新形勢下如何做好企業(yè)人事檔案管理工作

張紅蓮

企業(yè)人事檔案是企業(yè)職工經歷、政治思想，業(yè)務技術水平、工作表現及工作變動等情況的文件材料，是全面考察、了解、管理、使用員工的重要依據。隨著現代企業(yè)制度的逐步建立，許多企業(yè)的所有制性質發(fā)生了變化，人才流動的頻率加大，傳統(tǒng)人事檔案制度不能適應現代人力資源開發(fā)的需要，企業(yè)人事檔案管理中出現了一些新的矛盾和問題，從科學發(fā)展觀和以人為本的思路研究和解決這些問題，不斷加強和改進企業(yè)的人事檔案管理工作，是擺在我們檔案管理工作者面前的一個新課題。

1 企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1、企業(yè)人事檔案管理體制不符合現代企業(yè)制度的要求，隨著國有企業(yè)的破產、改制下放等，情況的發(fā)生，原有自上而下的檔案管理體制被打破，新的體制沒有建立，開成檔案管理權限不清晰，湖南華達機械總廠破產改制后，近六千份人事檔案委托市檔案向管理，實際上是找個地方保存起來，而原有企業(yè)員工則由單位人變成社會人，在各種不同所有制企業(yè)自由擇業(yè)，他們的檔案并沒有向人才流動服務機構移送，員工在企業(yè)改制后的人生履歷在檔案中存在“斷檔”現象。

2、管理機制和方法滯后，從目前情況看，企業(yè)人事檔案有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室，有的隸屬于黨委管理部門。人事檔案與文書檔案，財會檔案，科技檔案混在一起，存在各自為政、管理分散的現象。同時，歸檔內容信息簡單，不能全面，真實反映企業(yè)工作人員的實際情況；人事檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，不能實現科學存貯和信息資源共享；管理手段也相對落后，基本上處于手工操作階段，缺乏相應的管理設備和手段，人事檔案的案卷質量尚待提高。

3、人事檔案管理的整體水平下滑，由于對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，有些企業(yè)對專職檔案管理人員進行壓縮，能減則減，實在無法裁減的，也是一人多崗，身兼數職，職責不明，兼而不顧。有的檔案人員更換頻繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手續(xù)。有的企業(yè)檔案管理人員長期得不到培訓，整體素質不高。

4、硬件設施差，管理不規(guī)范。有些企業(yè)檔案室建設簡陋，經費投入不足，大部分檔案室建設有標準，“六防”設備不配套，引起檔案材料的霉變，蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔、完整；有些企業(yè)檔案資料長期不裝釘，檔案袋多年不換，甚至散亂不堪，有職工遇到調動，職稱評審時發(fā)現檔案材料缺失，嚴重影響了職工的合法權益。

2 企業(yè)人事檔案管理存在問題的原因

1、對檔案管理工作的重要性認識不足。有些企業(yè)領導人片面認為企業(yè)重要的是生產、經營、銷售，認為人事檔案管理的好壞無關大局，缺乏檔案意識，處于被動狀態(tài)，沒有把人事檔案工作列入議事日程，在人員配備，庫房建設，所需經費等方面不夠重神，檔案管理工作被“邊緣化”。

2、監(jiān)管力度弱化。隨著社會主義經濟體制改革的不斷深入，企業(yè)自主權不斷擴大，上級組織人事部門對企業(yè)人事檔案的指導監(jiān)督隨著對企業(yè)的放權被削弱，特別是一些企業(yè)改制后，國家，集體既不控股、也不參股，在這種情況下，主管部門再對其實施人事檔案管理的監(jiān)督指導，往往顯得心有余而力不足，很難監(jiān)管到位。

3、檔案管理制度不健全完善，從檔案收集制度看，渠道不夠暢通，部分材料歸檔不及時，有時導致一些重要資料無法彌補，造成不必要的損失；從鑒別制度看，內容不夠細致，有些材料如文憑的認定有局限性，從管理制度上看，工作要求與實際情況有一定程度的脫節(jié)。

3 加強企業(yè)人事檔案管理的對策

1、提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。由于企業(yè)人事檔案管理工作是一項內部性，保密性很強的工作，是一項并不引人注目的，默默無聞的工作，即使干得很好，也體現不出工作成效。檔案管理工作人員的待遇提升的空間受到限制，工作積極受到影響。企業(yè)領導人員應該從各方面關心檔案管理人員的成長，為他們的發(fā)展創(chuàng)造各種條件。檔案管理人員也應努力提高自身素質，堅持原則，嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，注重自身專業(yè)水平的提高，通過自覺，參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)及基本要求，掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，積極探索新的管理模式，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

2、健全完善人事檔案管理制度。檔案工作既要靠管理人員的素質，又要靠制度，因為制度建設更具全面性，穩(wěn)定性和長期性，建立健全管理制度，使檔案工作有章可循，有章可依是非常必要的。必須建立健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實性，使人事檔案管理工作實現規(guī)范化、制度化，保證各項工作有條不紊地健康開展。

3、不斷推進人事檔案的現代化管理，做好人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的質量和效率，必須盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，完善硬件設施和防護設備，實現人事檔案信息化管理，建立電子檔案管理平臺，運用OA辦公平臺電子檔案館進行檢索，調檔迅速，準確率高，提高檔案利用的效率，加大現代化設備更新的投資力度，不斷使人事檔案管理工作向科學化，現代化發(fā)展。

4、加大力度實施人事檔案工作目標管理。將人事檔案納入目標管理，使檔案建設步入規(guī)范化，標準化軌道。打破傳統(tǒng)管理模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現的分散管理局面，提出科學、規(guī)范、標準的管理模式，建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，改革現行“人檔合一”的單位，部門所有的人事檔案管理體制，建立政府所屬的公益性人事檔案管理中心，以其機構的獨立性，職能的專業(yè)性，服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構，使之更好的為企業(yè)實施人才管理服務。