淺析水利檔案管理工作規(guī)范化及其加強措施

摘 要：在我國的檔案管理工作中，有很多做的不好的地方，很難能夠滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求，因此，在檔案管理變革時期，首先需要真實的反映水利工程檔案管理的整體面貌，方便日后檔案管理工作能夠正常運行。日常的管理工作不僅是要工作規(guī)范化、標準化，同時還要在管理思想上跟上時代的腳步，在日常管理操作中，嚴格規(guī)范管理文書的工作，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案事業(yè)

水利檔案與其他檔案而言，水利檔案由于自身的復雜性與綜合性對周圍生態(tài)以及工農(nóng)業(yè)的發(fā)展都有廣泛的影響。因此水利工程檔案依據(jù)其本身多元和綜合的特點可以真實、完整的記錄水利工程的建設(shè)情況、工程質(zhì)量，為工程后期的建設(shè)具有服務(wù)性和參考性，對未來水利工程建設(shè)具有指導的意義。

1 水利檔案規(guī)范化管理工作的重要性

水利工程檔案對于整個水利工程的建設(shè)情況都有著詳細的記錄，從整個工程施工前期的準備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)，也是全面鑒定水利工程質(zhì)量，查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。當工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。

但是水利工程在使用的過程中，難免會出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。因此有了詳細的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決，利用規(guī)范化的水利工程檔案作為指導，過程后期的維修、改建或者擴建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。

2 水利工程檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度體系不完善

隨著水利工程檔案的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后，多數(shù)沒有制定相應的管理規(guī)章制度，職責不清，工作流程也不合理，造成檔案管理效率低下。在工作中對相關(guān)工作人員沒有合理的考核和約束機制，不能確?；üこ虣n案的準確性、系統(tǒng)性、成套性，造成我國現(xiàn)階段水利檔案不完善。由于很多水利水電單位根本就沒有健全完善的水利檔案管理制度造成了我國現(xiàn)階段水利工程檔案歸檔方式?jīng)]有固定的模式，這就嚴重的影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 日常基礎(chǔ)檔案同步不到位，檔案管理手段落后

大多數(shù)水利水電單位對水利工程檔案的不重視，日常的管理工作中沒有做到水利工程檔案管理工作與現(xiàn)代化手段的很好的結(jié)合，再就是企業(yè)的檔案管理軟件沒有很好的利用，大部分管理部門對檔案的管理基本上都是紙質(zhì)的原始目錄憑證，而作為檔案信息化的管理，由于沒專人管理系統(tǒng)軟件，從而缺乏完整的目錄和索引，這樣就造成了檔案管理工作的周期長、工作量大、效率低的局面。

2.3 水利工程業(yè)務(wù)資金存在較多的漏洞

對于建設(shè)企業(yè)而言，工程資料、檔案是對以往工程項目過程資料的匯總，結(jié)合目前的建筑材料市場，能計算出較為精準的投資概算，從而為財務(wù)資金的籌措、運作作好準備，以減少財務(wù)成本。但是，在實際操作中，由于受到工程項目資金以及技術(shù)條件的限制，使得一些水利工程所設(shè)置的檔案管理部門并不符合標準的要求，缺乏必要的設(shè)備以及安全措施，這就直接影響到水利檔案的安全保管，直接影響水利水電檔案的使用壽命。因此，在對檔案業(yè)務(wù)資金的項目中，做好對在預算里的開支必要時必須在合同里明確出，避免存在漏洞。

2.4 水利工程檔案經(jīng)常出現(xiàn)的技術(shù)性問題

1.檔案手機不齊全

檔案的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，然而由于水利工程項目建設(shè)周期長、參建工程較多，各方面不能協(xié)調(diào)的統(tǒng)一好，也因此會使得一些檔案不能得到妥善的保管，收集不齊全也是常有的現(xiàn)象。

2.檔案資料缺乏真實性

檔案是對水利工程項目的真實記錄，但是由于少數(shù)的施工單位在施工中只重施工、不重檔案，常會導致所形成的檔案并不是工程項目中隨時記錄下來的真實資料，而是事后隨意編造的虛假檔案。

3.書寫材料不規(guī)范

水利工程檔案內(nèi)容豐富，形成的主體較多，也導致水利檔案在編制過程中南邊會造成參差不齊的現(xiàn)象，有些檔案是用圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫，也用的用傳真紙復印存檔等，而這些必然會為后期的保管和利用帶來隱患。

3 檔案科學化規(guī)范化管理的實施

近年來檔案管理存在的問題已經(jīng)嚴重影響到水利工程的發(fā)展狀況，而水利檔案資料是項目建設(shè)的指導性文件，也是水利檔案不可或缺的部分，檔案管理必須要按照國家的相關(guān)規(guī)定，嚴格的執(zhí)行檔案資料的管理計劃，保證檔案的規(guī)范化管理和最優(yōu)化的利用。

3.1 意識方面

搞好水利水電檔案管理工作對國家、社會和水利水電單位意義非同。所以水利工程檔案管理專員僅需要過硬的專業(yè)知識，同時還要良好的管理意識有。檔案管理部門應加強檔案法規(guī)宣傳，提高檔案意識。水利水電單位要對檔案管理專員實施統(tǒng)一領(lǐng)導、等級嚴格的管理原則，要把水利工程檔案管理工作納入日常的管理工作中，要重點關(guān)注。對檔案管理所需經(jīng)費要統(tǒng)一安排，這樣才能起到維護檔案完整性作用，也是為水利工程檔案的安全性創(chuàng)作良好、有利的環(huán)境，為檔案的科學管理和檔案信息的開發(fā)利用提供保障。

3.2 監(jiān)督方面

水利水電單位的檔案監(jiān)督管理工作是不能忽視的。水利部門的直屬單位和行政機關(guān)需要設(shè)立專門的機構(gòu)，配備相關(guān)檔案人員，負責對各個檔案單位的工作監(jiān)督以及工作指導；各個級別的行政主管單位都要嚴格執(zhí)行上級任務(wù)，同時對下級做到嚴格監(jiān)管和技術(shù)指導工作。水利水電單位的檔案室需要專人負責，對進出人員要做到登記，對檔案室內(nèi)的檔案要進行分類收集，分類管理。上級單位需要借調(diào)檔案的時候，能第一時間準備提供相應的檔案信息，并且能夠發(fā)揮檔案機關(guān)的管理職能。

3.3 人員方面

檔案工作人員應具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)的專業(yè)技能，愛崗敬業(yè)，忠于職守。檔案工作人員的職務(wù)、職稱的晉升或評定，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)技術(shù)人員的同等待遇。檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定。定期對檔案室館員展開職業(yè)培訓，從思想、技能、技術(shù)等方面提升其管理能力。經(jīng)過培訓之后，管理人員工作效率得到全面提升，檔案資料利用價值也會得到充分體現(xiàn)。

3.4 制度方面

建立健全的檔案管理制度不僅僅是對相關(guān)檔案管理工作人員進行職責的劃分，也是對各類檔案能夠合理有效的利用創(chuàng)設(shè)了條件，幫助檔案的管理能夠符合國家的相關(guān)標準，對檔案的使用與保存能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化以及規(guī)范化、標準化的利用。需根據(jù)檔案資料管理工作需求，調(diào)整原有的資料管理體制，參照法律規(guī)定及局內(nèi)工作需求，全面實施檔案管理制度，實現(xiàn)有價值資料的合理應用。

4 總結(jié)

總之，在隨著時代的不斷變革，檔案在歷史發(fā)展起著關(guān)鍵的作用。不管是信息時代還是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的檔案管理和檔案信息是提供后期質(zhì)量安全的保障。因此，我們的檔案要隨著時代同步發(fā)展，為后期創(chuàng)造最大的價值。

參考文獻

[1]陸廣能.對深化城建檔案業(yè)務(wù)指導工作的探討[J].工程建設(shè)與檔案，2011（06）.

作者簡介

秦茜，海河水利委員會海河檔案館，從事檔案管理及檔案信息化建設(shè)專業(yè)endprint