高校教研室電子檔案管理模式初探

羅江蓮 鄧捷

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的迅速發(fā)展，高校教研室在管理模式上，針對(duì)目前教研室傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理方式存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了初步探索和改進(jìn)，用電子文檔形式來(lái)對(duì)教研室檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，使傳統(tǒng)管理模式逐步過(guò)渡到數(shù)字化的管理模式。并在此基礎(chǔ)上探討電子檔案庫(kù)的構(gòu)建和日常維護(hù)等。

關(guān)鍵詞：高校教研室；電子檔案；計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)

一、問(wèn)題的提出

高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時(shí)，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個(gè)教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。

二、教研室檔案管理現(xiàn)狀

教研室的檔案通常分類(lèi)為幾個(gè)大類(lèi)，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)科活動(dòng)等資料，每一大類(lèi)資料中，又存在很多細(xì)類(lèi)，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個(gè)專業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對(duì)教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫(kù)的管理方式。

三、電子檔案庫(kù)的構(gòu)建

面對(duì)數(shù)量大、類(lèi)別多的文件，可以對(duì)文件進(jìn)行模塊化分類(lèi)，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過(guò)一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)及各層文件的簡(jiǎn)易直接的查詢和編輯。

1.文件類(lèi)別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實(shí)際工作的需要，對(duì)教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類(lèi)型進(jìn)行分析并歸類(lèi)，形成三級(jí)歸類(lèi)層次。第一、二級(jí)采用橫向（即按性質(zhì)歸類(lèi)）分類(lèi)，實(shí)例如圖1。第三級(jí)采用縱向（即按時(shí)間歸類(lèi)）分類(lèi)，實(shí)例如教學(xué)資料→某某專業(yè)→教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時(shí)間序列進(jìn)行歸類(lèi)，如圖2。

2.編寫(xiě)電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實(shí)例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。

某某教研室電子檔案檢索目錄

3.電子文檔庫(kù)的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫(kù)。電子文檔庫(kù)的構(gòu)建實(shí)質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過(guò)文件夾的層次關(guān)系來(lái)反映各類(lèi)文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類(lèi)別的文件放入，完成文檔庫(kù)的構(gòu)建。

4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過(guò)超鏈接技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。對(duì)編寫(xiě)好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫(kù)里的實(shí)際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級(jí)文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時(shí)定位。

四、電子檔案庫(kù)的日常維護(hù)

電子檔案庫(kù)的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門(mén)的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類(lèi)資料會(huì)不斷更新或增加，為了便于多人同時(shí)使用和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾個(gè)日常管理和維護(hù)電子檔案庫(kù)的手段。

1.專用化U盤(pán)管理模式。該管理模式的實(shí)質(zhì)是設(shè)置專用于電子檔案庫(kù)的U盤(pán)。將檔案庫(kù)放于U盤(pán)中，由使用者在使用時(shí)直接在U盤(pán)上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對(duì)于需要保密的文件較多的電子檔案庫(kù)管理。

2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類(lèi)，一類(lèi)是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類(lèi)是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門(mén)和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫(kù)進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過(guò)在共享文件中下載電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理的時(shí)候，不便于查看電子文檔庫(kù)其他人的歷史操作記錄，檔案庫(kù)的日常管理沒(méi)有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫(kù)不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的管理實(shí)踐探索和存儲(chǔ)軟件的試用和比較得出，采用云存儲(chǔ)對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時(shí)間地點(diǎn)的靈活性?？刹僮餍泽w現(xiàn)在管理者通過(guò)云存儲(chǔ)的客戶端，可以直接對(duì)網(wǎng)盤(pán)中的電子檔案庫(kù)進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對(duì)檔案的歷史操作會(huì)有完整的記錄，可以方便多個(gè)管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均可進(jìn)行電子檔案庫(kù)的管理與維護(hù)。

五、總結(jié)

本文結(jié)合教研室檔案管理存在的一些問(wèn)題以及檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)教研室管理涉及的文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分類(lèi)的基礎(chǔ)上，將教研室文件歸類(lèi)為三個(gè)層次，并對(duì)各層次進(jìn)行橫縱以及縱向分類(lèi)。采用Excel編寫(xiě)電子檔案檢索目錄，建立電子檔案庫(kù)，通過(guò)超鏈接手段對(duì)電子檔案檢索目錄與電子檔案庫(kù)的各層次模塊進(jìn)行關(guān)系的確立。最后，提出兩類(lèi)電子檔案庫(kù)管理和維護(hù)的手段，供使用者按實(shí)際情況進(jìn)行選擇使用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉超.中外電子檔案管理的比較研究.吉林大學(xué)，2009.

[2]呂蘊(yùn)華.高校電子檔案管理模式與利用.黑龍江檔案，2006.

編輯 薛直艷