新時期企業(yè)檔案管理工作思考

摘 要：新時期經(jīng)濟社會的發(fā)展變化，使檔案形成主體日益多樣化。經(jīng)濟社會發(fā)展變化很快，社會分工越來越細，檔案形成主體自然越來越多，產(chǎn)品也多樣化，主體也多樣化，同時科學技術(shù)的進步，使檔案的載體日益多樣化，因此，要求檔案管理工作者解放思想、實事求是、與時俱進，適應新形勢檔案管理實踐和發(fā)展對創(chuàng)新能力的要求，在檔案管理工作體制、管理方式、管理方法、管理手段、人才隊伍等各方面都要有根本的轉(zhuǎn)變。在推動工作發(fā)展過程中，既要在傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領域檔案資源的建設上面引起重視，又要在新型載體、新型領域檔案資源的建設加大關注，既要在為各級領導和各部門服務的效率上下功夫，又要在拓展為企業(yè)服務的廣度和深度上動腦筋，在加快檔案工作的標準化、規(guī)范化建設進程中，做到有計劃、有準備、有預案、有重點，更好地體現(xiàn)時代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，對于規(guī)范和提升企業(yè)檔案管理工作至關重要。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理； 工作思考

一、當前油田設計企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

油田設計企業(yè)在貫徹落實黨的十八大、十八屆三中全會精神進程中，作為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的支柱性企業(yè)，積極調(diào)整、完善企業(yè)內(nèi)部的日常管理工作，在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)了辦公自動化和檔案管理網(wǎng)絡化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案整理電子化，從而促進了檔案管理工作日趨規(guī)范化、自動化和現(xiàn)代化。

二、企業(yè)檔案管理工作存在問題分析

1. 企業(yè)檔案管理人才隊伍問題

企業(yè)發(fā)展與檔案管理人員素質(zhì)建設和能力培訓的不同步，導致在引進和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設備與辦公技術(shù)的同時，未能根據(jù)檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡的良好融合，降低了公司人員在檔案管理工作中的默契度，很大程度上影響了整體辦公效益的提升。

2. 檔案管理信息化問題

信息傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。其信息化不足的根源是企業(yè)建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)有待進一步加強，檔案管理工作中良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持需要進一步深化，工作質(zhì)量與工作效率需要進一步提升；檔案管理系統(tǒng)建設與完善工作未能與檔案管理工作實際作出調(diào)整難以做到及時同步，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

3. 檔案管理評估體系不健全

檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關鍵所在，根據(jù)自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系的欠缺，致使對檔案管理工作難以制定切實可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

三、管理工作的優(yōu)化與健全措施

1. 人員素質(zhì)建設與能力培養(yǎng)

檔案工作的原則性、真實性、專業(yè)性、保密性都非常強，崗位特點決定了檔案工作者必須具有過硬的政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和良好的作風。一是要重視加強檔案部門的領導班子建設，選配好各級檔案部門的領導班子，選拔政治素質(zhì)好、事業(yè)心強、專業(yè)素質(zhì)優(yōu)的干部擔任檔案部門領導，鼓勵和支持優(yōu)秀人才到檔案部門工作，不斷提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)。二是要加大對檔案人員的培養(yǎng)力度。人事部門要制定專項培訓計劃，加大文檔人員的培訓力度，建立一支綜合素質(zhì)強、業(yè)務能力精的檔案工作者隊伍。三是各級檔案部門和檔案人員要從貫徹落實科學發(fā)展觀的高度，進一步抓好自身建設，建立專家?guī)臁?/p>

2. 建立信息管理體系

按照檔案管理工作標準化、規(guī)范化要求，準確把握文件立卷歸檔的時效性，保證檔案管理規(guī)范。明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要有主動作為的精神，以檔案管理系統(tǒng)為平臺，將檔案信息化建設納入本單位信息技術(shù)總體規(guī)劃。強化總部檔案管理職能，加大業(yè)務監(jiān)督與指導力度，開展綜合評估或目標管理工作。統(tǒng)籌研究檔案資源的優(yōu)化整合工作，妥善解決好檔案管理運行問題，積極探索，大膽實踐，提出好的建議并抓好落實，不斷開創(chuàng)檔案工作新局面。

3. 檔案管理系統(tǒng)化自動化

面對當前信息管理系統(tǒng)自動化的浪潮，對于信息量非常大的檔案管理來說其意義重大，因此檔案信息資源應由傳統(tǒng)運行模式向采集自動化、存儲數(shù)字化、管理網(wǎng)絡化和服務人性化過渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動化，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案整理電子化，實現(xiàn)高效、精準的檔案信息交流傳送，通過信息系統(tǒng)的利用實現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，以利信息的永久保存。

4. 創(chuàng)新檔案管理工作思維

充分利用計算機技術(shù)和相應的設備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高檔案的利用效率和檔案管理工作效率。通過建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術(shù)設備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案完整和安全。

總之，結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，協(xié)調(diào)各部門，形成從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，在積極適應企業(yè)的運行特點和發(fā)展趨勢的同時，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當?shù)墓ぷ髡{(diào)整非常有必要，公司的檔案管理改革經(jīng)驗表明，新時期的企業(yè)需要加強檔案管理人員的素質(zhì)建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

作者簡介：楊瑞萍（1969.1-），女，畢業(yè)于武漢測繪科技大學大地測量專業(yè)，大專，現(xiàn)于新疆石油勘察設計研究院（有限公司）從事檔案管理工作。endprint