淺談高職高專院校系教學(xué)秘書工作

董志尚

摘 要：隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，在高校特別是高職高專院校中教學(xué)秘書工作存在著一些亟待解決的問題。分析教學(xué)秘書工作的特點及存在的問題，并就加強教學(xué)秘書工作進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞：高職高專院校；教學(xué)秘書；工作創(chuàng)新

中圖分類號：F240 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）22-0202-02

在連續(xù)幾年的高校大擴招之后，中國高等教育從注重辦學(xué)規(guī)模的擴張開始轉(zhuǎn)向更加注重人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高，各個高校都在積極開展內(nèi)部管理體制的改革與探索，也不斷暴露出一些新問題。比如，許多高職高專院校在進(jìn)行內(nèi)部管理改革時，縮減了系行政人員編制，讓教學(xué)秘書更多地承擔(dān)了本應(yīng)屬于系辦公室的工作，在一定程度上限制了教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員作用的發(fā)揮，影響了正常的教育教學(xué)工作。在新形勢下，如何加強教學(xué)秘書工作、充分發(fā)揮其在教學(xué)管理方面的作用是必須亟待思考和解決的問題。

一、高職高專院校系教學(xué)秘書工作的特點及存在的問題

高職高專院校系教學(xué)秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的工作助手，除了需要從事基礎(chǔ)教學(xué)管理工作之外，還要作為報賬員、考勤員、固定資產(chǎn)管理員、信息統(tǒng)計員等負(fù)責(zé)系里的文字工作、會務(wù)工作、信息檔案管理、辦公用品采購與管理等許多日常行政工作，其工作范圍涉及到方方面面，工作任務(wù)重、頭緒多。隨著學(xué)生和教工規(guī)模的增加，教學(xué)秘書承擔(dān)的工作任務(wù)越來越重、面臨的壓力越來越多，教學(xué)秘書工作主要有以下特點：

1.機要性。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容十分復(fù)雜，接觸的人多、事多，還要起到上傳下達(dá)的作用。所以對于教學(xué)秘書來說，既要對各方面工作了如指掌，又要明確哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內(nèi)容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐露一字，以避免失誤，避免節(jié)外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽，自覺減少失密的可能。

2.事務(wù)性。教學(xué)秘書的工作基本上是具體的、事務(wù)性的工作，其工作職責(zé)主要涉及教務(wù)管理、科研活動、日常行政、信息資料管理等多個方面，與學(xué)校許多職能部門發(fā)生工作聯(lián)系，面寬線廣、紛繁復(fù)雜。在具體工作中，教學(xué)秘書既要服從系領(lǐng)導(dǎo)的安排，還要接受學(xué)校有關(guān)職能部門的管理。

3.服務(wù)性。教學(xué)秘書的工資性質(zhì)就是服務(wù)。教學(xué)秘書的工作對象是多方面的，既有學(xué)校職能部門，又有本系師生，要做好方方面面的服務(wù)工作。其工作要溝通上下、聯(lián)系左右，做到上情下達(dá)、下情上達(dá)，發(fā)揮好“橋梁”作用，同時還要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)做好工作出謀劃策、提供建議。

4.被動性。教學(xué)秘書工作的主要是按照有關(guān)職能部門和系領(lǐng)導(dǎo)的安排來開展，不能憑個人喜歡各行其是。

許多高職高專院校對于教學(xué)秘書工作的重要性沒有給予應(yīng)有的重視，在實際工作中還存在一些問題。比如，學(xué)校對教學(xué)秘書的工作缺乏有效的激勵機制，使教學(xué)秘書工作主動性不強；教學(xué)秘書工作任務(wù)繁重、工作壓力大，缺乏必要的培訓(xùn)，管理水平不高；許多教師不愿從事教學(xué)秘書工作，人員變動比較頻繁，往往由新進(jìn)教師從事。

二、高職高專院校系教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1.要有較高的思想政治素質(zhì)。教學(xué)秘書要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，做好教務(wù)管理工作，這就要求教學(xué)秘書了解黨的教育方針和高等教育的規(guī)律，掌握學(xué)校的各種政策，及時收集、了解本系的基本情況、發(fā)展態(tài)勢和社會對本系的需求，及時提供領(lǐng)導(dǎo)正確決策所需的信息。如果不具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平，教學(xué)秘書就不能承擔(dān)起所肩負(fù)的任務(wù)。

2.要有勇于吃苦的精神。教學(xué)秘書工作包羅萬象，工作面廣，內(nèi)容繁雜，工作具有隨機性，既要任勞，又要任怨，常年處于比較緊張的工作狀態(tài)，十分辛苦勞累，有時還要犧牲節(jié)假日值班或加班，待遇也不高，是個清苦的崗位。如果沒有對本職工作的熱愛，沒有吃苦的精神，就不可能做好工作。

3.要有強烈的服務(wù)意識。教學(xué)秘書的工作就是服務(wù)工作，上要對學(xué)校職能部門和系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，下對全系教職員工和學(xué)生服務(wù)，沒有多少發(fā)號施令的權(quán)限，只有把各方面交辦的工作做好的義務(wù)。在開展工作的過程中要注意服務(wù)對象的多層次性和服務(wù)內(nèi)容的多樣性，并努力改進(jìn)服務(wù)的方式、方法，增強服務(wù)的主動性，提升服務(wù)水平、提高服務(wù)質(zhì)量。

4.要有較強的組織協(xié)調(diào)能力和敏捷的思維能力。教學(xué)秘書工作瑣碎，千頭萬緒，只有做到工作計劃性強、思路明確、抓大放小、分清輕重緩急，才能高效率、高質(zhì)量地完成各項工作。在工作中要勤酌多思，善于總結(jié)經(jīng)驗，探索行之有效的工作方法。同時，在工作中要講究藝術(shù)性，不斷提高組織協(xié)調(diào)的能力，使各項工作充滿活力。

三、加強高職高專院校系教學(xué)秘書工作的措施

目前，在許多高職高專院校由于在教學(xué)秘書的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工資待遇等方面存在的問題，已經(jīng)導(dǎo)致了教學(xué)秘書更換頻繁、隊伍不穩(wěn)定，工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性，不可避免地影響了教學(xué)管理工作的正常運行。針對出現(xiàn)的問題，應(yīng)從以下幾個方面著手解決。

1.加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)。各高校隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大、辦學(xué)層次的不斷增加，教學(xué)秘書的工作量也在不斷的增大。各高校及教務(wù)管理部門應(yīng)把教學(xué)秘書隊伍建設(shè)工作擺在重要位置，給予高度重視，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力提高教學(xué)秘書的素質(zhì)，不斷提高其教務(wù)管理和服務(wù)水平，努力建設(shè)一支綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的教學(xué)秘書隊伍，為進(jìn)行教務(wù)管理工作提供堅強的人員保證。

2.加強教學(xué)秘書工作規(guī)范化建設(shè)。教務(wù)處要統(tǒng)一制定教學(xué)秘書工作職責(zé)，明確工作要求，由各系根據(jù)不同情況制定工作細(xì)則。教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)管理的職能部門，教務(wù)處需要統(tǒng)一制定教學(xué)秘書工作職責(zé)，明確工作要點、完成各項工作的方法以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等；各系在此基礎(chǔ)上根據(jù)自己的特點制定教學(xué)秘書工作細(xì)則。明確的職責(zé)，不僅有利于學(xué)校教學(xué)管理工作的規(guī)范化，而且能夠彌補教學(xué)秘書更換給工作帶來的不便。同時，要加強規(guī)章制度建設(shè)，用規(guī)章制度和崗位職責(zé)引導(dǎo)各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉(zhuǎn)，可大大提高工作效率，也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。

3.增加編制，改善待遇。目前，各高校的教學(xué)秘書編制普遍不足，在許多高職高專院校的教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)處理各系的日常事務(wù)，工作任務(wù)比較繁重。學(xué)校應(yīng)根據(jù)各系的工作量，適當(dāng)增加教學(xué)秘書的編制，或安排專職人員處理所在系的行政事務(wù)，緩解教學(xué)秘書的工作壓力，使教學(xué)秘書能有時間來研究工作，提高工作水平。教學(xué)秘書在工作上付出的很多，但在工資、職稱待遇上與其他教師相比并不公平。學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書的工作進(jìn)行適度量化，給教學(xué)秘書的工作給予一定的補貼，使教學(xué)秘書獲得的報酬與其崗位貢獻(xiàn)成正比，對大家關(guān)心的職稱評定等問題在政策上也應(yīng)有所傾斜，從而激發(fā)其工作積極性。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 王振廣.如何做好高職院校系教學(xué)秘書工作[J].科技信息，2008，（16）.[責(zé)任編輯 安世友]