新時期如何推進企業(yè)檔案管理體制改革

劉葭

摘 要：企業(yè)檔案管理體制改革在經(jīng)濟體制改革中占有重要地位。本文從企業(yè)檔案管理的重要性出發(fā)，發(fā)現(xiàn)新時期企業(yè)檔案管理體制中存在的問題，有針對性的提出推進企業(yè)檔案管理體制改革的幾點路徑。

關鍵詞：新時期；企業(yè)檔案管理體制；改革

社會主義市場經(jīng)濟的建立與完善必須要有針對性的將經(jīng)濟基礎與上層建筑之間關系的問題處理好，做出相應的改革，才能適應社會經(jīng)濟的發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作的好壞，關系到一個企業(yè)的發(fā)展與進步，是企業(yè)決策中必不可少的參考因素。在企業(yè)的發(fā)展中屬于上層建筑范疇的當屬檔案管理工作，也是我國企業(yè)經(jīng)濟改革的重要一環(huán)。通過對經(jīng)濟機制的轉變，加大對企業(yè)檔案管理工作的深入和調(diào)整，使之更好地適應市場經(jīng)濟的需要。

1 企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理中的重要性

1.1 企業(yè)檔案管理對企業(yè)管理的意義

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要一環(huán)，特別是對企業(yè)管理水平的提高有著決定作用。所謂企業(yè)檔案管理，顧名思義就是將企業(yè)信息、資料進行整理、歸類的管理，這種管理模式可以將企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)和技術信息記錄在案。一個完善的企業(yè)的檔案管理體系，能夠有效地提高整個企業(yè)的管理水平。

步入二十一世紀以來，我國社會主義經(jīng)濟取得了長足的進步，社會主義市場經(jīng)濟不斷完善，市場競爭的壓力也在不斷增大，企業(yè)在發(fā)展中面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)管理增加了困難。市場需求的不斷擴大，使現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)節(jié)奏逐步加大，作為企業(yè)管理中的重要一環(huán)的檔案管理工作也隨著企業(yè)發(fā)展模式的轉變面臨著新的挑戰(zhàn)。只有在如此嚴峻的形勢下做好企業(yè)檔案管理工作，才能為企業(yè)的生產(chǎn)提供強有力的信息資源，才能保障企業(yè)的生產(chǎn)效益與生產(chǎn)質(zhì)量。

檔案是一個企業(yè)的信息資源庫，它關系著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、改革等方面的重要決策，與國家的檔案資源信息系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。只有將企業(yè)檔案管理妥當，才能切實促進企業(yè)的健康、穩(wěn)固發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的主要作用

檔案在企業(yè)管理中具有著重要作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)發(fā)展自身的現(xiàn)狀能夠在企業(yè)檔案中得以具體體現(xiàn)，并且所提供的信息能夠幫助企業(yè)了解市場真實狀況，為企業(yè)的決策提供必要的信息；其次，通過對企業(yè)檔案的管理可以使企業(yè)充分認識到黨和國家在企業(yè)發(fā)展方面的政策、制度、法規(guī)，從而幫助企業(yè)做好經(jīng)營規(guī)劃策略，指引企業(yè)朝著正確的方向發(fā)展； 第三，企業(yè)檔案包括許多方面，主要有企業(yè)人事檔案、企業(yè)文書檔案、企業(yè)管理檔案、企業(yè)科技檔案等。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略制定的重要資源，可以為企業(yè)管理提供戰(zhàn)略支持。完善企業(yè)檔案，可以使企業(yè)不斷的總結和完善自我，從而提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營效率和生產(chǎn)質(zhì)量；第四，企業(yè)檔案可以收集到各類最新的技術信息資源，并且進行整理、分析，為企業(yè)發(fā)展提供強大的服務，提供可靠的信息資料。

2 新時期企業(yè)檔案管理體制中存在的問題

2.1 企業(yè)在檔案管理思想方面較為落后

目前，在我國許多企業(yè)領導檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作不夠重視。在企業(yè)領導眼中企業(yè)的發(fā)展是以營利為主要目標，生產(chǎn)、經(jīng)營、獲利才是企業(yè)生存之道，從而忽略了對企業(yè)檔案管理工作的重視。同時企業(yè)員工對檔案工作也不重視，認為這些工作與自己而言沒有實際利益。長此以往，企業(yè)自上而下的檔案管理工作也就無法順利開展，反而影響了企業(yè)的正常、規(guī)范發(fā)展。

2.2 企業(yè)在檔案管理的模式方面較為不規(guī)范

當前，我國多數(shù)企業(yè)在檔案管理制度上都不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的管理制度，有的大企業(yè)中的小單位都有自己獨立的檔案管理規(guī)定，管理水平低下，這嚴重影響了企業(yè)檔案管理的規(guī)范性。甚至有些企業(yè)直接撤消或者合并檔案管理機構，使一些檔案得不到合理放置和歸檔，導致一些重要資料、文件丟失，給企業(yè)的管理造成一定的麻煩。

2.3 企業(yè)在檔案管理技術的手段方面較為滯后

由于企業(yè)對檔案管理工作的不重視，不給檔案管理部門配備高科技辦公設備，影響了檔案管理的質(zhì)量。目前在我國，有許多企業(yè)的檔案管理工作還停留在手工操作層次，他們?nèi)狈ψ罨镜臋n案保存場所、設備。這些落后的管理技術只會繼續(xù)導致企業(yè)檔案管理工作水平的下降，從而嚴重影響企業(yè)檔案管理工作的順利進行，使企業(yè)檔案管理工作無法緊跟時代步伐。

3 新時期推進企業(yè)檔案管理體制改革的路徑選擇

3.1 企業(yè)應加強檔案管理工作的重視，依法管理檔案。

加強對企業(yè)領導及員工檔案管理工作意識的教育，提高企業(yè)領導及員工對檔案管理工作重視的能力。完善企業(yè)檔案管理工作的部門設置，為檔案管理的有效性提供合理的環(huán)境。企業(yè)檔案管理體制改革中必須要嚴格堅持法制化道路，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》之規(guī)定開展檔案管理、監(jiān)督工作，確保檔案管理工作效率的提高。

3.2 企業(yè)應加大檔案管理信息化投資，建立一體化模式

隨著社會的不斷進步，要求企業(yè)應緊跟時代步伐，完善和實現(xiàn)檔案管理信息一體化。企業(yè)在建設和管理檔案的過程中，應加大對基礎設備的投資，建立完善的圖書、檔案、情報信息庫，并將三者緊密結合在一起加強企業(yè)各個部門的合作，建成企業(yè)的多元化、綜合化信息中心，為企業(yè)各部門提供服務。一體化模式可以有效的推進企業(yè)檔案的保密工作發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展提供了保障。也是企業(yè)進一步深化改革的題中之義。

3.3 企業(yè)應提高檔案管理人員素質(zhì)

由于企業(yè)檔案管理是一項較為復雜、繁瑣的事情，它對企業(yè)的發(fā)展也極為重要，特別是一些資料會直接關系到企業(yè)的命脈，這也就要求企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)必須過硬，不但要具備專業(yè)的知識，還要有分析、綜合的能力。企業(yè)檔案管理工作人員應主動學習，更新自己的知識結構，掌握現(xiàn)代化信息技術，及時關注和了解企業(yè)自身發(fā)展的方向，從而為企業(yè)的發(fā)展提供必要、及時的信息，推動企業(yè)的發(fā)展。

3.4 企業(yè)檔案管理中積極利用新技術

隨著計算機技術水平的不斷提高，在檔案管理工作也得到普遍的應用。由于計算機具有強大的搜索和存儲功能，能夠切實保障企業(yè)檔案得到系統(tǒng)的保存，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化。對于企業(yè)的檔案管理而言，采用先進的新技術，可以提高檔案管理工作的效率。企業(yè)檔案管理工作中計算機、集成光盤等新技術的應用，可以使檔案管理走向多元化時代，確保檔案資料的有效保存。通過專門、系統(tǒng)的輸入、存儲、檢索、輸出等一體化管理，可以使企業(yè)檔案與互聯(lián)網(wǎng)信息結合，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)檔案、資料資源的共享，這樣可以為企業(yè)或者集團的發(fā)展提供先天優(yōu)勢，促進企業(yè)領導層科學決策。

3.5 企業(yè)檔案管理工作應重視對檔案信息的開發(fā)和利用

傳統(tǒng)的檔案管理工作認為檔案管理就是對資料的收集和整理，其實企業(yè)檔案管理更應該注重對檔案信息的合理利用，有效的開發(fā)檔案信息資源。在對企業(yè)檔案資源收集過程中，首先應重視對企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀資料的收集，找出對企業(yè)經(jīng)營管理有利的信息；第二是利用企業(yè)檔案管理新技術對將收集來的數(shù)據(jù)進行整理，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，這樣既可以有效保存檔案資源，也可以最大范圍的讓廣大用戶享受到檔案資源；第三是利用檔案資源電子信息庫，可以實時的獲取同一行業(yè)的信息資料，在這些資料中提取、分析適合本企業(yè)發(fā)展需要的資料，為自身企業(yè)的發(fā)展提供有力信息。

4 結語

總而言之，新時期的企業(yè)檔案管理體制改革必須要嚴格按照法律程序，在企業(yè)發(fā)展的基礎上，建立和完善各類規(guī)章制度，應用先進技術，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效利用，推動企業(yè)的健康發(fā)展。

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