學(xué)單位教學(xué)活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄。教學(xué)文件的管理是教務(wù)管理中的重要內(nèi)容。教學(xué)文件管理工作包括教學(xué)文件的收集、檢查、整理、保管、查閱、利用等幾個(gè)方面。在教學(xué)文件的管理中應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，做到文件的收集及時(shí)、真實(shí)可靠、完整規(guī)范，整理分類科學(xué)、合理，經(jīng)過檢查、整理后的教學(xué)文件應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)保管，以便查閱和利用。我校是教務(wù)管理員兼文件管理員，每學(xué)期的存檔文件分類放入文件盒，文件盒的側(cè)面貼上寫有學(xué)期及文件名的標(biāo)簽，文件盒的里面放有詳細(xì)的文件目錄，每個(gè)文件都貼有封面，寫上學(xué)期、文件名、部門和日期。畢業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)論文存檔資料都裝入檔案袋，試卷都加上封面裝訂成冊，檔案袋和試卷上都寫有編號(hào)，方便按編號(hào)查找。全校的畢業(yè)實(shí)習(xí)和論文檔案袋跟試卷都統(tǒng)一放在一個(gè)地方集中保存。

三、教務(wù)工作人員不穩(wěn)定及改進(jìn)措施

1.教務(wù)管理隊(duì)伍人員不穩(wěn)定。教務(wù)工作平凡、瑣碎、繁重，工作無法量化，缺乏成就感，看不到成果，但一不小心出差錯(cuò)就有可能出教學(xué)事故，教務(wù)管理員辛勤勞動(dòng)難以得到認(rèn)同，致使很多人不愿從事教務(wù)工作，從而造成教務(wù)管理隊(duì)伍不穩(wěn)定[3]，人員流動(dòng)性大，人員的頻繁更換，必然會(huì)影響教務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率。

2.待遇低。一些高校重教學(xué)輕管理，教務(wù)管理者尤其是教務(wù)管理員的工資待遇與教師及其他崗位人員相比較低，而且工作時(shí)間是要坐班，而老師是有課才來學(xué)校，不用坐班，特別是寒暑假，教務(wù)管理人員比老師放假時(shí)間都少了差不多一個(gè)月，工作時(shí)間長，工資待遇低，使教務(wù)管理人員的工作積極性受到極大影響。

3.改進(jìn)措施給。教務(wù)人員提供校內(nèi)外業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，組織專家報(bào)告會(huì)、交流會(huì)等，以提高教務(wù)工作能力。提高教務(wù)管理員的待遇。建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)他們的工作熱情，為教務(wù)人員提供個(gè)人成長與發(fā)展的空間，使他們愿意留守教務(wù)崗位，干得順心和舒心，保障學(xué)校教學(xué)管理工作正常有序地開展。

四、完善教務(wù)管理員工作

1.不斷學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)教務(wù)管理知識(shí)，熟練掌握教務(wù)工作流程，每學(xué)期初做好工作計(jì)劃，使教務(wù)工作有序進(jìn)行。很多常規(guī)性的工作可以提前做，工作不能被動(dòng)應(yīng)付，等上級(jí)部門發(fā)出指令后再行事，而應(yīng)發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化工作流程，這樣才能不斷提高工作效率。

2.提高電腦操作能力。工作中必須用到辦公軟件，特別是Excel和Access數(shù)據(jù)庫軟件，Excel中經(jīng)常用到篩選、分類匯總、選擇性粘貼、打印標(biāo)題行、公式、計(jì)數(shù)、凍結(jié)窗口、條件格式、函數(shù)、數(shù)據(jù)透視等，篩選可以讓我們快速地找到要找的結(jié)果，分類匯總可以方便統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，公式方便計(jì)算，數(shù)據(jù)透視可以快速地做好統(tǒng)計(jì)表；Access數(shù)據(jù)庫很有用，可以做一些數(shù)據(jù)配對，檢查錯(cuò)誤，兩個(gè)或以上的表中有相同字段的可以合為一個(gè)表之類的工作。努力提高常用辦公軟件操作能力，電腦軟件應(yīng)用水平越高，讓電腦幫助做的事就越多，工作效率就越高。

3.利用現(xiàn)代通信工具來提高辦公效率。利用飛信、QQ群、郵箱等電子辦公平臺(tái)來辦公。移動(dòng)通信推出的飛信軟件使用起來非常方便，在電腦上操作，免費(fèi)發(fā)短信。教務(wù)管理員可以將所有有移動(dòng)手機(jī)號(hào)碼的老師都加為飛信好友，通過飛信可以即時(shí)地將重要教務(wù)信息發(fā)送到老師的手機(jī)上，有些老師不喜歡看QQ群里的信息，有時(shí)QQ群里的信息太多也容易看漏，特別是老年老師，根本就不上QQ，飛信就解決了這個(gè)問題。我們學(xué)校都習(xí)慣于用QQ來辦公，我們的辦公群有教務(wù)工作群、督導(dǎo)討論組，各個(gè)院系QQ群，行政人員QQ群，輔導(dǎo)員QQ群等。所有的通知除了發(fā)紙質(zhì)版外，還會(huì)在相關(guān)的QQ群里發(fā)電子版通知。QQ群提供了一個(gè)辦公平臺(tái)，方便大家一起討論溝通，文件的共享等。用QQ不方便傳的文件就可以用到郵箱。

4.完善各種辦公系統(tǒng)建設(shè)如教務(wù)管理信息系統(tǒng)。OA的辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。我校采用青果教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍管理、學(xué)生選課、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、成績管理、網(wǎng)上評教等工作，減少了部分教務(wù)管理工作，縮短了信息流通渠道，提高了工作效率[3]。但我校購買的青果系統(tǒng)軟件還有很多地方不夠完善，實(shí)際需要的很多功能沒有，不得不手工來完成，大大降低了辦公效率；建議建立類似OA的辦公系統(tǒng)。全校的所有辦公信息都能共享，連部門進(jìn)出員工信息都能看到，所有的辦公信息都在這一平臺(tái)發(fā)布，做到信息完全共享。文件的審簽也可以通過辦公系統(tǒng)來完成，基本實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，低碳節(jié)能環(huán)保。每個(gè)部門的工作計(jì)劃和總結(jié)等公需文件都可以放到文件下載區(qū)，方便需要的部門下載，這樣院系就不用將一份文件發(fā)給幾個(gè)行政部門；目前我校剛剛開始使用用友財(cái)務(wù)管理軟件，剛用是有些不習(xí)慣，有一個(gè)熟悉的過程，辦公軟件讓工作變得更方便快捷，都在電腦上進(jìn)行審核，申請人也可以通過辦公系統(tǒng)查看審核到了哪個(gè)階段，再也不用拿著申請單到處找每位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，大大提高了工作效率。

5.存檔文件的管理工作需要完善。建議學(xué)校設(shè)置一個(gè)專門管理文件的行政人員，各個(gè)院系可以由教務(wù)員來兼職做文件管理員，定期召開文件管理員會(huì)議，對文件管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的要求，學(xué)校需要做一個(gè)存檔文件的明細(xì)表，表里給每個(gè)文件都規(guī)定一個(gè)文件編號(hào)，還應(yīng)注明資料應(yīng)該收集歸檔的時(shí)間、收集部門、存檔部門、保存年限等。這樣每位文件管理員每學(xué)期只需要按照表上的時(shí)間來收集文件，不容易遺漏，根據(jù)文件的保存年限，可以及時(shí)將過時(shí)的文件清理掉，騰出空間放新的文件。

6.加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)的管理。很多高校都是理論教學(xué)多，實(shí)踐教學(xué)少之又少，培養(yǎng)方案上的實(shí)踐課，實(shí)踐開出率不高。而很多課程都需要學(xué)生上實(shí)踐課，學(xué)生也喜歡上實(shí)操課，可以提高學(xué)生的動(dòng)手實(shí)際操作能力，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，使學(xué)生畢業(yè)后能很快地上崗。實(shí)踐課開出率不理想主要原因是教學(xué)成本比較高，第一，教師工資成本。實(shí)操課需要的老師是雙師型教師，理論和實(shí)操能力都要過硬，對老師的要求較高，我校實(shí)操課老師的系數(shù)比理論課老師提高了0.2。第二，實(shí)操課需要相對應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室或儀器設(shè)備，還可能會(huì)用到一些教學(xué)材料，這樣就大大提高了教學(xué)成本。

總之，面對現(xiàn)代教育發(fā)展的要求，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的管理體系，努力建設(shè)一支素質(zhì)高、懂業(yè)務(wù)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、相對穩(wěn)定的教務(wù)管理隊(duì)伍，營造平等友愛、融洽和諧的工作環(huán)境。充分調(diào)動(dòng)一切積極因素，激發(fā)教務(wù)管理人員的創(chuàng)造力；教學(xué)管理人員應(yīng)該營造創(chuàng)新氛圍，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，更新理念和思維方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，從創(chuàng)新的成功中獲得成就感，提高教務(wù)管理工作的質(zhì)量。

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