如何讓會計信息能保存的更久、更可靠

汪春暉

摘 要：由于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，大量生成的電子文件正在給我們的工作帶來巨大的變化，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，它與紙質(zhì)檔案的歸檔截然不同。然而在實踐中計算機、光盤保存會計資料不可靠，時間長了，計算機和光盤都不能用了，不如紙版的可靠；紙質(zhì)時間長了也不易保管。對管理人員的要求高，對保管的環(huán)境要求也比較高。

關(guān)鍵詞：會計信息；電子保存；紙質(zhì)保存

紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案，它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。對紙張而言，高溫高濕可能促進紙張發(fā)生水解一氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、泅化現(xiàn)象。會計檔案大量的紙張一旦有霉點，傳染快、損失大、責任重，因此要加大力度，重點做好紙質(zhì)會計檔案的保存保護工作。

1 紙質(zhì)會計檔案獨特的傳統(tǒng)價值

原始性。檔案具有原始性，這是檔案和其他文獻的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點，紙質(zhì)檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質(zhì)特征。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實性和純潔性。安全性。紙質(zhì)檔案相對于電子檔案來說，其安全性更穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形成的特征不會發(fā)生變化，在保密方面紙質(zhì)檔案更容易保守秘密，只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到。另外，紙質(zhì)檔案相對電子檔案來說，如果保管妥善的話其保存時間更長。直接性。紙質(zhì)檔案一目了然，無需借助任何輔助手段，這種利用的直接性，使紙質(zhì)檔案和利用者之間沒有任何障礙。

2 影響紙質(zhì)會計檔案管理的環(huán)境因素

由于紙質(zhì)原料的特殊性，影響紙質(zhì)檔案管理和保護工作的因素是有很多的。首先，光照因素會影響紙質(zhì)檔案的保管，當紙張中的化學成分遇光后會引起一系列化學反應(yīng)，紙張會變黃發(fā)硬，失去其原本的性質(zhì)；其次，溫度對紙質(zhì)的影響也是很大的，當溫度過高時，會使紙質(zhì)中的分子運動的更加劇烈，這樣會加速耗盡紙質(zhì)的使用壽命，使紙張更加容易破損，對檔案管理的保護工作有很大的不利影響，而且溫度過高更加有利于各種生物的衍生和繁殖，生物的存在必定會讓紙張受到損害，因此，溫度高無疑是很一種危險的環(huán)境；再次，空氣過濕也是不利于紙質(zhì)檔案的管理和保護的，當空氣中的濕度太大時，紙張會吸取空氣中散發(fā)的水分，長此以往，紙張上面的字跡會模糊不清或者消失，這樣會使資料變得不健全，對于調(diào)用檔案的人是很不方便的，如果空氣太濕的話，還會使紙張發(fā)霉，這種狀況會使檔案中的材料消失，與前接應(yīng)不上，也是很麻煩的；最后，空氣中的灰塵也會損壞紙張，灰塵過多落在紙張上面，與紙張接觸后會產(chǎn)生一些不干凈的物質(zhì)，這必定會影響文字的清晰度，不利于我們查找資料，而且灰塵中也有一些衍生氣體，這些氣體的繁衍生殖也對紙張是有很大的迫害程度的。

3 對紙質(zhì)會計檔案保存的幾點建議

紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，所以結(jié)合以上對紙質(zhì)檔案自身材料的理化性能分析，我們需要注意以下幾個方面：

3.1 合理控制檔案庫房溫度和濕度

在高溫條件下，會造成紙張中所含水分的揮發(fā)，紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機械強度降低；高溫會加快纖維氣化和水解反應(yīng)而對紙張形成破壞；高溫有利于有害生物一霉菌的生長繁殖；溫度高時一些油溶性的材料會發(fā)生擴散現(xiàn)象（比如圓珠筆字跡）。紙張極易吸水，高濕是紙張中纖維素水解的首要條件；濕度過大會使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象（比如紅墨水）；水分能促進微生物滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡，并且微生物的代謝物中含有的有機酸會加速纖維水解。所以檔案庫房要安裝調(diào)溫、除濕設(shè)備，將檔案庫房溫度控制在（14～24℃）±2℃，濕度控制在（45%～60%）±5%這個范圍內(nèi)，將更有利十我們紙質(zhì)檔案的保存。

3.2 注意防光

光和氧氣同時作用于紙質(zhì)檔案，會發(fā)生光氣化反應(yīng)，易使紙質(zhì)檔案褪色，而且會斷裂纖維素分了生成容易粉碎的氣化纖維素，使紙張強度降低。尤其是紫外光，光波短能量更強。我們采用的相應(yīng)的措施是減少、減小庫房窗戶，玻璃最好用花紋玻璃、毛玻璃或茶色玻璃，安裝窗簾，庫房內(nèi)人工光源使用自熾燈；減短戶外利用過程。

3.3 防空氣污染

在各化工企業(yè)生產(chǎn)過程中可能會產(chǎn)生各種酸性、氧化性氣體，比如二氧化硫、硫化氫，這些氣體會促進紙張發(fā)生水解、氣化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低，或是與字跡材料中的不穩(wěn)定因素發(fā)生化學反應(yīng)使字跡褪色，從而造成檔案的損壞，對此可在庫房內(nèi)使用空氣凈化器來解決。

3.4 定期對檔案管理的工作人員進行知識培訓(xùn)

加強檔案管理工作人員的專業(yè)性和技術(shù)性，并讓其明白檔案管理的保護工作的重要性，增強其對工作的自覺性，使其養(yǎng)成良好的工作習慣，熱愛工作，才能盡心盡力的做事，才能真正的做好紙質(zhì)檔案管理與保護這一項艱巨而又復(fù)雜的工作。

3.5 做好破損檔案的搶救保護工作

對不耐水的檔案，可用聚醋膠片輕輕刮去紙張的污泥，然后放陰涼處晾干除土后再行裝訂。對耐水性好的，可以放在清水里用海綿擦洗或用水沖后進行干燥。干燥的方法有自然干燥法、去濕機干燥法、真空冷凍干燥法、遠紅外干燥法等，但切忌放在陽光下暴曬。對于已經(jīng)損壞的檔案，可以做以下方法的處理：對輕度損壞的檔案，可以采取書畫裝裱的方法進行裝裱，由于檔案具有保密性的特點，不宜拿到書畫店進行裝裱。對損壞嚴重的檔案，可以采用過塑的手段，對其進行整個的密封和保存。

除了以上各種措施外，筆者建議盡量減少紙質(zhì)檔案，例如大量的工資表，月月重復(fù)，年年重復(fù)，其實數(shù)據(jù)是不會人為更改的，電子文件完全可以體現(xiàn)的，用紙質(zhì)打印出來造成重復(fù)浪費。加之大量的打印，復(fù)印出來的附件實際上隨著時間會淡化，消失的

4 結(jié)束語

紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體—紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。

參考文獻

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