現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)研究

楊雪

摘要：秘書工作是一項綜合性的工作，秘書是社會生活中不可或缺的一個特殊職位，秘書人員自身素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率?？茖W(xué)技術(shù)日新月異的21 世紀，社會發(fā)展把現(xiàn)代企事業(yè)推到代表社會文明進步的重要位置，也對現(xiàn)代秘書人員的素質(zhì)提出了更高的要求。21 世紀需要的是適用型、技能型、復(fù)合型的高素質(zhì)的綜合性人才。基于此，從具有科學(xué)意識，掌握科學(xué)的思維方法；具有廣博的知識；集多能于一身，形成一個科學(xué)合理的能力結(jié)構(gòu)；具備檔案意識；具有一定的表達能力等方面，論述了現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)，以期促進秘書人員不斷地適應(yīng)時代的變化，提升為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書；知識結(jié)構(gòu)；心理素質(zhì)；檔案意識；表達能力

中圖分類號：C931.46 文獻標志碼：A 文章編號：1001-7836（2014）08-0190-02

一、具有科學(xué)意識，掌握科學(xué)的思維方法

企事業(yè)單位的生命力取決于它本身的競爭力量，競爭力強弱的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)者決策是否符合科學(xué)規(guī)律，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，獻策人，其觀點會直接或間接地影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，而且決策的具體實施以及單位內(nèi)部的管理需要秘書的參與與配合。因此秘書應(yīng)具有科學(xué)意識，并有為科學(xué)和真理據(jù)理力爭的精神。

秘書人員除了具有科學(xué)意識還應(yīng)掌握科學(xué)的思維方法，一是掌握科學(xué)的思維方法，對秘書工作者甚為重要。它是全面認識和把握問題、透過現(xiàn)象看主流、看本質(zhì)，掌握真實情況，正確判斷形式，當好參謀助手實現(xiàn)秘書職能的重要保證。二是掌握科學(xué)的思維方法，要努力實現(xiàn)形式與內(nèi)容、過程與效果的辯證統(tǒng)一。力戒重形式，重內(nèi)容，只看過程，不管結(jié)果的思維方式。鄧小平同志指出：“追求表面文章，不講實際效果、實際效率、實際速度、實際質(zhì)量、實際成本的形式主義必須制止。”經(jīng)驗證明，再好的形式一旦脫離實際，社會由有用轉(zhuǎn)化為有害，成為領(lǐng)導(dǎo)抓工作的桎梏。因此，無論搞信息調(diào)研，還是搞督促檢查，以及黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)，都應(yīng)該依據(jù)實際情況確立工作形式，著眼實際效果預(yù)設(shè)工作過程，切實把內(nèi)容和形式、過程和結(jié)果科學(xué)的結(jié)合起來。

二、具有廣博的知識

一個現(xiàn)代秘書工作者要力求勝任本職工作，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，其知識結(jié)構(gòu)不是單調(diào)的而應(yīng)該是一個多元的、深度和廣度并進的知識體系。

（一）現(xiàn)代秘書工作者必須具備廣博、扎實的基礎(chǔ)知識

基礎(chǔ)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的“重中之重”，一切其他知識離開了基礎(chǔ)知識做鋪墊都將是“無源之水，無本之木”?；A(chǔ)知識可以歸為以下幾個方面：政治哲學(xué)類知識，秘書人員具備較為厚實的政治理論知識，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面貫徹上級指示，使上傳下達不出現(xiàn)偏差，在大是大非問題面前保持冷靜的頭腦，真正起到領(lǐng)導(dǎo)工作的助手作用和群眾之間的橋梁、紐帶作用。語言文字類知識，秘書常被稱為“筆桿子”，必須會寫、能寫、善寫。有了好的語言文字功底，才能辭表所思，見文思義。數(shù)學(xué)統(tǒng)計知識，如統(tǒng)計數(shù)字分析，編制預(yù)算等都能用到。歷史地理類知識，在撰寫跨地域材料，描述某地、某時、某人的歷史，地理研究常常用到。法律類知識，當今社會法律日益完善，處理日常事務(wù)運用法律知識的頻率越來越高，為使秘書工作不顯被動，掌握法律知識是必不可少的。

（二）現(xiàn)代秘書工作者必須具備精深的專業(yè)知識

1.本部門的專業(yè)知識

每一個秘書工作者都有其特定的工作部門，比如文教部門、公交部門、司法部門等。如果一個秘書工作者不熟悉本部門的專業(yè)知識，那么工作起來就會南轅北轍，矢不中的，缺乏針對性，秘書工作者必須熟悉掌握本部門的專業(yè)知識，通曉自己的工作特點和部門業(yè)務(wù)，協(xié)助臨時綜合情況和文字把關(guān)，如果對本部門的工作性質(zhì)和特點了解甚少，也就寫不出恰如其分的報告，制訂不出切實可行的計劃，也就更談不上輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策。

2.與秘書工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識

秘書工作本身就是一項綜合性的工作，這決定了秘書工作者的知識結(jié)構(gòu)也具有綜合性，即秘書工作者必須掌握與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。

（1）秘書知識。所謂秘書知識就是秘書學(xué)體系的系統(tǒng)知識，作為一個秘書人員應(yīng)當了解秘書部門在機關(guān)中的地位、秘書機構(gòu)的設(shè)置與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、秘書工作的性質(zhì)和特點、秘書工作的日常工作程序等一系列秘書工作。掌握較多的秘書知識可以高屋建瓴地看待秘書工作，從理論上深入地研究和探討秘書學(xué)問題，有利于高視點、大角度地分析和判斷現(xiàn)實工作中遇到的種種問題，提高實踐經(jīng)驗。

（2）秘書的寫作知識。這里所說的寫作知識是在一般寫作知識基礎(chǔ)上更進一步的專業(yè)寫作知識，具體指公文寫作知識。公文寫作是秘書工作者的“重頭戲”，公文有其特有的書寫格式和行文規(guī)則，這就要求秘書工作者熟練掌握公文種類、格式，正確地駕馭公關(guān)語言。

（3）調(diào)研學(xué)、信訪學(xué)、會務(wù)學(xué)及相關(guān)的科學(xué)知識。調(diào)查研究是秘書日常工作的一個內(nèi)容，同時也是秘書應(yīng)掌握的一項技能。多掌握一些調(diào)研形式、方法，于工作于個人都是有利的。信訪工作在秘書工作中也時常遇到，掌握信訪工作的有關(guān)知識，有利于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題。

三、集多能于一身，形成一個科學(xué)合理的能力結(jié)構(gòu)

為了適應(yīng)各行各業(yè)競爭的需要，秘書要具備多種能力，并能獨當一面，提高辦事效率。秘書應(yīng)具有以下幾種能力：

（一）具有快速處理信息，科學(xué)做出預(yù)測的能力

當今的時代是信息時代，信息的價值在經(jīng)濟社會的發(fā)展中是不可估量的。傳播速度也越來越快，這就要求秘書具有快速處理信息，科學(xué)做出預(yù)測的能力。信息技術(shù)的培養(yǎng)“功夫在平時”。也就是說，要隨時注意各種信息的收集，如新聞媒體、電子網(wǎng)絡(luò)、參觀訪問、商務(wù)洽談等等。

（二）具有較強的活動能力

隨著我國涉外活動的增多，秘書必須掌握有關(guān)知識，了解其他國家的國情、法律、政策、經(jīng)濟、習(xí)俗、思維特征等，懂得交際禮儀，尤其需要掌握一門或幾門外語。endprint

四、具備檔案意識

檔案工作是秘書日常工作重要組成部分。如果對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計知識不甚了解，將會影響秘書正常的秘書工作。秘書人員的檔案意識，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）充分利用檔案，為秘書工作服務(wù)

秘書工作主要由撰寫文稿、管理文書組成。秘書人員應(yīng)充分利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息資源的憑證作用和情報作用，從而發(fā)揮好參謀助手作用，保證組織的高效運轉(zhuǎn)。

（二）積極保護文書的完整與安全，為利用檔案創(chuàng)造條件

文書是人們在社會中表達意圖、進行聯(lián)系、推動事物和作為依據(jù)的文字書面材料。文書與檔案有著密切的聯(lián)系。文書是檔案的源，是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是對文書的選擇、整理、加工的結(jié)果。保護文書的完整與安全，是檔案實體管理和檔案開發(fā)利用的先決條件。因此，沒有秘書人員的文書處理，就談不上檔案管理和檔案開發(fā)利用。秘書人員在工作中一方面要主動地有意識地將已辦理完畢而又具有利用價值的文書盡量收集齊全，并按照文書的形成過程的規(guī)律進行立卷。另一方面，秘書人員要主動保護文書原件不受損壞，并確保有機密的文書不丟失、不泄露，從而使立卷的文書達到數(shù)量完整、機密安全。

五、具有一定的表達能力

自古以來就有“病從口入，禍從口出”的殉節(jié)，不少秘書把“少說多做”作為自己的行為準則，處處“謹言慎行”。隨著社會的發(fā)展，這樣的秘書已不適應(yīng)形式發(fā)展，社會需要既會想、又會做、也會說的新型秘書。秘書掌握一定的表達技巧，成為一個出色的“善說”者，對秘書來說極其重要。

（一）秘書“善說”有利于開展工作

秘書要做好工作就得說話，要話說得明白，說得巧妙，就必須了解說話的科學(xué)性和藝術(shù)性。一般來說給領(lǐng)導(dǎo)提意見，多用商量的口氣，直抒胸臆，同時也應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的不同特點和不同的談話場合，采取不同的方法。

（二）秘書“善說”有利于樹立在單位里的良好形象

說話既能創(chuàng)設(shè)良好的人際關(guān)系，又能破壞人與人之間的關(guān)系，它是一把雙刃劍。有些秘書不了解語言的雙面作用，說話不動腦而得罪人。有這樣一個例子：有一位港商與閩南某公司商議合資辦廠，當他來到公司門口時，迎接他的是該公司的秘書，秘書說：“我們經(jīng)理在樓上，他叫你去?！备凵桃宦犧D(zhuǎn)身說：“貴公司如果有誠意合作，叫你們經(jīng)理到我住的賓館來洽談。”這位秘書用語不當，損壞了公司形象，造成了不良的后果。

（三）秘書“善說”有利于傳遞信息

秘書傳遞信息的形式是多樣的，但更多的是口頭形式。作為信息，傳遞時間的快慢直接影響其價值。某泥塑公司秘書從一位剛從外國考察回來的朋友那里了解到該國國人很喜歡中國的泥塑，他便將這一信息迅速報告給總經(jīng)理，并建議馬上組織貨源出口該國，這一舉措使公司效益大增。

總之，新時期的秘書應(yīng)該是符合時代要求，具有時代競爭力的人才。在世界經(jīng)濟一體化，國際競爭日益激烈的今天秘書只有充分提高自己的綜合素質(zhì)，才能不斷地適應(yīng)時代的變化，不斷地提升為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量。

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