規(guī)范檔案管理?強(qiáng)化檔案應(yīng)用

陳曉花

摘 要：檔案管理工作隨著社會(huì)發(fā)展，人們檔案意識(shí)的提高愈發(fā)重要。但當(dāng)前檔案館、檔案管理科室等組織機(jī)構(gòu)在檔案管理中還存在弊端，影響了檔案管理效率，更使檔案應(yīng)用率受到影響。本文從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題入手，詳細(xì)探討了規(guī)范檔案管理的途徑和實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用率最大化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；應(yīng)用

1 當(dāng)前檔案管理存在的困境

1.1 檔案管理不規(guī)范

近年來(lái)隨著社會(huì)的發(fā)展，人力資源流動(dòng)性增大，檔案管理工作遇到了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理工作人員的要求不斷提高。但現(xiàn)階段的檔案管理工作因?yàn)閷?duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和重視不夠，致使檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理工作很不規(guī)范，缺乏前瞻性。比如因?yàn)闆]有按照文件順序進(jìn)行編號(hào)而導(dǎo)致問(wèn)卷出現(xiàn)遺漏等問(wèn)題，給資料查找?guī)?lái)很大難度。還有因?yàn)闊o(wú)計(jì)劃的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)使原有的工作量翻番，致使工作效率低下。

1.2 檔案收集不科學(xué)

因?yàn)槿狈Ρ匾臋n案相關(guān)工作流程標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案收集工作不夠規(guī)范，檔案搜集受到工作人員的主觀影響較大，比較隨意，缺乏科學(xué)性。偶爾在領(lǐng)導(dǎo)檢查前會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行集中檢查整理，但多流于形式，檔案工作人員缺少對(duì)工作的重視，嚴(yán)重影響了檔案工作質(zhì)量。

1.3 檔案利用缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

單位沒有根據(jù)實(shí)際情況制定具體的檔案借閱統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理人員對(duì)借閱檔案的管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，尤其是對(duì)于單位內(nèi)部人員，因?yàn)闄n案管理人員把關(guān)不嚴(yán)而出現(xiàn)的檔案久不歸還甚至遺失的問(wèn)題比較常見。

2 規(guī)范檔案管理的途徑

2.1 檔案管理具有前瞻性

檔案管理工作比較繁瑣雜亂，不斷整理統(tǒng)計(jì)會(huì)增加檔案管理工作量，也降低了工作效率，所以應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)和規(guī)范，使其具有前瞻性。具體措施如下：建立檔案信息資料數(shù)據(jù)中心，從檔案利用角度設(shè)立便利的檢索查詢方式，并將不同類型的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類和管理，以充分發(fā)揮其作用，在提高檔案管理有效性的同時(shí)縮短工作時(shí)間。

2.2 檔案管理軟硬件條件加強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新科技在檔案管理中得到了更廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)了提高效率的新方式。其作用的主要方式是通過(guò)檔案管理硬件和軟件的建設(shè)得以實(shí)現(xiàn)。

在硬件方面，網(wǎng)絡(luò)、掃描儀和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化辦公，極大地提高了檔案管理的工作效率。應(yīng)建立并完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)信息資源的充分利用和有效共享。比如條碼技術(shù)的使用可以完善檔案資料的借閱制度，更規(guī)范地管理檔案資料，不但可以實(shí)現(xiàn)對(duì)借閱資料的跟蹤記錄，防止檔案資料的遺失，還可以設(shè)置定時(shí)提醒歸還功能。

在軟件方面，需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。因?yàn)楣ぷ魅藛T的職業(yè)能力和綜合道德因素直接影響了其工作質(zhì)量和效率。具體措施如下：第一，為了提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，應(yīng)加大對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技能的培訓(xùn)，并定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)考核，以保證培訓(xùn)效果；第二，鼓勵(lì)員工抓住零碎時(shí)間進(jìn)行自學(xué)，為員工提供學(xué)習(xí)交流共享平臺(tái)，以掃清在學(xué)習(xí)的障礙；第三，對(duì)于新進(jìn)員工，應(yīng)集中進(jìn)行崗前培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理；第四，建立并完善學(xué)習(xí)激勵(lì)和考核制度，對(duì)于表現(xiàn)好的員工給予物質(zhì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的員工給予一定的懲罰，以增加員工學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，保證學(xué)習(xí)效果。

2.3 檔案管理模式創(chuàng)新

隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作遇到了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，為了提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，必須對(duì)原有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。具體措施如下：第一，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)式工作模式為主動(dòng)服務(wù)，樹立為客戶服務(wù)的理念，以需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷挖掘檔案信息的廣度和深度，完善檔案信息內(nèi)容，保證檔案資料的完整性，以更好地滿足借閱需求；第二，改變傳統(tǒng)的封閉工作模式為開放服務(wù)模式，這更符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展和市場(chǎng)需求。要注意的是這里所說(shuō)的“開放服務(wù)模式”并不是無(wú)底線地開放，而是在一定的制度規(guī)范要求下實(shí)施有計(jì)劃有目的的檔案信息資料公開行為，以滿足更多人和更多單位的需要。

2.4 重視檔案利用情況的反饋

為了不斷地提高檔案管理工作質(zhì)量，更好地滿足客戶需求，需要重視對(duì)現(xiàn)實(shí)檔案利用情況定時(shí)的反饋和總結(jié)，為了更便利地得到廣泛的信息，反饋方式可以是多樣式的，比如郵件、信件、電話、即時(shí)通信等，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問(wèn)題，為完善檔案管理工作提供依據(jù)，及時(shí)改進(jìn)工作流程和規(guī)范，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3 小結(jié)

綜上所述，要“規(guī)范檔案管理工作，強(qiáng)化檔案應(yīng)用”，使檔案管理工作質(zhì)量和檔案資料利用率不斷提高，需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)并應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以客戶需求為改革重點(diǎn)，創(chuàng)新服務(wù)理念和工作模式，使檔案管理工作更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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