淺析新時(shí)期高校檔案與本科教學(xué)評估的相互作用

周劍輝+譚偉貞

摘 要：本科教學(xué)評估是檢驗(yàn)高校教學(xué)水平的重要環(huán)節(jié)，教育行政部門為了保證高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量特對本科教學(xué)評估提出了制度化、專業(yè)化和科學(xué)化的管理，從而，教學(xué)評估對高校檔案管理也提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理使本科教學(xué)評估變繁為簡，教學(xué)評估也成了高校檔案管理的助推器，二者相互作用，相互促進(jìn)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；本科教學(xué)評估

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）25-0290-02

本科教學(xué)評估，是評價(jià)高校教學(xué)水平的一個(gè)重要手段，是新時(shí)期中國正在實(shí)施中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是教育行政部門對高等教育進(jìn)行宏觀管理、促進(jìn)高校改革與建設(shè)、保證高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。因此，教育部高度重視本科教學(xué)評估工作，于2003年確立了五年一輪的評估制度，并成立了高等教育教學(xué)評估中心，使評估工作開始走上制度化、專業(yè)化和科學(xué)化的道路。目前，仍還有部分高校，特別是地方本科院校正在準(zhǔn)備接受本科教學(xué)水平評估。

一、高校檔案與教學(xué)評估的關(guān)系

高校檔案的主體、核心、重點(diǎn)是教學(xué)檔案，教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體材料等，主要包括教學(xué)文件、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案等，是反映教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的重要標(biāo)志性材料。

（一）高校檔案是教學(xué)評估的基礎(chǔ)

就過去幾年本科教學(xué)水平評估的過程來看，評估專家除了實(shí)地了解學(xué)校的實(shí)際情況之外，一項(xiàng)重要的工作就是系統(tǒng)地檢查學(xué)校教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)和教學(xué)效果三個(gè)層次共7 個(gè)一級指標(biāo)和一個(gè)特色項(xiàng)目，19 個(gè)二級指標(biāo)，44 個(gè)主要觀測點(diǎn)，其中的大部分指標(biāo)都要查閱相關(guān)的檔案材料來佐證。通過查閱大量的原始檔案材料，來了解被評估高校的辦學(xué)質(zhì)量，從而做出客觀評價(jià)。教學(xué)檔案是否齊全、完整直接影響教學(xué)評估的結(jié)果，教學(xué)評估依賴于教學(xué)檔案的管理水平。

（二）教學(xué)評估是高校檔案工作的“助推器”

教學(xué)水平評估又是檢查教學(xué)檔案管理水平的重要尺度，它給教學(xué)檔案的歸檔和管理帶來了新的挑戰(zhàn)和要求，高校檔案部門要以此為契機(jī)，加快解決現(xiàn)存問題，完善檔案管理規(guī)范化過程中較為突出的問題，如規(guī)范化程度低；管理不到位；系、部、處、室二級建檔責(zé)任不明，機(jī)構(gòu)不健全、出現(xiàn)重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔等現(xiàn)象。因此，在評估中涉及的館藏內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、資源整合等都是我們要努力改進(jìn)和完善的地方，檔案部門只有做到檔案整齊、有序、規(guī)范才能達(dá)到教學(xué)評估的要求。

二、教學(xué)評估對檔案管理的要求

因檔案本身有其獨(dú)特的原始性、真實(shí)性和科學(xué)性，是專家了解學(xué)校辦學(xué)情況的重要媒介，是展示學(xué)校成就和辦學(xué)特色的信息窗口，因此，教學(xué)檔案是否收集齊全、完整，管理是否規(guī)范和科學(xué)是教學(xué)評估順利通過的關(guān)鍵。

（一）檔案的收集范圍

根據(jù)國家教委1993年頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及教育部28號令，參照學(xué)校工作對照評估各項(xiàng)指標(biāo)，一般劃分為：黨群、行政、科技、外事、教學(xué)、基建、產(chǎn)品、出版、財(cái)會(huì)、設(shè)備、聲像、實(shí)物等十二類，但由于各高校規(guī)模、大小不一，所產(chǎn)生的檔案材料數(shù)量不等，所以在劃分時(shí)可參照本校的實(shí)際情況，不一定要按這十二大名類來劃分。筆者就教學(xué)評估要求對評估檔案進(jìn)行如下分類：

1.黨群類：包括黨務(wù)工作材料（黨總支的工作計(jì)劃、總結(jié)、工作會(huì)議記錄）；黨建工作材料（宣傳、紀(jì)檢、民主生活會(huì)議）；學(xué)生黨建支部材料。

2.行政類：包括行政事務(wù)管理（系、部年度工作總結(jié)、計(jì)劃；行政會(huì)議記錄、工作事務(wù)管理；工作制度、政策性文件等材料）；機(jī)構(gòu)人事管理（機(jī)構(gòu)設(shè)置、變更；人事任免、獎(jiǎng)罰材料；教師的職稱評聘、年度考核；年度教師隊(duì)伍統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)歷、個(gè)人總結(jié)；班主任工作材料）；財(cái)產(chǎn)管理（經(jīng)費(fèi)開支、購置設(shè)備、物質(zhì)管理等）。

3.教學(xué)檔案：包括教學(xué)工作（教學(xué)計(jì)劃、大綱；培養(yǎng)目標(biāo)；授課計(jì)劃；學(xué)科、專業(yè)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；教研室的教學(xué)總結(jié)、活動(dòng)記錄；教學(xué)檢查、獎(jiǎng)勵(lì)、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等）；科研工作（教師的科研計(jì)劃、總結(jié)材料；機(jī)構(gòu)管理材料；教師發(fā)表的論文、科研立項(xiàng)、科研獎(jiǎng)勵(lì)、自編教材、專著；學(xué)生參加科研創(chuàng)新活動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析等）；學(xué)生工作（學(xué)生花名冊、學(xué)籍卡、成績冊、變更情況、獎(jiǎng)罰情況、參加校內(nèi)外各種比賽情況、學(xué)生優(yōu)秀事跡登記、招生就業(yè)情況、畢業(yè)管理、學(xué)生日常管理情況等）；課堂教學(xué)與實(shí)習(xí)材料（課堂教學(xué)計(jì)劃、教材目錄、課程安排、進(jìn)度表、教師任課安排、調(diào)課通知、選修課統(tǒng)計(jì)、試題和學(xué)生試卷及試卷分析、校內(nèi)外實(shí)習(xí)基地建設(shè)、實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)生產(chǎn)實(shí)習(xí)的大綱、總結(jié)、社會(huì)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文、考研工作等）；實(shí)驗(yàn)室建設(shè)（實(shí)驗(yàn)室的論證、評估、申報(bào)、審批材料；儀器設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、檢修故障、使用情況；實(shí)驗(yàn)室的計(jì)劃、教學(xué)大綱、工作日志等）。

（二）檔案的規(guī)范化管理

1.增強(qiáng)檔案意識。檔案意識的強(qiáng)弱直接影響檔案的管理水平和檔案事業(yè)的發(fā)展，為了更好地發(fā)揮檔案在教學(xué)評估中的作用，必須加強(qiáng)檔案管理，明確檔案責(zé)任人和負(fù)責(zé)人，讓全體師生增強(qiáng)檔案意識，充分調(diào)動(dòng)他們形成檔案、保護(hù)檔案、利用檔案的意識，特別是教學(xué)部門和下屬各系、部重視檔案工作的意識，讓他們改變傳統(tǒng)的觀念，及時(shí)制定科學(xué)的評估檔案管理方案和計(jì)劃，使檔案工作與學(xué)校的各項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)。通過評估我們能夠看到，必須向管理要質(zhì)量，用制度來保障檔案工作的落實(shí)。檔案館每年對各系、部進(jìn)行檔案檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期對兼職檔案人員進(jìn)行集體培訓(xùn)和單獨(dú)指導(dǎo)，對上一年的歸檔情況要進(jìn)行總結(jié)和評比，不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平和檔案的收集率、完整率和合格率。針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，學(xué)校要加強(qiáng)和完善二級歸檔的內(nèi)容，參照《高等院校本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系》的條目、款項(xiàng)，做好院系檔案類目的細(xì)分，明確院系檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，將教學(xué)文件、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案的歸檔任務(wù)落實(shí)到院、系、教研室，檔案部門要加強(qiáng)二級檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)力度，為評估打下良好基礎(chǔ)。

3.規(guī)范評估檔案管理。首先，評估檔案應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、自建和整改的長效機(jī)制，以此為檔案的規(guī)范化管理提供質(zhì)量監(jiān)督和保障，避免把問題積壓到評估前線倉促解決。其次，依據(jù)評估指標(biāo)內(nèi)容所收集的專題性很強(qiáng)的材料，不適合按高校檔案分類法進(jìn)行，可以不按此分類辦法，采取按問題分類，強(qiáng)調(diào)材料在內(nèi)容上的聯(lián)系，以適合教學(xué)評估的進(jìn)行。再次，制定統(tǒng)一的評估檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)評估檔案管理信息系統(tǒng)，強(qiáng)化評估檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，以便資源共享。另外，還要加強(qiáng)評估后續(xù)工作管理，不少學(xué)校評估時(shí)把評估檔案看得十分重要，但一旦評估結(jié)束評估檔案沒有及時(shí)移交到檔案館，至使評估檔案管理混亂，有些從其他部門抽調(diào)來的檔案，評估一結(jié)束就撤回，這樣很難反映評估工作的全過程，特別是大部分高校評估機(jī)構(gòu)是臨時(shí)性的，機(jī)構(gòu)一撤掉，檔案就沒有專人管理，造成評估檔案嚴(yán)重丟失。

本科教學(xué)水平評估工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是高等學(xué)校建設(shè)、改革、發(fā)展的“助推器”，是提高教育教學(xué)質(zhì)量的有效手段。隨著中國高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育改革的不斷深化，高校檔案在本科教學(xué)評估工作中的重要性會(huì)越來越突出。是評估專家進(jìn)校后檢查的重點(diǎn)因此，檔案部門要積極配合，主動(dòng)為學(xué)校的中心工作的開展，及時(shí)介入，及時(shí)提供服務(wù)。認(rèn)真學(xué)習(xí)評估方案，深刻領(lǐng)會(huì)評估指標(biāo)，使檔案工作在教學(xué)評估中發(fā)揮更大的作用。[責(zé)任編輯 陳 鶴]endprint