企業(yè)往來賬項管理探討

周昌生

【摘要】加強(qiáng)往來賬項管理，解決債權(quán)債務(wù)管理中存在的問題，既有利于維護(hù)正常結(jié)算秩序，保證資金安全和良性循環(huán)；也能在規(guī)范企業(yè)財務(wù)管理的同時，真實反映經(jīng)營成果，降低經(jīng)營風(fēng)險，提升資產(chǎn)運營效率，對于促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，提升競爭活力具有很重要的現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】往來賬項 管理

一、企業(yè)往來賬項管理中的常見問題

（一）制度不健全，管理不完善

部分企業(yè)既沒有設(shè)立獨立的機(jī)構(gòu)來管理往來賬項，也沒有制定完善的管理辦法和與之相配套的內(nèi)控制度；有些企業(yè)將往來賬項的有關(guān)規(guī)定，體現(xiàn)在其他制度中，如在財務(wù)管理制度中對往來賬項進(jìn)行一定規(guī)范，但該種規(guī)范，往往僅是原則性規(guī)定，不附有具體實施細(xì)則；有些企業(yè)則只針對往來款項的部分內(nèi)容，如應(yīng)收賬款制定了管理辦法，而忽略了其他組成部分。制度上的缺陷，將直接導(dǎo)致企業(yè)忽視對往來款項的管理。

（二）責(zé)任主體不清晰，責(zé)任不明確

往來賬項沒有設(shè)置專人專管，崗位職責(zé)不明，是很多企業(yè)所共有的問題。應(yīng)收應(yīng)付款項涉及環(huán)節(jié)多、人員廣，如果沒有專人管理，加之獎懲機(jī)制不完善，相關(guān)人員一般沒有清理往來賬項的積極性；業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理相脫節(jié)，流程銜接無效，部門之間互相推諉責(zé)任；經(jīng)辦管理人員變更，交接手續(xù)不健全，相關(guān)資料流失等，最終都會導(dǎo)致往來賬項管理被長期擱置。

（三）往來賬項未進(jìn)行定期核對及詢證，賬實不符

往來賬項的各當(dāng)事方，應(yīng)定期對賬，及時發(fā)現(xiàn)問題并查找原因，保證賬目一致。但在實際操作中，很多企業(yè)未能定期進(jìn)行賬務(wù)核對，也未按期向交易對手方詢證往來余額，導(dǎo)致雙方登記在案的往來款項余額不一致，又由于往來賬項的余額為逐年滾動而成，日積月累，越滾越對不清，最終形成賬面余額與交易記錄不符、單方掛賬、無法清理等問題，給企業(yè)經(jīng)營造成損失。

（四）往來賬項清理不及時，形成呆賬壞賬

部分企業(yè)，往來賬項掛賬時間很長，由于各關(guān)聯(lián)方經(jīng)營環(huán)境改變，經(jīng)辦人員幾易其人，責(zé)任人不詳?shù)仍?，?dǎo)致清理難度加大，最終查無可查，極易形成呆賬、壞賬。例如：

（1）往來單位由于破產(chǎn)、注銷、變更、經(jīng)辦人崗位變動等原因，沒能及時核對、清理往來賬項。

（2）往來賬項已進(jìn)入司法程序或者已經(jīng)司法機(jī)構(gòu)判決，但仍得不到及時清理。

（3）未及時與往來單位溝通、詢證，關(guān)聯(lián)各方入賬金額不一致，無法完成清理，等等。

（五）不重視賬齡較長且已計提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收款項的后續(xù)管理工作

部分企業(yè)對未按期收回，拖欠時間較長的應(yīng)收款項，在按規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備之后，即認(rèn)為已履行全部管理職責(zé)，不再進(jìn)行后續(xù)跟蹤檢查，最終導(dǎo)致壞賬發(fā)生。例如，對于賬齡超過5年的應(yīng)收賬款，某些企業(yè)僅僅采取全額計提壞賬準(zhǔn)備的做法，不再通過其他途徑如催討、訴訟等進(jìn)行追收，最終必然導(dǎo)致欠款變壞賬，再也無法收回。

（六）往來賬項核銷流程不規(guī)范

實踐經(jīng)驗中，有些公司對無法收回的應(yīng)收款項，已履行催討及必要的法律訴訟程序，并已全額計提壞賬準(zhǔn)備，根據(jù)規(guī)定可對其進(jìn)行核銷，但卻由于核銷審批流程不明，審批權(quán)限沒有量化，或?qū)徟掷m(xù)繁瑣等原因，致使核銷工作無法及時進(jìn)行，部分壞賬長期掛賬，無法處理。更有甚者，不履行核銷審批程序，擅自銷毀壞賬。

（七）基于各種原因，不及時清理應(yīng)付未付款項，其他應(yīng)收應(yīng)付會計科目管理不規(guī)范

由于應(yīng)收賬款占用企業(yè)的流動資金，企業(yè)往往較多地關(guān)注維護(hù)自身的債權(quán)，因而會出現(xiàn)部分企業(yè)對往來賬項的兩個方面——應(yīng)收和應(yīng)付采取截然不同的態(tài)度，即只注重對應(yīng)收賬款的催討，而忽視對應(yīng)付款項的管理。長期掛賬的預(yù)收、應(yīng)付款項，往往蘊(yùn)含較大的盈余。部分企業(yè)甚至以該部分盈余為契機(jī)，根據(jù)實際經(jīng)營情況，調(diào)節(jié)不同經(jīng)營期損益。

根據(jù)我國現(xiàn)行稅收政策，對掛賬3年以上的應(yīng)付款項，作為納稅調(diào)整，需計繳企業(yè)所得稅。未按規(guī)定處理的，將被處以不繳或少繳稅款的50%以上、5倍以下罰款。由此可見，應(yīng)付款項的未及時清理，會給企業(yè)帶來較大稅務(wù)風(fēng)險。

此外，其他應(yīng)收應(yīng)付科目，由于科目屬性及其記錄內(nèi)容的特殊性，常被企業(yè)用來記錄不愿明確歸入應(yīng)收應(yīng)付款項、或用途不明的款項。甚或有些企業(yè)，利用其他應(yīng)收應(yīng)付科目，為他人轉(zhuǎn)劃款項，套取資金，歪曲資金原本用途等。如不加強(qiáng)其他應(yīng)收應(yīng)付科目管理，往往會給企業(yè)帶來財務(wù)隱患。

二、加強(qiáng)和改善往來賬項管理的建議

（一）健全組織管理體系，完善內(nèi)部控制機(jī)制

往來賬項管理與多個業(yè)務(wù)部門密切相關(guān)，加強(qiáng)往來賬項管理，就要強(qiáng)化財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對債權(quán)債務(wù)的管理職責(zé)。為此，要建立健全往來賬項組織管理機(jī)構(gòu)，明確崗位職責(zé)，落實管理責(zé)任。構(gòu)建一個領(lǐng)導(dǎo)層面有人分管、業(yè)務(wù)部門各司其責(zé)、經(jīng)辦人員分工協(xié)作的往來賬項組織管理體系；按照往來債權(quán)“誰經(jīng)手業(yè)務(wù)、誰負(fù)責(zé)催收”，往來債務(wù)“誰經(jīng)手業(yè)務(wù)、誰負(fù)債付款”的原則，在相關(guān)部門之間建立債權(quán)催收和債務(wù)付款工作機(jī)制。

在確立崗位職責(zé)時，應(yīng)嚴(yán)格遵循不相容崗位分離原則。單位應(yīng)定期（如每年年度終了時）對各往來單位所對應(yīng)的應(yīng)收款項的可收回性進(jìn)行分析、評估，預(yù)計可能發(fā)生的壞賬損失，合理計提壞賬準(zhǔn)備，凡有證據(jù)表明無法收回的款項，要積極收集證據(jù)，履行核銷手續(xù)，對滿足條件的壞賬予以核銷。

（二）建立健全往來賬項管理制度

加強(qiáng)往來賬項管理，一般應(yīng)建立營銷與收款的內(nèi)控制度，其他應(yīng)收款及預(yù)收款的內(nèi)控制度以及應(yīng)付賬款和其他應(yīng)付款的管理制度，分別用于規(guī)范應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款及預(yù)收款、應(yīng)付款項的管理。

此外，對往來賬項管理的考評和獎勵也應(yīng)作出相應(yīng)規(guī)定，以落實管理責(zé)任，提高管理效果。

（三）建立健全往來款項定期對賬和詢證制度

定期對賬和詢證制度是準(zhǔn)確核算往來款項的前提，是企業(yè)債權(quán)得到確認(rèn)、債務(wù)得到有效梳理的重要保障。公司應(yīng)根據(jù)管理需要，制定并不斷完善往來賬項詢證制度，明確詢證要求和管理職責(zé)，為往來賬項的準(zhǔn)確核算提供保障。endprint

為有效建立往來賬項定期對賬和詢證制度，應(yīng)注意以下幾點：（1）對賬和詢證管理，應(yīng)由財務(wù)部門牽頭，其他各業(yè)務(wù)部門配合進(jìn)行。（2）應(yīng)于每個會計期末或根據(jù)管理需要，實施往來賬項核對和詢證工作。（3）關(guān)于數(shù)據(jù)提供，屬于財務(wù)掛賬的賬款由財務(wù)部門負(fù)責(zé)提供，其他（包括臨單賬款等）由各業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)提供。（4）詢證工作可由公司財務(wù)部門統(tǒng)一實施。財務(wù)部門統(tǒng)一印制《往來賬款詢證函》，并會同有關(guān)部門填制往來賬款詢證函，由財務(wù)部門按照函件要求的回傳時間，及時催收詢證函，并對收到的詢證函進(jìn)行對比匯總分析。如出現(xiàn)函證金額不符，應(yīng)及時查明原因，必要時，可與對方協(xié)商，達(dá)成雙方確認(rèn)的書面?zhèn)鶛?quán)債務(wù)明細(xì)或處置協(xié)議，并規(guī)范賬務(wù)處理。（5）重視詢證檔案管理，對詢證形成的書面記錄，要分類裝訂成冊，及時歸檔，按會計檔案管理，長期保存。

（四）加強(qiáng)往來賬項核算工作，提高會計核算的準(zhǔn)確性

財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定設(shè)置往來賬戶，區(qū)分對手方分別設(shè)置明細(xì)賬，必要時，可建立輔助臺賬，反映賬款的增減變動、余額及賬齡等，確保賬面上能清晰反映出債券債務(wù)對手方情況。財會人員要及時核對往來賬項，對有可能收不回來的賬款進(jìn)行重點監(jiān)控，定期進(jìn)行賬務(wù)核對。

要加強(qiáng)對會計人員的職業(yè)道德教育，避免財務(wù)人員利用往來賬項營私舞弊情況的發(fā)生。嚴(yán)肅財務(wù)制度與財經(jīng)紀(jì)律，對于各單位財務(wù)人員虛掛往來及擅自核銷往來的，應(yīng)嚴(yán)肅查處；對于財務(wù)人員虛擬往來業(yè)務(wù)、試圖截留資金的，要追究當(dāng)事人責(zé)任，觸犯刑法的要移送司法機(jī)關(guān)處理。

（五）規(guī)范壞賬準(zhǔn)備計提流程和壞賬核銷程序，加強(qiáng)計提核銷管理

加強(qiáng)對已全額計提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收款項的后續(xù)管理，積極采取措施，如與債務(wù)人協(xié)商債務(wù)重組方案、減免部分債務(wù)、繼續(xù)催討等，力爭把壞賬損失降低到最低水平；對已核銷的應(yīng)收款項要做好賬銷案存工作，并采取必要的措施，跟蹤和挽回?fù)p失。

（六）建立往來賬項管理信息系統(tǒng)，提高核算效率和管理質(zhì)量

建立往來賬項管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)往來賬項核算的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不僅有助于提高核算效率，也有助于提高核算準(zhǔn)確性，提升管理質(zhì)量。往來賬項管理信息系統(tǒng)既可鑲嵌于會計核算系統(tǒng)中，也可開發(fā)獨立的管理模塊；可單機(jī)運算，也可網(wǎng)絡(luò)化管理。企業(yè)可根據(jù)自身往來賬項核算規(guī)模和管理要求自行設(shè)置。

三、結(jié)論

在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來日益頻繁的今天，各企業(yè)的往來賬項管理不可避免地存在或多或少的問題。本文總結(jié)了往來賬項管理中的常見問題，并提供了針對性的建議，以期為企業(yè)的往來賬項管理提供借鑒和參考，提升企業(yè)往來賬項管理能力，提高經(jīng)濟(jì)效益。

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