高校檔案信息化建設策略初探

肖舟

摘 要：隨著現代信息技術的不斷發(fā)展，各地高校檔案館也加快了其信息化步伐。雖然現階段我國高校檔案館信息化建設取得了一定的成績，但同時也存在諸多問題。如何在新的時代背景下提高高校檔案信息的數字化和網絡化水平，實現高校檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化，已成為當下我們不得不面對的切實問題。

關鍵詞：高校；檔案；信息化

一、現階段高校檔案信息化建設中存在的問題

1.高校檔案管理人員專業(yè)技能不足，綜合素質參差不齊

檔案建設的現代化和信息化對高校檔案管理人員提出了新的要求，而由于多種因素，高校檔案管理人員在信息化建設方面存在著很多不足，綜合素質參差不齊。一方面，部分檔案人員因為年齡較大，知識陳舊，習慣用傳統(tǒng)的思維和方法管理檔案，思想趨于保守，對新事物缺乏接受能力，不能適應檔案信息化管理的趨勢；另一方面，由于檔案人員專業(yè)知識單一，長期安于現狀，墨守成規(guī)，導致其信息化能力不足，創(chuàng)新拓展性不夠，在檔案信息資源建設方面缺乏先進的管理理念與科學的管理方法。這兩方面的因素長期得不到重視和改正，在很大程度上導致了高校檔案信息化建設的停滯不前。

2.高校檔案信息化軟硬件設施配置不合理，經費難以保障

在高校檔案信息化的過程中，軟硬件設施的配置至關重要，直接影響著高校檔案信息化工作的順利開展和完成質量。雖然現階段很多高校進行了軟硬件設施的購買和配置，但由于檔案管理部門缺乏長遠的信息管理戰(zhàn)略，導致軟硬件設施配置中存在很多的盲目性，造成了資源的極大浪費。表現在管理部門要么只重視硬件資源（包括計算機、掃描儀、打印機、復印機、存儲器等）的購買，而忽視了相應檔案管理軟件的配套，使硬件不能發(fā)揮其功效；要么對軟硬件設施都進行了采購配置，但很多設施由于不符合單位檔案建設實際，只能閑置不用，也造成了財力上的浪費。加之高校檔案信息化建設缺乏后期經費保障，種種因素使得高校檔案信息化建設舉步維艱。

3.高校信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)章制度，各自盲目發(fā)展

雖然我國在檔案信息化建設方面出臺了一些規(guī)章制度，但還不盡完善。檔案信息化建設方面仍缺乏統(tǒng)一標準，造成現階段各高校之間的盲目發(fā)展，既不能實現高校檔案館之間信息資源的聯(lián)合共建，也導致了檔案信息化過程中的重復建設，在人力、物力、財力方面造成了很大的浪費。

4.高校信息資源管理意識不足，開發(fā)利用滯后

高校檔案是集黨群、行政、教學、科研、財務、基建、出版、設備等眾多門類檔案為一體的綜合信息資源體系，對其進行開發(fā)利用是高校檔案信息化建設的重要組成部分。但由于檔案部門長期以來的被動利用，缺乏對檔案數據庫的開發(fā)和專題數據庫的建設，加之檔案資源中文書檔案偏多，體現辦學趨勢、學科特點、師資力量、科研水平等自身優(yōu)勢的檔案偏少，造成高校檔案信息資源開發(fā)仍處于一個較低的滯后狀態(tài)。

二、提高高校檔案信息化建設水平的對策

1.高校檔案管理人員應轉變思想、開拓創(chuàng)新，努力提高自身素質

高校檔案信息化是整個社會時代發(fā)展的必然趨勢，是高校信息資源管理邁上新臺階的重要環(huán)節(jié)。對此，檔案管理人員必須打破過去因循守舊、得過且過的思想，努力開拓進取，用創(chuàng)新的視角和方法去管理檔案信息資源。同時，檔案管理人員應積極參加各種檔案業(yè)務培訓，廣泛汲取同行業(yè)信息資源建設經驗，不斷提升自身專業(yè)技能和綜合素質，解放思想，摸索出一套適合自身檔案信息管理的方法和規(guī)范。

2.高校要加大對檔案信息化建設投入，合理配置軟硬件資源

高校檔案信息化建設是一個長期持續(xù)的過程，領導部門的重視和投入必不可少，只有領導重視，相關單位加大財政支持力度，高校檔案的信息化建設才能可持續(xù)有保障地開展下去。同時，高校檔案部門還應切實研究館藏檔案信息化建設需求，科學合理地配置軟硬件資源，既要有一定的硬件支持，也要有相應的軟件配套，使軟硬件資源搭配出其最佳效果，從而推動高校檔案信息化建設進一步發(fā)展。

3.政府部門應制定相關法律法規(guī)，統(tǒng)籌協(xié)調高校檔案信息化建設

現階段高校檔案信息化建設過程中存在一定的盲目性，很大程度上是因為相關部門制定的法律法規(guī)不盡完善所致。對此，檔案相關政府部門應對高校檔案信息化建設現狀進行觀察調研，參考國內外建設經驗，制定出相對規(guī)范合理具有指導性的檔案信息法律法規(guī)，以統(tǒng)籌協(xié)調高校檔案信息化建設，使其發(fā)揮集群優(yōu)勢，產生更大的效能。

4.高校檔案館要提升信息資源開發(fā)能力，變被動服務為主動服務

高校檔案信息化的最終目的是反哺高校建設，為高校提供服務。為此，高校檔案館必須提升自身信息資源開發(fā)能力，建立和完善檔案數據庫和專題數據庫，搭建在線服務平臺，轉被動服務為主動服務，更好地發(fā)揮檔案信息在新環(huán)境下的作用。

總之，高校檔案信息化是一個任重而道遠的過程，其建設的復雜和艱巨性都充滿著現實的挑戰(zhàn)。但時代發(fā)展的潮流是不可逆轉的，只要我們敢于解放思想，勇于面對挑戰(zhàn)，在檔案信息化建設的過程中善于發(fā)現并解決問題，總結經驗，將檔案信息化落在實處，一定會迎來下一個新的輝煌變局。

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