探討事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜重要的工作，在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和事業(yè)單位改革也正在大力推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)多元化的需求，急需進(jìn)行管理上的創(chuàng)新與改革。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的一些問題進(jìn)行了分析，并給予了解決這些問題的措施，旨在能為事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改革；發(fā)展

檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，包括了行政檔案管理、人事檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、業(yè)務(wù)檔案等。這些檔案管理的核心是以社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的目的，為事業(yè)單位改革發(fā)展的作保障，在我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。從上世紀(jì)八十年代起，我國事業(yè)開始了漫長的改革之路，檔案記錄改革的艱辛與成果，也為新的改革方案的出臺(tái)提供了資料。2011年3月23日，中共中央 國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于分類推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》。2011年4月初，中央確定了一張事業(yè)單位分類改革的時(shí)間表，涉及機(jī)構(gòu)超過126萬個(gè)，4000余萬人，并預(yù)計(jì)到2015年將在清理規(guī)范基礎(chǔ)上完成事業(yè)單位分類，到2020年，中國將形成新的事業(yè)單位管理體制和運(yùn)行機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理工作使命重大！

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案管理工作重視程度較低

這是一個(gè)普遍存在的問題，仔細(xì)研究我們就可以發(fā)現(xiàn)，這些問題大都是由于對(duì)檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)，不能看到檔案管理對(duì)事業(yè)單位改革發(fā)展所起到的重要作用。主要有兩方面，第一，是領(lǐng)導(dǎo)者的不重視。由于檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的政績考核產(chǎn)生重大的影響，因此很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者在并沒有在檔案管理方面投入過多的精力，缺乏對(duì)檔案管理工作資金的投入，檔案管理設(shè)施不足，檔案管理人員培養(yǎng)不夠，不利于事業(yè)單位的改革發(fā)展。第二，是檔案管理者自身的不重視。一些事業(yè)單位里的檔案工作者自身素質(zhì)不高，缺乏理論知識(shí)和管理水平，認(rèn)為檔案管理繁瑣而無用，領(lǐng)導(dǎo)者又不重視，所以在工作心態(tài)就出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致了檔案信息的遺漏與丟失。

1.2 檔案管理信息化水平不高

當(dāng)前，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，很多事業(yè)單位也都建立了自己的數(shù)字化檔案系統(tǒng)。但有些事業(yè)檔案由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，信息化設(shè)備并沒有及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)，很多單位在檢索時(shí)依然還在使用手工檢索的方式，增加了員工的工作負(fù)荷，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案數(shù)字化發(fā)展帶來了一定的障礙。有些人的計(jì)算機(jī)水平較低，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理和信息安全沒有較強(qiáng)的操作能力，對(duì)現(xiàn)代化管理方法的學(xué)習(xí)和掌握程度不能滿足事業(yè)單位改革發(fā)展要求，阻礙了現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展。

1.3 檔案管理無法及時(shí)更新到位

檔案的更新是檔案工作的重點(diǎn)。但從目前事業(yè)單位檔案管理工作中來看，檔案無法更新主要有兩方面的問題。第一，離職退休人員的檔案不能及時(shí)達(dá)到檔案部門，檔案收集與整理存在一定的難度，不能在第一時(shí)間進(jìn)行封存處理。第二，不能及時(shí)將新進(jìn)員工的檔案加入到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，這給員工今后的工作帶來了不小的麻煩。這兩個(gè)方面如果不進(jìn)行解決，檔案會(huì)由于周期過長而轉(zhuǎn)變?yōu)樗罊n、棄檔，檔案部門的工作量將會(huì)大幅度增多，也不利于檔案部門的進(jìn)一步發(fā)展。

1.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常專業(yè)化的系統(tǒng)工程，檔案管理人員不僅需要專業(yè)的理論知識(shí)，還必須對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部情況有較深的理解，并能夠擁有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。但在很多事業(yè)單位當(dāng)中，還有相當(dāng)一部分檔案管理人員的專業(yè)技能較差，甚至還有一部分人對(duì)檔案材料的收集、整理、裝訂、歸檔等一些基本的業(yè)務(wù)流程也不夠熟悉，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的成效；一些檔案工作者對(duì)事業(yè)單位沒有深入的了解，對(duì)其它部門的工作也不夠了解，不能夠?qū)n案信息進(jìn)行深層次分析與開發(fā)的能力，不利于檔案工作今后的發(fā)展；一些檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，工作不夠認(rèn)真仔細(xì)，自我要求較低，甚至有些人故意損害或竊取檔案資料，機(jī)密泄露的現(xiàn)象都時(shí)有發(fā)生。

2 事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 充分重視檔案管理工作

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在事業(yè)單位改革中所發(fā)揮的重要作用加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，加大資金投入，確保檔案管理工作的科學(xué)化、信息化和系統(tǒng)化。領(lǐng)導(dǎo)者還要以身作則，關(guān)心檔案管理者的工作和學(xué)習(xí)，把重要檔案的管理要納入日常的工作議題中，及時(shí)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考核。檔案部門要定期開展檔案管理的宣傳工作，擴(kuò)大檔案管理工作的影響范圍，使事業(yè)單位全體人員都能熱情地配合檔案管理人員的工作，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，將事業(yè)單位的檔案管理工作提升到一個(gè)新的臺(tái)階。

2.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展已經(jīng)使檔案管理工作發(fā)生巨大的變化，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。檔案管理的信息化已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，所有工作人員必須清醒地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并積極地投入到事業(yè)單位信息化建設(shè)當(dāng)中。首先事業(yè)單位要加大對(duì)信息化設(shè)備的資金投入，并逐步將其完善，使檔案管理工作更加的高效、方便和快捷。其次事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，使檔案管理工作更加的安全、可靠。然后要加強(qiáng)網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高資源利用的效率和檔案部門的服務(wù)水平。最后是要不斷提升檔案管理的信息化水平，如可以引進(jìn)云技術(shù)進(jìn)入到檔案管理領(lǐng)域，這種新的管理方式將大大提高檔案管理的科學(xué)性和效率。

2.3 加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)

制度化管理是事業(yè)單位檔案管理有序發(fā)展的基礎(chǔ)，也是其高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障。在檔案管理制度的制定過程中，必須要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，進(jìn)行針對(duì)性的制度調(diào)整。前提是保證依照國家的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，并以此為檔案管理工作制定相應(yīng)的約束力或強(qiáng)制性的條款，依據(jù)事業(yè)單位自身的人員數(shù)量、經(jīng)營規(guī)模來進(jìn)行一定程度的調(diào)整，以便于制度能夠更加適合單位的運(yùn)行，提高檔案管理的效率和效果。對(duì)人事變更出現(xiàn)的死檔、棄檔現(xiàn)象，要從制度上進(jìn)行杜絕，對(duì)于新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對(duì)于離退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類，對(duì)于轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接的順利。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和成效，因此事業(yè)單位需要不斷提高地對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。首先要提高檔案管理人員的專業(yè)技能，這是檔案管理人員的一項(xiàng)基礎(chǔ)素質(zhì)。事業(yè)單位要多組織技術(shù)培訓(xùn)，在理論知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，進(jìn)行實(shí)踐操作的考核。檔案管理者要在工作中不斷提高對(duì)自身的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化的學(xué)習(xí)，力爭能在事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。然后是職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)們要以身作則，兢兢業(yè)業(yè)工作，踏踏實(shí)實(shí)做事，引導(dǎo)員工們樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值管理，避免員工因工作馬虎而造成的資料受損丟失，避免因員工一時(shí)糊涂而造成的檔案盜竊行為，真正使員工以飽滿熱情、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來開展檔案管理工作。

3 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出的問題越來越多，每一個(gè)檔案人都應(yīng)該對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。如果不緊跟時(shí)代發(fā)展，不努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的思想與知識(shí)，檔案管理工作也就無非發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。今后，我們每一個(gè)事業(yè)單位的檔案管理人員，都應(yīng)該在今后地工作中不斷地研究與探索，不斷創(chuàng)新符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理工作方法，使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)事業(yè)單位的改革與發(fā)展，為我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

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作者簡介

湯玉燕，威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處，本科。endprint